5. Cueillette des renseignements personnels

5.1 Principes à respecter

5.2 Devoir d’information lors de la cueillette des renseignements personnels

5.2.1 Informations obligatoires

5.2.2 Informations facultatives

5.2.3 Informations sur les témoins de connexion (cookies)

5.3 Formule de consentement

Le titulaire de permis est appelé à cueillir les renseignements personnels dans plusieurs situations, par exemple :

• Lors de l’entrevue avec le client, en prenant des notes manuscrites ou sur ordinateur;
• En faisant appel à un logiciel d’enregistrement de conversations téléphoniques;
• En remplissant les formulaires (contrat de courtage, promesse d’achat, déclarations du vendeur, etc.).

Il doit toujours s’assurer qu’aucune autre personne ne puisse entendre ses communications avec son client lors de la cueillette des renseignements personnels. Il n’est pas recommandé de cueillir les renseignements personnels dans les situations suivantes :

• Lors d’une conversation « mains libres » en voiture alors qu’une autre personne est présente;
• Dans un lieu public (par exemple, au restaurant) où les conversations peuvent être entendues par des tiers. Il est particulièrement déconseillé de tenir les négociations dans un lieu public afin, par exemple, de remplir une promesse d’achat.
• Lors des visites des propriétés. Avec l’accroissement de la présence d’appareils intelligents de surveillance de maison (Google Home, maison intelligente/domotique, système d’alarme interactif, système de caméras, etc.), il est possible que les courtiers et leurs clients soient surveillés (filmés, enregistrés) à leur insu lors d’une visite. Il est donc de mise pour les courtiers de redoubler de prudence dans leurs conversations et de protéger les intérêts de leurs clients en les avisant qu’une telle situation est possible. Il est recommandé de ne pas échanger d’informations confidentielles ou stratégiques lors des visites (par exemple, le souhait de vouloir cette maison « à tout prix » ou encore de discuter du montant à offrir dans la promesse d’achat).

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5.1 Principes à respecter¹

Les titulaires de permis doivent respecter les principes suivants lorsqu’ils collectent des renseignements personnels.

• Déterminer préalablement les fins de la cueillette des renseignements personnels. Il faut avoir un intérêt sérieux et légitime pour cueillir un renseignement personnel sur une personne. Le fait de cueillir les renseignements nécessaires aux fins de la conclusion du contrat de courtage, de la présentation de l’offre d’achat ou de la vérification d’identité, constitue, bien sûr, un intérêt sérieux et légitime;   
   
• Seuls les renseignements personnels nécessaires, c'est-à-dire indispensables et non simplement utiles, peuvent être recueillis. En cas de doute, le titulaire de permis doit s’abstenir de recueillir les renseignements².  

Par exemple, les informations sur le revenu d’une personne semblent être utiles, mais elles ne sont pas indispensables pour la réalisation d’une transaction immobilière.

Connaître le sexe d'une personne pourrait être nécessaire à un médecin afin d'établir un diagnostic, mais il ne l’est pas pour un courtier immobilier qui représente un client pour la vente de sa propriété. En revanche, il est nécessaire pour le courtier de connaître le statut matrimonial du vendeur à cause des règles particulières entourant la vente de la résidence familiale.

Si le titulaire de permis recueille des renseignements personnels dans un objectif de prospection commerciale, seuls les renseignements nécessaires à cette fin, tels que le nom et les coordonnées téléphoniques, peuvent l’être pour pouvoir joindre les clients potentiels en leur offrant ses services.

La nécessité de recueillir un renseignement peut également découler de la réglementation, comme l’obligation pour le courtier de vérifier l’identité des parties à la transaction, leur capacité juridique et la profession. Le cas échéant, il est nécessaire pour le courtier de recueillir et de transcrire dans le formulaire de courtage, par exemple, les renseignements d’identité, tels que le numéro de la pièce d’identité présentée, sa date d’expiration et le pays de délivrance³.

Le refus de la personne concernée de fournir des renseignements nécessaires à la réalisation de l’objet du dossier pourrait conduire le titulaire de permis à devoir refuser de lui fournir ses services⁴. En aucun cas, il ne doit enfreindre ses obligations déontologiques à cet égard. Le titulaire de permis joue d’ailleurs un rôle de chien de garde, notamment en matière de prévention du blanchiment d’argent, et doit s’assurer de vérifier rigoureusement l’identité des parties à la transaction et leur capacité juridique.  

