7. Communication des renseignements personnels
7.1 Consentement à la communication
7.2 À qui le titulaire de permis communique-t-il les renseignements personnels?
7.3 Particularités liées à l’exercice du courtage immobilier
7.3.1 Communication du Contrat de courtage au service de diffusion d’information
7.3.2 Communication des Déclarations du vendeur au service diffusion d’information
7.3.3 Communication du prix vendu et des comparables
7.3.4 Renseignements de l’acheteur dans le rapport d’inspection antérieur
7.3.5 Codes de boîtes à clés, de système d’alarme et numéros de téléphone dans les fiches descriptives
7.3.6 Interdiction de communiquer les listes de marketing
7.3.7 Communication aux entreprises recouvrant des créances pour autrui
7.4 Communication sans le consentement
7.4.1 Organismes ayant le pouvoir de contraindre
7.4.2 Autres cas de communication sans le consentement
7.4.3 Communication à l'extérieur du Québec
7.1 Consentement à la communication
Le principe de consentement s’applique en matière de communication des renseignements personnels à des tiers. Une personne qui consent conformément à la loi à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur communication aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis1.
Ce n’est qu’exceptionnellement qu’un renseignement peut être communiqué sans le consentement de la personne concernée, c’est-à-dire, lorsque :
- une telle situation est prévue expressément dans la loi;
- un renseignement personnel a un caractère public en vertu de la loi.
1 Art. 8.3 de la Loi sur le secteur privé, en vigueur le 22 septembre 2023.
7.2 À qui le titulaire de permis communique-t-il les renseignements personnels?
Le titulaire de permis peut être appelé à communiquer les renseignements personnels à différentes personnes et entités, par exemple à :
- aux autres titulaires de permis (quand il transmet les informations aux services de diffusion d’information entre agences ou courtiers [ex. : Centris]);
- aux parties à la transaction;
- au personnel de l’agence lorsque cela est requis dans l’exercice de leurs fonctions;
- aux autres professionnels : le notaire, l’inspecteur en bâtiment, l’évaluateur agréé, etc.;
- aux institutions financières;
- aux entreprises offrant des services d’avance de rétribution.
7.3 Particularités liées à l’exercice du courtage immobilier
7.3.1 Communication du Contrat de courtage au service de diffusion d’information
Lorsqu’un contrat de courtage doit être transmis au service de diffusion d’information entre agences ou courtiers (ex. : Centris), certains renseignements personnels doivent être caviardés. Il s’agit, entre autres, des renseignements concernant la vérification d’identité (clauses 1.1 et 1.2).
Ces renseignements ne doivent pas être supprimés de façon définitive, car le titulaire de permis doit conserver l’original du document dans son dossier. À noter que ceux qui utilisent des systèmes GED doivent imprimer le contrat, y masquer l’information confidentielle et transmettre le document par la suite au service de diffusion d’information entre agences ou courtiers.
Bien entendu, les informations contenues au contrat de courtage et d’autres informations relatives à l’immeuble ne peuvent être transmises aux services de diffusion d’information que si le client y a consenti de façon expresse.
7.3.2 Communication des Déclarations du vendeur au service de diffusion d’information
Le formulaire Déclarations du vendeur (DV) doit être joint à la fiche descriptive de l’immeuble, mais il ne doit être accessible qu’aux agences et courtiers abonnés du service de diffusion d’information et non au grand public.
Le courtier du vendeur doit donc donner accès au formulaire DV aux autres courtiers afin de leur permettre de rédiger une promesse d’achat en toute connaissance de cause et des facteurs pouvant affecter la transaction. Ainsi, le formulaire DV doit être fourni sans que le courtier de l’acheteur n’ait besoin d’en faire la demande, et ce, considérant le devoir d’informer toutes les parties des faits pertinents à la transaction ainsi que du devoir de collaboration.
