Conservation des documents portant une ou des signatures électroniques : les bonnes pratiques
Vous utilisez les signatures électroniques lors de vos transactions? Bien! Voici comment les conserver et les archiver selon les règles de l’art dans plusieurs situations courantes.
Situation A
L’agence du vendeur et celle de l’acheteur utilisent des signatures électroniques et un outil conforme de gestion électronique des documents (GED).
Les bonnes pratiques
- Le courtier du vendeur reçoit par courriel une promesse d’achat, avec une signature électronique, provenant du courtier de l’acheteur;
- Il soumet le document au vendeur, qui utilise aussi la signature électronique;
- Le courtier du vendeur et celui de l’acheteur transfèrent immédiatement à leur agence respective les documents au fur et à mesure de leur signature afin qu’ils soient consignés dans le système de gestion électronique de documents (GED) de l’agence;
- Chacun des certificats d’authentification est conversé dans le système GED de l’agence du courtier qui a amorcé le processus de signature électronique.
Situation B
Les agences utilisent un outil de gestion électronique des documents (GED), un courtier utilise la signature électronique et l’autre, une signature manuscrite.
Les bonnes pratiques
- Le courtier du vendeur reçoit par courriel une promesse d’achat (PA), avec une signature électronique, provenant du courtier de l’acheteur;
- Le courtier du vendeur transfère immédiatement la PA signée électroniquement dans le système GED de son agence;
- Il imprime la PA pour que le vendeur réponde de façon manuscrite;
- Il numérise, selon le protocole instauré par l’agence, la PA signée par le vendeur et l’achemine au courtier de l’acheteur;
- Il dépose cette PA dans le système GED de son agence;
- Sur réception, le courtier de l’acheteur dépose cette PA dans le système GED de son agence;
- Seul le courtier de l’acheteur conserve le certificat d’authentification dans le système GED de son agence.
Les trois documents seront alors conservés dans le système GED et pourraient être identifiés comme suit :
- PA12345 - signé électroniquement par l’acheteur [document intègre]
- PA12345 - certificat d’authentification
- PA12345 - signature manuscrite du vendeur [document imprimé avec signature manuscrite]
Situation C
Les agences utilisent la signature électronique ainsi qu’une conservation papier des documents.
Les bonnes pratiques
- Chaque agence doit s’assurer que tous les documents qui lui sont transmis le sont par voie électronique, et ce, dès leur signature. Ceci afin de pouvoir entamer le processus de conservation sur support informatique (ordinateur) des documents signés électroniquement et de leur certificat d’authentification, le cas échéant;
- L’agence doit nécessairement imprimer les documents reçus aux fin de la tenue des dossiers et registres;
- Les dossiers papier doivent contenir les indications concernant l’emplacement de ces documents électroniques qui ne pourront être détruits avant l’échéance prévue par la Loi, soit 6 ans. Dans ce contexte, une mise en garde s’impose et vous devez prévoir des sauvegardes adéquates pour préserver ces fichiers et les identifier clairement.
AUTRES RÈGLES À RESPECTER
Signature électronique et manuscrite d’un contrat de courtage – à éviter
Afin de préserver la notion du double du contrat, il ne peut y avoir deux modes de signature différents à la prise d’un contrat de courtage : par exemple, vous signant de façon manuscrite et le client de façon électronique. Vous devriez signer électroniquement le document et l’acheminer à votre client, afin qu’il puisse lui aussi y apposer sa signature électronique.
Aucun changement de support
Quel que soit le type de gestion documentaire utilisé par l’agence ou le courtier à son compte (dossiers papier ou dossiers électroniques), les documents signés de façon électronique se doivent d’être conservés sur support électronique. Pourquoi? Un tel document comporte des informations cryptées qui permettent de vérifier l’authenticité du document. Ces informations font partie intégrante du document et doivent être conservées tout aussi longtemps que le document lui-même. C’est donc le formulaire électronique que le courtier doit faire parvenir à l’autre courtier à la transaction de façon à ce qu’il soit possible de valider l’authenticité des signatures à même le document.
Conserver le certificat d’authentification
Pour le courtier qui amorce le processus de signature électronique, il est également primordial de conserver le certificat d’authentification dans le dossier de l’agence. Ce certificat contient les informations telles que l’auteur, la date de création, le type de fichier, les dates et heures des échanges et des consultations, les adresses IP, les signataires, etc. Il peut être désigné sous différentes appellations en fonction de la solution utilisée : e-Z-Sign, de la firme e-Z-max, le désigne par Élément de preuve électronique, alors qu’Authentisign®, de la firme Instanet Solutions, le nomme Certificat de signature.
Lors de la transmission des documents au prêteur, au notaire ou à toute autre instance ayant autorité d’intervenir dans le dossier, dont l’OACIQ, l’entièreté du dossier doit être transmise, ce qui implique aussi tous les documents signés de façon électronique. Le certificat d’authentification pourrait également être exigé.
Se doter d’une procédure claire et précise
Afin d’être en mesure de satisfaire aux exigences en matière de préservation de la valeur juridique, il demeure primordial que l’agence ou le courtier à son compte se dote d’une procédure précise, surtout lors de transactions à signatures mixtes, c’est-à-dire où certains documents du dossier sont signés de façon manuscrite et d’autres, de façon électronique. De plus et surtout, dans tous les dossiers où il y a présence de signatures électroniques, les documents doivent être transmis sans délai à l’agence, même en cours de processus d’acceptation, et ce, afin d’éviter la perte de documents.
En résumé, que l’on privilégie la gestion documentaire papier ou électronique, il faut se rappeler que tout document signé de façon électronique devrait être conservé dans son format d’origine et ne devrait subir aucun changement de support ni transformation.
Pour toute question, communiquez avec Info OACIQ à [email protected], ou encore au 450 462-9800 ou 1 800 440-7170.
Besoin de vous rafraîchir la mémoire? Nous vous invitons à consulter les deux articles suivants, portant sur la signature électronique :
