Exigences en matière de tenue de documents et de vérification d’identité des clients

Source : Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE)

Le 23 juin 2008, des changements à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) sont entrés en vigueur. Les changements entraînent de nouvelles exigences pour le domaine de l’immobilier qui par ailleurs était déjà assujetti à la Loi depuis 2001. Depuis le 23 juin 2008, les changements les plus importants à survenir sont de nouvelles obligations en matière de vérification de l’identité des clients, la tenue de documents, le régime de conformité ainsi que la déclaration d’opérations douteuses.

Tenue de documents et vérification de l’identité des clients

Depuis le 23 juin 2008, en tant que courtier ou agent immobilier, vous devez remplir les exigences suivantes en matière de tenue de documents et de vérification d’identité des clients lorsque vous agissez à titre d’agent dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers. Si vous êtes un agent immobilier et vous agissez pour le compte d’un courtier immobilier les responsabilités suivantes incombent à ce dernier seulement : la déclaration d’opérations importantes en espèces, la tenue de documents et l’identification des clients. Les obligations ayant trait à la déclaration d’opérations douteuses et à la déclaration des biens appartenant à un groupe terroriste s’appliquent à l’agent ainsi qu’au courtier.

Relevé de réception de fonds

Vous devez tenir un relevé suite à la réception d’une somme, quel qu’en soit le montant et qu’elle soit en espèces ou non. Lorsqu’un courtier ou agent immobilier reçoit des fonds d’un client qui est représenté par un autre courtier ou agent immobilier, cet autre courtier ou agent immobilier doit tenir le relevé de réception de fonds. Si le client est une personne morale, cet autre courtier ou agent immobilier doit aussi tenir les renseignements au sujet du pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération et également vérifier l’existence de la personne morale. Donc, la réception de fonds entraîne les obligations suivantes :

• tenir un relevé de réception de fonds, sauf si vous devez tenir un relevé d’opérations importantes en espèces; et

• vérifier l’identité de la personne qui effectue la transaction;

• confirmer l’existence de toute entité pour laquelle vous devez conserver un relevé de réception de fonds. Dans le cas des entités qui sont des personnes morales, en plus d’en confirmer l’existence, il faut vérifier la dénomination sociale et l’adresse de la personne morale ainsi que le nom de ses administrateurs;

• tenir les renseignements au sujet du pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération.

L’information à consigner au relevé de réception de fonds inclut le montant et la devise de la somme reçue, la date de l’opération, le détail et l’objet de l’opération et si les fonds sont reçus en espèces, la manière dont la somme a été reçue (par exemple en personne, par courrier par véhicule blindé ou d’une autre façon). Si le relevé est au sujet d’une personne, il doit également préciser le nom et l’adresse, la date de naissance et la nature de l’entreprise principale ou l’occupation de la personne de qui vous recevez les fonds. Une meilleure pratique d’affaires serait de faire une photocopie du chèque et s’assurer que le relevé de réception de fonds contient tous les renseignements prévus à la Loi.

Dossier client

Pour tout achat ou vente de biens immobiliers, vous avez les obligations suivantes :

• tenir un dossier client;

• vérifier l’identité de toute personne qui effectue la transaction;

• confirmer l’existence de toute entité pour laquelle vous devez conserver un dossier client. Dans le cas des entités qui sont des personnes morales, en plus d’en confirmer l’existence, il faut vérifier la dénomination sociale et l’adresse de la personne morale ainsi que le nom de ses administrateurs;

• tenir les renseignements au sujet du pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération;

• effectuer une détermination quant aux tiers.

Un dossier client contient les nom et adresse d’un client ainsi que la nature de son entreprise principale ou de sa profession. Si le client est une personne, le document doit aussi inclure la date de naissance de la personne. Lorsqu’il y a plus d’une personne concernée dans l’achat ou la vente, vous devez tenir un dossier de renseignements sur chaque personne. Si le dossier client porte sur une entité, en plus des renseignements susmentionnés concernant la personne qui effectue l’opération au nom de l’entité, le dossier doit comprendre le nom et l’adresse de l’entité ainsi que la nature de sa principale activité.

Identification des clients

Vous devez vérifier l’identité des personnes pour lesquelles vous devez conserver un relevé de réception de fonds, un dossier client ou un relevé d’opérations importantes en espèces. Vous devez confirmer l’existence de toute entité pour laquelle vous devez conserver un relevé de réception de fonds ou un dossier client. On peut vérifier l’identité d’une personne au moyen du certificat de naissance, du permis de conduire, du passeport, de la carte d’assurance-maladie provinciale, à moins qu’une loi provinciale ou territoriale ne vous en empêche, de la carte de résident permanent ou d’un autre document semblable. Chaque fois que vous vérifiez l’identité d’une personne, vous devez noter le type de document utilisé, son numéro ainsi que son lieu d’émission, et vous devez aussi obtenir la date de naissance de la personne. Pour confirmer l’existence d’une personne morale ainsi que la dénomination sociale et l’adresse de celle-ci, on peut consulter l’un ou l’autre des documents suivants :

• le certificat de constitution de la personne morale;

• un document qui doit être déposé chaque année en vertu des lois provinciales sur les valeurs mobilières;

• tout autre document qui confirme l’existence de la personne morale. Des exemples de ce genre de document comprennent le rapport annuel de la personne morale signé par un cabinet indépendant de vérificateurs, une lettre ou un avis de cotisation de la personne morale émis par un gouvernement municipal, provincial, territorial ou fédéral.