Toutefois, les documents devant être fournis par le vendeur avec le formulaire DV (par exemple les factures, les baux, les rapports d’expertise, etc.) n’ont pas à être joints à la fiche. Ils doivent être communiqués à tout courtier ou acheteur qui les demande ou peuvent être obtenus par l’utilisation de la clause 9.1 du formulaire Promesse d’achat (« Examen de documents par l’acheteur »). Le cas échéant, tout formulaire Modifications accompagnant le formulaire DV doit lui aussi être joint à la fiche.
Attention : le nom et la signature du vendeur apparaissant sur le formulaire DV constituent des renseignements personnels et leur utilisation doit être limitée au contexte de la transaction immobilière visée, c’est-à-dire uniquement pour la rédaction d’une promesse d’achat. Ainsi, la DV signée ne doit pas être transmise à toute personne qui se présente lors d’une visite libre, par exemple, mais uniquement à un promettant acheteur aux fins de la rédaction d’une promesse d’achat.
7.3.3 Communication du prix vendu et des comparables
Tant que l’acte de vente n’a pas été publié au Registre foncier, le prix qui y est inscrit constitue un renseignement personnel concernant l’acheteur et le vendeur dans le cas où ceux-ci sont des personnes physiques. Ainsi, le prix de vente obtenu, qu’il corresponde ou non au prix d’inscription, ne doit pas être publicisé avant la publication dans le Registre foncier. Il n’est pas non plus permis de diffuser des informations qui permettent de deviner le prix de vente (par exemple : « 20 % de plus que le prix demandé »).
Cependant, avec l’autorisation donnée par le client à la clause 6.1 du Contrat de courtage, le prix de vente obtenu peut être communiqué aux abonnés d’un service de diffusion d’information. Ceux-ci ont besoin de savoir que la propriété a été vendue afin d’être en mesure de cesser sur-le-champ de l’offrir à leurs clients acheteurs. Ils doivent également connaître le prix de vente pour établir des comparables fiables et ainsi fixer des prix réalistes lors de nouvelles inscriptions. Soulignons que la banque de données des propriétés « vendues » n’est accessible qu’aux titulaires de permis et ne peut d’aucune façon servir à des fins publicitaires ni être diffusée au grand public. Ainsi, afin de conserver le caractère confidentiel du prix de vente avant qu’il ne soit accessible dans le Registre foncier, les fiches des comparables ne peuvent être remises aux clients à moins que les informations permettant d’identifier directement ou indirectement le vendeur de la propriété ne soient caviardées (photos, adresse, nom du propriétaire, etc.).
7.3.4 Renseignements de l’acheteur dans le rapport d’inspection antérieur
Lorsque le courtier entreprend des démarches pour découvrir les facteurs pouvant affecter défavorablement les parties2, il doit notamment vérifier auprès du vendeur si un rapport d’inspection antérieur a déjà été produit sur l’immeuble. Si un tel rapport existe, il y a lieu de le remettre à l’acheteur potentiel. Lors de la transmission d’informations, les courtiers doivent obligatoirement masquer tous les renseignements personnels y apparaissant (par exemple, les coordonnées postales, adresse électronique, téléphone, etc.).
2 Art. 84 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité.
7.3.5 Codes de boîtes à clés, de système d’alarme et numéros de téléphone dans les fiches descriptives
Les codes de boîtes à clés et de systèmes d’alarme des immeubles et les numéros de téléphone sont des informations confidentielles. En effet, il s’agit de renseignements personnels qui ne doivent en aucun cas être diffusés sans le consentement explicite de la personne concernée, une fois bien informée des risques que cela occasionne, et ce, même si le partage de ces renseignements personnels ne serait fait qu’aux abonnés du service de diffusion d’information entre courtiers ou agences.
En l’absence de consentement explicite de la personne concernée, le titulaire de permis ne peut pas non plus communiquer ces codes et numéros au courtier de l’acheteur ou à un courtier collaborateur sans contrat de courtage préalablement à une visite. Par exemple, dans le cas où un vendeur ne donnerait pas son consentement, le courtier du vendeur se devrait d’être présent lors des visites et se faire remplacer si cela était impossible.