• Recueillir les renseignements personnels par des moyens licites (légaux).

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5.2 Devoir d'information lors de la cueillette des renseignements personnels⁵

Conformément au principe de transparence, le courtier qui recueille des renseignements personnels doit informer la personne concernée des informations décrites ci-dessous et prescrites par la loi. Il est fortement recommandé de procéder par écrit.

⁵ Art. 8 de la Loi sur le secteur privé, en vigueur le 22 septembre 2023.

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5.2.1 Informations obligatoires

Ces informations doivent figurer sur la formule de consentement écrite que le titulaire de permis pourrait faire signer à son client :

• les fins pour lesquelles on doit recueillir les renseignements personnels (voir la section 5.1);

Par exemple, l’exécution du contrat de courtage immobilier, le dépôt d’une promesse d’achat sur la propriété, la vente de la propriété, la vérification d’identité.

• les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;

Par exemple, par le biais d’un formulaire de consentement écrit.

• le nom du tiers pour qui la collecte est faite, le cas échéant;
• les noms ou les catégories des tiers à qui le titulaire de permis devra communiquer ces renseignements personnels, le cas échéant;

Par exemple, la communication à des tiers tels que les autres professionnels impliqués dans la transaction (un évaluateur agréé, un notaire, un inspecteur en bâtiment), à l’OACIQ ou au FARCIQ aux fins de la surveillance de la pratique professionnelle ou aux fins d’assurance de la responsabilité professionnelle, aux abonnés de services de diffusion d’information entre agences ou courtiers (par exemple, Centris), aux entreprises offrant les avances de rétribution, etc.

• la possibilité que les renseignements personnels recueillis soient communiqués à l’extérieur du Québec, le cas échéant;

Par exemple, lorsque le fournisseur GED n’est pas au Québec et que les données sont hébergées sur un serveur à l’extérieur du Québec.

• le droit de retirer son consentement;

La personne doit être informée de son droit de retirer à tout moment son consentement à la cueillette des renseignements personnels. Dans ce cas, si ces renseignements sont nécessaires à l’exécution du contrat de courtage, le titulaire de permis sera en droit de refuser de continuer à fournir ses services à cette personne.

• le droit d’accès et de rectification.

La personne doit être informée qu’elle a le droit d’avoir accès à ses renseignements personnels détenus par le titulaire de permis et de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi. Pour ce faire, cette personne peut adresser une demande à l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels.

5.2.2 Informations facultatives

Les informations suivantes devront être communiquées à la personne qui le demande :

• La durée de conservation des renseignements personnels;
• Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’'agence;
• La nature des renseignements personnels recueillis;
• Les catégories des personnes qui pourront avoir accès à ses renseignements au sein de l’agence.

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5.2.3 Informations sur les témoins de connexion (cookies)⁶

Un témoin de connexion (ou cookie) est un fichier texte déposé par un serveur sur un appareil (un ordinateur ou un appareil mobile) lorsqu’une personne consulte un site Internet.

La cueillette des renseignements personnels au moyen des témoins de connexion doit être balisée dans la politique de confidentialité que les titulaires de permis doivent mettre en place.

Aussi, lorsqu’une personne visite le site Internet d’un titulaire de permis, un bandeau « cookies » devra apparaître (un « pop-up ») permettant à la personne de gérer les témoins de connexion et d’activer éventuellement les fonctions permettant le profilage aux fins publicitaires. Attention : lorsqu’un témoin de connexion permet l’identification d’une personne, la localisation géographique ou le profilage, notamment, aux fins publicitaires, il doit être désactivé par défaut⁷.

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5.3 Formule de consentement

Pour récapituler les informations données ci-dessus, voici les éléments obligatoires que doit contenir une formule de consentement à la cueillette des renseignements personnels :

• Chacune des fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis;
• Les moyens de cueillette des renseignements (par exemple, par le biais d'un formulaire de consentement écrit);
• L’utilisation qui sera faite des renseignements recueillis (l'utilisation doit correspondre aux fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis);
• Le cas échéant, l’identité des personnes ou des entreprises pour lesquelles la cueillette sera faite;
• Les noms ou les catégories des tiers auxquels il sera nécessaire de communiquer les renseignements;
• Le cas échéant, la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec;
• Précision que le renseignement ne vaut que pour la durée de la réalisation des fins pour lesquelles il a été recueilli. Dans la mesure du possible, il faut indiquer la période de validité de consentement (déterminée ou déterminable).

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