Vous devez également confirmer les noms de ses administrateurs. Cependant, il ne s’agit pas de vérifier l’identité des administrateurs. Pour confirmer les noms des administrateurs de la personne morale, vous pouvez consulter la liste qui remonte au moment de la demande de constitution. Comme vous pouvez le constater certaines des informations requises se retrouvent déjà à vos dossiers. Donc, vous devez vous assurer que ceux-ci contiennent aussi tous les renseignements qu’exige la Loi, notamment la date de naissance du client, sa profession et les informations sur le type de document, utilisés pour fins d’identification.

Détermination quant aux tiers

Chaque fois que vous devez tenir un relevé d’opération importante en espèces ou un dossier client, vous devez prendre ses mesures raisonnables pour établir si la personne agit pour le compte d’un tiers. Des mesures raisonnables peuvent comprendre la recherche de renseignements déjà consignés dans vos dossiers ou ailleurs dans votre entreprise ou l’obtention de renseignements directement du client. Si vous concluez que la personne ou le client agit pour le compte d’un tiers, vous devez obtenir certains renseignements précis sur le tiers et sur la nature du lien qui l’unit à la personne qui vous remet la somme ou au client. Dans ce contexte, un tiers est une personne ou une entité autre que la personne qui effectue l’opération.

Opérations douteuses

Depuis le 23 juin 2008, vous avez l’obligation de déclarer les opérations effectuées ou tentées à l’égard desquelles vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu’elles sont liées à la perpétration d’une infraction de blanchiment d’argent ou d’une infraction de financement d’activités terroristes. Une tentative d’opération est une opération que le client veut effectuer et pour laquelle il a pris les mesures nécessaires. Une tentative d’opération comprend par exemple, les négociations ou discussions nécessaires afin d’être en mesure d’effectuer l’opération et implique, soit pour vous ou pour le client, la prise de mesures concrètes. Lors de la déclaration d’opération douteuse à CANAFE, vous devrez aussi prendre des mesures raisonnables, avant que l’opération ne soit déclarée, pour vérifier l’identité de la personne ayant effectué l’opération. Toutefois, vous n’aurez pas à vérifier son identité dans les circonstances suivantes :

• si vous avez déjà vérifié l’identité de la personne, comme l’exige le règlement, et que vous n’avez aucun doute quant à cette vérification;

• si vous croyez que la vérification informerait la personne que vous soumettez une déclaration d’opération douteuse;

• si l’opération faisant l’objet de la déclaration était une tentative.

Programme de conformité

La mise en oeuvre d’un programme de conformité est une autre des obligations pour quiconque est assujetti à la Loi et aux règlements connexes. Un programme bien conçu, bien appliqué et bien contrôlé ne peut que faciliter le respect des obligations imposées par la loi. Comme toutes les personnes et les entités n’opèrent pas de la même façon, le programme de conformité de chacune d’elles devra être personnalisé en fonction de ses besoins particuliers. Il devrait refléter la nature, l’ampleur et la complexité de vos activités. Votre programme de conformité doit comprendre les éléments suivants :

• la nomination d’un agent de conformité;

• élaborer, appliquer et mettre à jour des politiques et des mesures de conformité par écrit. Si vous êtes une entité, ils devront être approuvés par un dirigeant;

• élaborer et mettre à jour un programme écrit de formation continue axée sur la conformité pour vos employés, mandataires ou autres personnes habilités à agir en votre nom;

• établir et documenter un mécanisme d’examen pour évaluer l’efficacité de vos politiques et mesures, votre évaluation du risque et votre programme de formation. L’examen devra se faire à tous les deux ans, soit par un vérificateur interne ou externe ou par une personne de votre organisation si vous n’avez pas de vérificateur;

• cinquième élément ajouté – approche axée sur le risque – évaluer et documenter selon vos besoins les risques liés au blanchiment d’argent et de financement des activités terroristes en tenant compte de : • vos clients et vos relations d’affaires, • vos produits, moyens de distribution et les emplacements géographiques où vous exercez vos activités commerciales, • tout autre critère approprié.

Si vous établissez que des risques élevés liés au blanchiment d’argent et de financement des activités terroristes existent, vous devrez prendre des mesures pour les atténuer, et prendre les mesures raisonnables suivantes :

• tenir à jour les renseignements quant à l’identité des clients;
• assurer un contrôle continu des opérations financières pour déceler les opérations douteuses.

Vos politiques et vos mesures de conformité devraient couvrir, à tout le moins, toutes les obligations de déclaration, de tenue de documents, d’identification des clients, d’évaluation et d’atténuation des risques qui s’appliquent à vous. ----------------------------------------------- Pour en apprendre d’avantage sur vos obligations, veuillez consultez les lignes directrices suivantes qui sont disponibles sur notre site Web : Ligne directrice 1 : Renseignements généraux Ligne directrice 2 : Opérations douteuses Ligne directrice 3 : Déclaration des opérations douteuses par voie électronique Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d’un programme de conformité Ligne directrice 5 : Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste Ligne directrice 6B : Tenue de documents et vérification de l’identité des clients – Secteur de l’immobilier Ligne directrice 7A : Déclarations d’opérations importantes en espèces par voie électronique Pour en apprendre davantage, visitez le site Web de CANAFE ou communiquez avec nous au 1 866 346-8722.

Site Web de CANAFE