Rappelons par ailleurs que lorsqu’un courtier immobilier représente un acheteur, il doit d’être présent lors des visites et également se faire remplacer si cela n’est pas possible. Il n’est pas permis non plus de signer un Contrat de courtage exclusif – Achat dans l’objectif d’obtenir le numéro de la boîte à clés par le biais du courtier du vendeur pour ensuite permettre aux acheteurs d’aller visiter la propriété par eux-mêmes.
La présence du titulaire de permis lors des visites lui permet de communiquer des informations pertinentes aux potentiels acheteurs et de veiller à la sécurité de la propriété.
7.3.6 Interdiction de communiquer les listes de marketing
Les titulaires de permis ne peuvent pas utiliser ou communiquer à des tiers la liste nominative de leurs clients à des fins de prospection commerciale sans préalablement avoir obtenu le consentement exprès des personnes visées3.
La liste nominative est constituée de nom, numéro de téléphone, adresse postale et électronique d’une personne.
Les titulaires de permis qui utilisent des renseignements personnels à des fins de prospection et sollicitation commerciale doivent demander aux personnes concernées un consentement exprès à des fins de sollicitation, ils doivent s’identifier auprès de ces personnes et les informer de leur droit de retirer leur consentement à tout moment à ce que leurs renseignements soient utilisés ou communiqués. Le consentement en matière de sollicitation ne peut pas être implicite.
Parallèlement, le titulaire de permis souhaitant utiliser la liste nominative doit se conformer à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) (L.C. 2010, ch. 23) qui encadre de façon plus stricte la sollicitation et la prospection commerciale.
3 Art. 22 de la Loi sur le secteur privé, en vigueur le 22 septembre 2023.
7.3.7 Communication aux entreprises recouvrant des créances pour autrui
Certaines entreprises offrent des services d’avance de rétribution. Elles exigent alors que les titulaires de permis leur transmettent des documents susceptibles de contenir des renseignements personnels concernant des parties à une transaction, tels que la promesse d’achat, l’approbation bancaire pour le financement ainsi que le contrat de courtage.
Parmi les exceptions de communication des renseignement personnels prévues par la Loi sur le secteur privé, on trouve les cas concernant le recouvrement des créances :
- communication à une personne qui peut recouvrer des créances pour autrui et qui requiert les renseignements à cette fin4;
- communication à une personne si le renseignement est nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l’entreprise5.
Cependant, les démarches effectuées par certaines entreprises qui se spécialisent dans l’avance de rétribution ne sont pas nécessairement visées par les exceptions applicables au recouvrement de créances.
Dans certains cas, à la suite d’une entente intervenue avec le courtier ou l’agence, l’entreprise avance le montant de la rétribution, alors que le courtier s’engage à le remettre à l’entreprise lorsqu’il perçoit cette rétribution. Dans ce cas, l’entreprise n’acquiert pas le droit de créance du courtier ou de l’agence à la suite d’une cession de cette créance. C’est toujours le courtier ou l’agence qui perçoit le montant de la rétribution. Dans cette situation, il n'y a pas de droit de communiquer à ces entreprises des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées.
Ainsi, la personne concernée doit être préalablement informée de la possibilité de la communication de ses renseignements à ce type d’entreprise et y consentir (voir la section 5.2.1).
4 Art. 18 par. 9o de la Loi sur le secteur privé.
5 Art. 18 par. 9.1o de la Loi sur le secteur privé.
7.4 Communication sans le consentement
La Loi sur le secteur privé prévoit des cas d’exceptions quand un renseignement personnel peut être communiqué à un tiers sans le consentement de la personne concernée6.
