Bien gérer les changements affectant le courtier ou l’agence lié par contrat de courtage
Il arrive qu’un courtier change d’agence, décide d’agir à son compte ou de prendre sa retraite du domaine immobilier, par choix ou parce qu’une agence ferme ses portes.
Qui doit aviser le client lorsqu’il y a un changement dans la pratique du courtier?
Comme le contrat de courtage est avec l’agence, c’est elle qui devrait donner l’avis au vendeur. À défaut, le courtier doit le donner. Un seul avis suffit.
Bien que le contrat de courtage (CC) soit conclu avec l’agence, c’est avec le courtier que le client établit une relation. C’est pourquoi, en cas de changement, le client doit être informé de la situation afin de pouvoir prendre une décision éclairée, soit :
- continuer la relation avec le courtier;
- continuer la relation avec l’agence; ou
- cesser toute relation contractuelle si aucune possibilité ne lui convient.
Si le courtier cesse d’agir à son compte, il doit également en aviser sans délai et par écrit les parties qu’il représente.
Voici les principaux cas susceptibles de se présenter ainsi que les règles de l’art à respecter.
Un courtier qui agit pour une agence quitte pour une autre agence
Dans ce cas, l’agence (ou, à défaut, le courtier) avisera sans délai par écrit chaque client du départ éventuel du courtier et lui présentera les trois options possibles :- Suivre son courtier à sa nouvelle agence, auquel cas le CC sera réputé résilié auprès de cette agence, et avoir été conclu au sein de la nouvelle agence du courtier sous les mêmes termes et conditions;
- Demeurer avec cette agence, auquel cas le dirigeant devra transmettre sans délai un avis au contractant quant à l’identité du nouveau courtier qui le représente;
- Résilier le contrat de courtage.
Le client doit répondre à l’agence au plus tard le jour du changement d’agence. Sinon, le contrat est résilié.
Si l’avis n’est pas envoyé au client à la date du changement d’agence, le contrat est résilié. Si le client souhaite continuer de bénéficier des services de l’agence, il doit communiquer avec celle-ci.
Ces conséquences sont prévues aux formulaires obligatoires, dont le Contrat de courtage exclusif – Vente (CCV) et le Contrat de courtage – Achat (CCA). Si le courtier utilise des contrats « maison », il faut consulter ceux-ci afin de voir ce qui a été prévu à cet égard en cas de défaut d’avoir reçu l’avis du client à temps (exemple : pas de conséquence, mais un changement d’identité du courtier représentant l’agence).
Un courtier qui agit pour le compte d’une agence cesse ses activités
Lorsque le courtier cesse ses activités, l’agence ou le courtier doit aviser sans délai par écrit ses clients, leur laissant dès lors les choix de :
- demeurer liés contractuellement avec cette agence, qui leur désigne alors un autre courtier pour le remplacer;
- mettre fin au contrat de courtage.
À défaut d’avoir reçu un avis de résiliation des clients, les contrats de courtage de ce courtier se poursuivront avec l’agence représentée par le courtier remplaçant.
Si l'agence ne transmet pas l’avis au client à temps, le contrat demeure en vigueur avec l’agence, mais celle-ci a quand même l’obligation d’envoyer l’avis au client. Le client conserve le droit de mettre fin au contrat.
Quand on envoie un avis concernant un courtier qui cesse ses activités ou décède, il est de bonne pratique d’inscrire un délai raisonnable pour la réponse. De plus, indiquer un délai évite les ambiguïtés ou litiges (si le client n’a pas encore donné sa réponse, ou s’il veut exercer le choix qui s’offre à lui en cas de défaut de réponse à l’avis).
Avant d’envoyer l’avis, communiquer avec le client pour lui offrir les options et lui donner des choix de courtiers remplaçants. Vous pourriez l’informer de l’envoi de l’avis et du reste de la démarche.
Un courtier qui agit à son compte cesse ses activités
Le courtier qui entend cesser ses activités professionnelles devra en aviser immédiatement ses clients par écrit. Le contrat de courtage conclu par un courtier qui exerce ses activités pour son propre compte sera réputé résilié à compter de la révocation de son permis.
Si l'avis est transmis après que le courtier ait quitté ou cessé de travailler à son compte, le contrat de courtage initial est considéré résilié le jour même de la cessation des activités du courtier.
Fusion ou acquisition d’agences
Lors d’une fusion ou d’une acquisition d’agence, il pourrait y avoir révocation d’un des deux permis d’agence. Parfois, il y aura fusion de deux agences pour en créer une troisième qui aura son nouveau numéro de permis. Il y aura alors révocation des deux anciens permis.
