Avoir une photo à jour, c'est obligatoire
Afin de protéger le public et d’établir un lien de confiance, il est important qu’un client puisse confirmer que vous êtes bel et bien la personne avec qui il fera affaire et que vous détenez un permis valide.
En effet, à l’ère du numérique, tous sont préoccupés par la sécurité de leurs informations personnelles. Or, dans le cadre d’une transaction immobilière, plusieurs renseignements confidentiels vous seront transmis. Voilà pourquoi, selon le Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité* vous devez exhiber votre permis sur demande.
Par ailleurs, votre photo sur votre permis constitue votre image professionnelle auprès de toute personne qui consulte votre dossier dans le Registre des titulaires de permis. Il est donc primordial qu’elle soit à jour et respecte différents critères.
Une photo à jour
Selon le Règlement sur la délivrance des permis de courtier ou d’agence*, votre photo est valide pour cinq ans, depuis le dernier moment où elle a été prise. Votre changement de photo n’entraînera pas de frais s’il est fait dans les 12 mois avant la date limite des cinq ans. En dehors de cette période, des frais sont applicables.
Important : Une photo expirée entraînera la suspension du permis
Vous devez respecter vos obligations pour éviter la suspension de votre permis, laquelle aura une incidence sur vos transactions en cours et, par conséquent, sur la protection du public. Tout titulaire qui verrait son permis suspendu en raison d’un manquement à ses obligations envers l’OACIQ devra remplir un formulaire pour demander la levée de sa suspension, payer les frais applicables à cette levée de suspension, en plus des frais de changement de photo. Pour plus de détails concernant les conséquences d’une suspension, consultez cet article.
Frais applicables :
- Si votre photo est déjà expirée, des frais s’appliqueront.
- Si votre photo expire prochainement, le changement n’entraînera pas de frais s’il est fait dans les 12 mois avant la date d’échéance indiquée dans Mon dossier. Autrement, des frais s’appliqueront pour le changement d’une photo expirée.
- Si vous souhaitez changer votre photo, mais que celle-ci expire dans plus de 12 mois, des frais seront alors applicables, puisque vous n’êtes pas à l’intérieur de la période de 12 mois avant la date d’échéance indiquée dans Mon dossier.
Rappelons qu’un permis suspendu prohibe le droit de pratique du courtage immobilier de son titulaire, comme expliqué dans cet article, et entraîne des conséquences additionnelles.
* Votre permis est révoqué et vous avez maintenu vos droits acquis? Si tel est le cas, vous n’avez pas à changer votre photo si elle est présentement expirée. Au moment de remettre votre permis en vigueur, vous devrez fournir une photo valide avec votre demande de délivrance. Pour plus de détails, consultez cet article.
Changement en ligne
Pour mettre à jour votre photo, vous pouvez le faire en ligne (méthode la plus rapide). Dans synbad.com, rendez-vous dans Mon dossier, cliquez sur « Changer ma photo », puis suivez les instructions à l’écran.
IMPORTANT : Lors du changement de photo en ligne, seule une photo numérique devrait être utilisée.
Exceptionnellement, si vous n’avez qu’une photo papier, vous pouvez la numériser SEULEMENT si aucune perte de la qualité de votre photo n’est visible. Dans le cas contraire, votre demande de changement ne pourra pas être traitée.
Si la photo ne peut être téléchargée en ligne, elle peut être acheminée par courriel. Vous devez acquitter les frais applicables, le cas échéant, et joindre ce bordereau de paiement dûment rempli.
Votre photo doit respecter les caractéristiques suivantes :
- avoir été prise il y a moins de 6 mois;
- être en format JPEG;
- avoir une dimension d'au moins 345 px X 450 px (même s’il s’agit d’un format passeport, vous avez le droit de sourire, de porter des lunettes, etc.);
- avoir une résolution entre 72 et 300 ppp;
- être en couleurs;
- être prise sur fond blanc, de face, des épaules à la tête, le visage découvert.
Une photo prise à l'aide d'un téléphone intelligent est tout à fait acceptable, pour autant qu'elle respecte les caractéristiques ci-dessus mentionnées. Vous pouvez tout à fait afficher un sourire.
N’oubliez pas que votre photo apparaîtra sur votre permis et sur l’outil Vérifiez le dossier d’un courtier, consulté par le grand public sur notre site oaciq.com. Pour cette raison, un jugement du Service de la certification est exercé en ce qui concerne le respect des standards d’image professionnelle.
Voici un exemple d’une photo acceptable et d’une autre qui ne répond pas aux critères :
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Changement par la poste
Si vous voulez changer votre photo par la poste, celle-ci doit respecter les conditions suivantes :
- être datée à l’endos afin de permettre d’établir la date à laquelle elle a été prise; n’oubliez pas que votre photo doit être datée de moins de 6 mois;
- être sur support papier;
- être de format 2 po X 2 ¾ po (même s’il s’agit d’un format passeport, vous avez le droit de sourire, de porter des lunettes, etc.);
- être en couleurs;
- être prise sur fond blanc, de face, des épaules à la tête, le visage découvert;
- avoir votre numéro de permis inscrit à l’endos.
Remplissez ensuite le ce bordereau de paiement, joignez-y votre photo et envoyez-nous le tout par la poste à l’adresse suivante :
OACIQ – Service de la certification
4905, boul. Lapinière, bureau 2200
Brossard (Québec) J4Z 0G2
Après avoir transmis votre demande
Une fois que vous avez fait votre demande de changement de photo, que ce soit par la poste ou sur synbad.com, celle-ci ne sera pas mise à jour automatiquement. Vous recevrez d’abord un courriel confirmant la réception de votre photo. Par la suite, des vérifications doivent être effectuées par le Service de la certification afin de s’assurer qu’elle respecte toutes les caractéristiques.
Notez bien : Un délai minimal de 5 jours ouvrables est nécessaire pour que nous approuvions votre photo et procédions à son changement dans Mon dossier ainsi que dans le Registre des titulaires de permis. Pendant ce délai, votre ancienne photo sera toujours visible dans Mon dossier.
De plus, s’il ne nous est pas possible de déterminer avec exactitude la date à laquelle elle a été prise, un agent communiquera avec vous afin de confirmer cette date.
À la suite du traitement de votre demande, nous ferons la modification dans votre dossier et vous enverrons votre permis avec votre nouvelle photo.
Pour plus d’information, communiquez avec Info OACIQ ou avec le Service de la certification au 450 462-9800 ou 1 800 440-7170.
* Art. 1 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité, et art. 12 du Règlement sur la délivrance des permis de courtier ou d’agence.