6 Art. 18 à 24 de la Loi sur le secteur privé; en vigueur le 22 septembre 2023.
7.4.1 Organismes ayant le pouvoir de contraindre
Afin de mener à bien la mission et les attributions que leurs lois constitutives leur confient, certains organismes bénéficient de pouvoirs spéciaux leur permettant de requérir la communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes visées.
On peut répondre à ce type de demande si les deux conditions sont réunies :
- la personne ou l’organisme qui présente la demande a le pouvoir de contraindre à la communication des renseignements personnels requis; et
- la personne ou l’organisme présente cette demande dans l’exercice de ses fonctions.
De plus, il est permis au titulaire de permis de communiquer les renseignements personnels sans le consentement lorsqu’une disposition d’une loi ou une ordonnance judiciaire le prévoit7.
Ainsi, lorsqu’un titulaire de permis reçoit une assignation à produire des documents venant d’un tribunal (ou d’un avocat habileté à convoquer les témoins par le biais d’une citation à comparaître), il doit s’y conformer sous peine de se rendre coupable d’outrage au tribunal. En vertu du Code de procédure civile, le tribunal possède à cet effet les pouvoirs de contraindre à la communication des documents8.
La Loi sur le secteur privé prévoit, entre autres, qu’un renseignement personnel peut être communiqué sans le consentement de la personne concernée aux personnes ou organismes suivants9 :
- un organisme chargé en vertu de la loi de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, qui le requiert dans l’exercice de ses fonctions, si le renseignement est nécessaire pour la poursuite d’une infraction à une loi applicable au Québec;
- une personne ou à un organisme ayant pouvoir de contraindre à leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions.
L’OACIQ est chargé de détecter et de réprimer les infractions à la Loi sur le courtage immobilier. Par conséquent, le syndic ou l’inspecteur de l’OACIQ agissant dans le cadre de ses fonctions peut requérir d’un titulaire de permis un renseignement personnel concernant une personne, par exemple son client. De plus, ils peuvent exiger de toute personne qui en a la garde, tout renseignement ou tout document relatif à l’application de la Loi sur le courtage immobilier10.
À titre d’exemple, la personne dont les renseignements personnels font l’objet d’une telle demande pourrait bien être un client, un courtier agissant pour une agence ou à son compte, un employé, un fournisseur ou mandataire d’un courtier ou d’une agence, un conjoint, un administrateur de la société par actions du courtier ou de l’agence, etc.
Aussi, on retrouve parmi les organismes chargés de prévenir, détecter ou réprimer les infractions aux lois et/ou ayant le pouvoir de contraindre à la communication des renseignements personnels, les suivants:
- l’Agence du revenu du Canada
Suivant l’article 231.2(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu (L.R.C. (1985), ch. 1 (5e suppl.)), le pouvoir est accordé au ministre fédéral du Revenu (ou à la personne qu’il autorise) d’exiger de toute personne qu’elle fournisse tout renseignement ou qu’elle produise des documents pour l’application ou l’exécution de la loi. - l’Agence du revenu du Québec
Suivant l’article 39 de la Loi sur l’administration fiscale (RLRQ, ch. A-6.002), le ministre du Revenu du Québec (ou la personne qu’il autorise) détient le pouvoir d’exiger la production de tout renseignement pour l’application d’une loi fiscale. - l’Autorité des marchés financiers
Suivant l’article 10 de la Loi sur l’encadrement du secteur financier (RLRQ, ch. E-6.1), toute personne autorisée par l’Autorité des marchés financiers pour procéder à une inspection relative à une loi appliquée par cette dernière peut exiger d’examiner certains documents. - Police
En vertu de l’article 48 de la Loi sur la police (RLRQ, ch. P-13.1), les corps de police ont pour mission de prévenir et de réprimer le crime et les infractions aux lois, et ce, suivant leurs compétences respectives. À ce titre, la Sûreté du Québec, les corps de police municipaux, les corps de police spécialisés (par exemple, l’UPAC) peuvent demander et obtenir les renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées. Si un policier présente une ordonnance de communication émise par la Cour du Québec visant un dossier de transaction, ce dernier doit être communiqué sans le consentement de la personne concernée. - Directeur des poursuites criminelles et pénales
L’article 18 par. 2° de la Loi sur le secteur privé prévoit expressément qu’un renseignement personnel peut être communiqué au directeur des poursuites criminelles et pénales si un tel renseignement est requis aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec.
