Le devoir de supervision de l’agence envers les courtiers agissant par son entremise et l’encadrement du courtier débutant

DE L’INSPECTION

La nouvelle Loi sur le courtage immobilier a aboli certaines règles quant à l’obligation d’avoir un ou plusieurs directeurs selon le nombre de courtiers agissant au sein d’une agence. Cette nouvelle Loi se veut moins interventionniste en ce qui a trait à la gestion des affaires d’une entreprise de courtage.

Une des responsabilités du dirigeant d’une agence est son devoir de supervision envers TOUS les courtiers agissant par son entremise. Il est le premier responsable au sein de l’agence.

En plus du devoir de supervision de l’ensemble des courtiers au sein de l’agence, la nouvelle Loi sur le courtage immobilier a établi des règles spécifiques pour superviser et encadrer les courtiers débutants.

Supervision et encadrement du courtier débutant

La Loi stipule qu’une agence qui agit par l’entremise d’un ou de plusieurs courtiers débutants doit établir un système permettant d’encadrer et de superviser les pratiques de ces derniers. L’agence doit notamment vérifier les dossiers de contrat de courtage avant qu’un immeuble puisse être mis en marché par un courtier débutant et vérifier les transactions faites par celui-ci et surveiller leur déroulement.

Qu’est-ce qu’un courtier débutant?

Le titulaire ayant obtenu son premier permis le ou après le 1er mai 2010 a le statut de courtier débutant.

Pendant combien de temps?

Trois ans.

Afin de vous aider, voici à titre d’exemple, un système d’encadrement que vous pourriez utiliser pour la supervision des pratiques du courtier débutant. Certains des documents auxquels nous faisons référence sont disponibles sur le site Web de l’OACIQ.

Il est possible que les agences aient établi d’autres formes de supervision qui seraient tout à fait adéquates selon le nombre de courtiers à encadrer et à superviser.

Voici cependant ce que l’OACIQ recommande :

1. Procéder à l’ouverture d’un dossier « Ressources humaines »

• Vérifier les antécédents du courtier débutant (le nombre d’agences pour lesquelles il a travaillé, le cas échéant);
• Intégrer dans le contrat d’embauche entre l’agence et le courtier un nombre obligatoire d’activités de formation ou de conférences à suivre annuellement (par exemple : deux activités de formation ou conférences);
• S’adjoindre, si nécessaire, des courtiers d’expérience pour superviser les courtiers débutants.

2. Prévoir une trousse de départ à remettre au courtier débutant qui pourrait contenir :

• Répertoire des clauses types;
• Avis de divulgation;
• Aide-mémoire de documents manquants;
• Résumé des règles publicitaires (pages 15 et 16 du Guide sur la publicité des agences et des courtiers immobiliers et hypothécaires);
• Copie de formulaires de courtage;
• Procédures internes de l’agence;
• Fonction et services offerts par l’OACIQ (recherche d’articles, Synbad, etc.);
• Fonction et services offerts par la Chambre immobilière ou tout service apparenté (recherche et inscription de propriété au SIA);
• Guide de recherche au Registre foncier;
• Articles pertinents;
• Suggestion d’activités de formation à suivre.

3. Vérification des contrats de courtage Voici, à titre de suggestion, une procédure pour vous aider à remplir votre obligation de vérification des dossiers de contrat de courtage avant qu’un immeuble puisse être mis en marché :

• Préparation d’une liste des propriétés comparables vendues dans le secteur;
• Recherche de l’évaluation municipale/le montant des taxes;
• Recherche au Registre foncier (S’assurer de la compréhension des titres par le courtier);
• Vérification de l’incidence de la localisation de la propriété (radon, ocre ferreuse, pyrite, algues bleues);
• Vérifier la rédaction des clauses du contrat de courtage;
• S’assurer que le formulaire « Déclarations du vendeur » (DV) sera rempli dès la prise du contrat de courtage;
• Vérifier que toute la documentation pertinente est versée au dossier;
• Superviser la rédaction de la fiche descriptive, la préparation de la publicité, le suivi des appels et l’organisation des visites libres;
• Prévoir un tandem avec un courtier d’expérience si requis;
• Laisser dans le dossier des notes explicatives du suivi donné au courtier débutant.

4. Vérification des promesses de transaction Afin de remplir l’obligation de vérifier les transactions et surveiller leur déroulement, voici ce que nous vous suggérons :

• Révision des principes légaux régissant la rédaction de la promesse de transaction (signature, délais, rédaction de clauses spécifiques);
• Mise à jour des propriétés comparables vendues dans le secteur;
• S’assurer que le courtier a en main tous les formulaires requis (Contre proposition, Modifications et avis de réalisation de conditions, Annexe générale);
• Faire verbalement quelques mises en situation avec le courtier et l’assurer de votre disponibilité pour répondre aux questions;
• Recommander le versement d’un acompte et s’assurer que le courtier est en mesure de gérer le dépôt prévu conformément aux règles établies (par exemple, chèque remis dès la rédaction de la promesse d’achat, en vertu de la clause 4.2);
• Réviser la rédaction du contrat, établir un calendrier (délais) et superviser le suivi de la transaction jusqu’à la réalisation des conditions et la signature de l’acte de vente;
• Prévoir un tandem avec un courtier d’expérience si requis;
• Laisser dans le dossier des notes explicatives du suivi donné au courtier débutant.

5. Cheminement du courtier débutant

• Prévoir des rencontres sur une base régulière;
• Discuter franchement des difficultés, des acquis et des correctifs à apporter;
• Laisser dans le dossier RH (ressources humaines) des notes explicatives de ces rencontres et des activités de formation suivies par le courtier débutant.

Il peut être important d’offrir au courtier débutant de le guider dans l’organisation physique et matérielle de son espace de travail, de lui suggérer une méthode de classement ainsi que lui fournir un exemple de structure de travail pour une journée, une semaine, un mois, etc.

Le courtier débutant et l’inspection

Il est important pour les agences de prévoir un système d’encadrement dès maintenant et de noter les aspects de la pratique du courtier débutant qui ont été supervisés.

Lors de la prochaine visite d’inspection à votre établissement, une vérification du type d’encadrement donné aux courtiers débutants par l’agence sera effectuée.

La responsabilité du dirigeant d’agence quant à son obligation de supervision de TOUS les courtiers agissant pour l’agence demeure. C’est d’ailleurs un des aspects importants du profil des compétences d’un dirigeant d’agence.