Conçue pour les titulaires de permis et rendue disponible à titre informatif pour le public, notez que certains hyperliens de cette ligne directrice ne sont pas accessibles au public.

8. Conservation des renseignements personnels¹

8 .1 Destruction sécuritaire

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, le titulaire de permis doit le détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi.

Ainsi, le règlement de l’OACIQ² prévoit spécifiquement que le titulaire de permis doit conserver les registres et les dossiers pendant au moins 6 ans suivant leur fermeture définitive.

En effet, les renseignements personnels recueillis par le titulaire de permis et contenus dans ses registres et dossiers le sont aussi aux fins de surveillance de la pratique professionnelle par l’OACIQ. Par conséquent, ces registres et ces dossiers contenant des renseignements personnels doivent être conservés pendant au moins 6 ans suivant leur fermeture définitive. Ces renseignements peuvent être sous forme électronique (dans le téléphone cellulaire (textos, courriels), dans l’ordinateur, sur une tablette, dans le cloud) ou sous forme papier (dossiers, livres et registres).

¹ Art. 23 de la Loi sur le secteur privé, en vigueur le 22 septembre 2023.
² Art. 17 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences

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8.1 Destruction sécuritaire³

Aux fins de conformité de la destruction, le titulaire de permis doit prendre les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements qui s’y trouvent.

À cet effet, l’agence ou le courtier doit :

Sécuriser les documents en attente de destruction;
S’assurer que la destruction des dossiers et des registres ne soit confiée qu’à quelques personnes spécifiquement désignées et qu’elle soit effectuée conformément à une procédure clairement définie et dans des conditions précises;
S’assurer que la méthode de destruction soit adaptée au support et au niveau de confidentialité des documents et que le contenu soit détruit de façon définitive;
S’assurer de ne jamais laisser la version papier de documents contenant des renseignements personnels dans des bacs de recyclage sans avoir procédé préalablement au déchiquetage sécuritaire;