Bien que dans le cadre de la Loi sur le courtage immobilier, le courtier qui agit pour le compte d’une agence voit ses obligations de tenue de dossiers et registres déléguées à l’agence, les lois particulières accordant les pouvoirs de contrainte aux différents organismes ne prévoient pas de telle distinction. Ainsi, si un organisme adresse une demande à un courtier plutôt qu’à son agence, le courtier doit nécessairement y répondre et fournir, le cas échéant, les renseignements requis par cet organisme.
Finalement, il est important de noter que le titulaire de permis doit inscrire au dossier concerné toute communication d’un renseignement personnel faite sans le consentement de la personne concernée à un organisme ayant le pouvoir de contraindre.
7 Article 31 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité
8 Art. 269, 286, 288 du Code de procédure civile (RLRQ, ch. C-25.01).
9 Les articles 13 et 18 (3° à 6°) de la Loi sur le secteur privé
10 Articles 78 et 89 de la Loi sur le courtage immobilier
7.4.2 Autres cas de communication sans le consentement
La Loi sur le secteur privé prévoit d’autres cas d’exceptions permettant de communiquer un renseignement personnel sans avoir reçu le consentement préalable. Entre autres, on peut communiquer un renseignement personnel :
- À une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre d’une loi applicable au Québec ou à un organisme public qui le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Il est donc, par exemple, possible de communiquer des renseignements personnels aux représentants du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) créé en vertu de la loi fédérale Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.
- À un mandataire ou une partie à un contrat de service ou d'entreprise11. Sauf si son cocontractant ou mandataire est un membre d’un ordre professionnel (par exemple, un avocat, un notaire, un comptable professionnel agréé) ou un organisme public, le titulaire de permis qui doit transmettre des renseignements personnels doit prévoir :
- une entente écrite avec son cocontractant ou mandataire;
- cette entente doit préciser les mesures que le mandataire ou l’exécutant du contrat doit prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat et pour qu’il ne le conserve pas après son expiration. Le mandataire ou l’exécutant du contrat (par exemple, le fournisseur GED) doit aussi aviser le titulaire de permis de toute violation ou tentative de violation de la confidentialité.
- À une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée. On peut penser notamment aux ambulanciers, policiers, pompiers, médecins.
11 L’article 18.3 dans la Loi sur le secteur privé, en vigueur le 22 septembre 2023.
7.4.3 Communication à l'extérieur du Québec
Lorsque l’agence ou le courtier exerçant à son compte est appelé(e) à communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec (par exemple, l’hébergement des données sur un serveur à l’extérieur du Québec), elle (il) doit préalablement s’assurer que ces renseignements personnels pourront bénéficier de la protection adéquate à l’extérieur du Québec. Cette communication doit se faire dans le cadre d’une entente écrite et doit être précédée d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée12. Autrement dit, avant de communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec, il faut procéder à une analyse de la sensibilité de ce renseignement, de la finalité de son utilisation, du régime juridique applicable dans l’endroit où il serait communiqué. Si, suivant cette évaluation, on vient à la conclusion qu’il existe des risques quant à la protection des renseignements personnels, on doit prévoir dans l’entente des mesures d’atténuation. Ultimement, il faut s’assurer que le renseignement personnel bénéficiera de la protection suivant les standards généralement reconnus en la matière. Si les mesures d’atténuation ne permettent pas une telle protection, les renseignements ne peuvent pas être communiqués à l’extérieur du Québec.
12 Art. 17 dans la Loi sur le secteur privé.