- Un avis devra être transmis à chaque client de l’agence ou des agences qui ne sont pas maintenues (permis révoqués) indiquant que « sauf avis contraire de sa part [le client], le contrat suivra le courtier à sa nouvelle agence ». À défaut d’avoir reçu l’avis contraire du client, le contrat se poursuit avec la nouvelle agence du courtier.
- Si l’agence a fait défaut de transmettre l’avis au client, le contrat demeure en vigueur avec la nouvelle agence, mais celle-ci a encore l’obligation d’envoyer l’avis au client.
- En cas de doute sur la nécessité d’amorcer les procédures en cas de changement d’agence, s’adresser au Service de la certification de l’OACIQ qui vous indiquera si le numéro de permis de l’agence du courtier doit être modifié (si c’est le cas, alors il y a un changement d’agence).
Tableau synthèse des scénarios de changements abordés
| Scénarios | Options du client | Conséquences du défaut |
| Courtier quitte l’agence A pour l’agence B ou pour exercer à son compte et l’agence A reste ouverte. |
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À défaut d’avoir reçu la réponse du client au plus tard le jour du changement d’agence, le contrat est résilié. |
| Courtier quitte l’agence A pour l’agence B ou pour exer- cer à son compte parce que l’agence A ferme. | Le contrat suivra le courtier à l’agence B ou suivra le courtier agissant à son compte, sauf avis contraire du client; | |
| Courtier cesse ses activités. L’agence A reste ouverte. |
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À défaut d’avoir reçu l’avis de résiliation du client, le contrat se poursuit avec l’agence qui doit lui mentionner le nom d’un autre courtier désigné pour le remplacer. Si le courtier décède subitement ou s’il fait défaut d’aviser son client de la révocation de son permis, le CC continue d’exister même après la révocation du permis, et l’agence doit transmettre l’avis indiquant les options offertes. |
| Courtier cesse d’exercer à son compte afin d’agir pour l’agence A. |
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À défaut d’avoir reçu la réponse du client au plus tard le jour du changement, le contrat est résilié. |
- Prendre l’initiative d’envoyer l’avis et le faire à temps, car le contrat de courtage appartient à l’agence.
- Bien identifier la situation afin d’envoyer le bon avis au client comportant les choix appropriés.
- Mettre en place une procédure pour l’envoi des avis, en informer les courtiers et la suivre dès qu’un courtier annonce son départ.
- Si le client quitte l’agence pour suivre son courtier (à son compte ou dans sa nouvelle agence), lui transmettre sur demande son dossier et en conserver une copie pour les dossiers de l’agence.
Peut-on imposer une pénalité au courtier pour la perte de client en cas de changement d’agence?
Une clause s’apparentant à une clause de non-concurrence pourrait être prévue à un contrat d’embauche d’un courtier avec son agence, mais elle devrait être à des « conditions raisonnables » pour éviter qu’elle ne soit perçue comme limitant le choix du client de suivre son courtier à sa nouvelle agence ou à son compte. Une telle clause devra être conforme à toutes les lois telle la Loi sur la concurrence, par exemple.
Une clause au contrat d’embauche pourrait prévoir une somme à être versée par le courtier s’il quitte l’agence en emportant avec lui des contrats de courtage. Par contre, une clause onéreuse au point où le courtier qui part ne voudrait pas que ses clients le suivent dans sa nouvelle agence, viendrait limiter les droits et le choix des clients et serait donc déraisonnable.
Avis types – Changement d’agence
L’OACIQ a conçu des avis types adaptés aux différents scénarios possibles et possédants une section réponse du contractant. On trouve ces avis dans synbad.com à la rubrique « Avis - Changement d’agence ou de statut », dans l’onglet « Outils »
Si votre agence change de nom sans créer un nouveau numéro de permis, une simple lettre de courtoisie informant le client du changement de nom serait suffisante.
Intervention du conjoint
Lorsqu’un courtier avise son client qu’il change d’agence ou qu’il exercera dorénavant ses activités à son compte, ou encore lorsqu’une agence cesse ses activités, l’intervention du conjoint est-elle requise pour que le contrat de courtage puisse être transféré à la nouvelle agence ou au courtier exerçant dorénavant ses activités à son compte?
En cas de changement affectant l’agence ou le courtier, il est recommandé d’obtenir toutes les signatures à la réponse du client dont celle du conjoint dans la mesure où son intervention a été requise aux fins du contrat de courtage. Reporter le consentement du conjoint dans le temps, c’est risquer de causer des dommages importants au vendeur, advenant qu’il ne réussisse pas à obtenir ce consentement au moment de la vente de l’immeuble.
