Le devoir de supervision de l’agence envers tous ses courtiers

Une des responsabilités du dirigeant d’une agence est son devoir de supervision envers TOUS les titulaires de permis agissant par son entremise. Il est le premier responsable au sein de l’agence. En vertu de ce principe, la Loi sur le courtage immobilier a supprimé depuis le 13 juillet 2018 les règles spécifiques à l’encadrement des courtiers débutants. Ainsi, la nécessité de les superviser demeure dans les faits une responsabilité réelle du dirigeant d’agence, tout comme il doit superviser tous les titulaires de permis de son agence en fonction de leur expérience, de leur situation et de leurs besoins.

Encadrement de tout courtier selon son besoin de supervision

Voici ce que l’OACIQ recommande :

1. Ouvrir un dossier « Ressources humaines »

• Vérifier les antécédents du courtier (le nombre d’agences pour lesquelles il a travaillé, le cas échéant);
• Intégrer dans le contrat d’embauche entre l’agence et le courtier un nombre obligatoire d’activités de formation ou de conférences à suivre annuellement (par exemple : deux activités de formation ou conférences);
• S’adjoindre, si nécessaire, des courtiers d’expérience pour superviser un courtier.

2. Prévoir une trousse de départ à remettre au courtier contenant notamment :

• Un répertoire des clauses types;
• Des avis et formulaires de divulgation;
• Un aide-mémoire de documents manquants;
• Un résumé des règles publicitaires;
• Des copies de formulaires de courtage;
• Les procédures internes de l’agence;
• La liste des ressources et services offerts par l’OACIQ (recherche d’articles, synbad.com, etc.);
• La liste des ressources et services offerts par la Chambre immobilière ou tout service apparenté (recherche et inscription de propriété sur Centris);
• Le guide de recherche au Registre foncier;
• La procédure de numérisation, si l’agence utilise la gestion électronique des documents;
• Des articles pertinents;
• Une suggestion d’activités de formation à suivre.

Il peut être important d’offrir au courtier de le guider dans l’organisation physique et matérielle de son espace de travail, lui suggérer une méthode de classement, ainsi que lui fournir un exemple de structure de travail pour une journée, une semaine, un mois, etc.

3. Vérifier les contrats de courtage
Voici, à titre de suggestion, une procédure pour vous aider à remplir votre obligation de vérification des dossiers de contrat de courtage avant qu’un immeuble puisse être mis en marché :

• Préparer une liste des propriétés comparables vendues dans le secteur;
• Rechercher l’évaluation municipale/le montant des taxes;
• Rechercher au Registre foncier (s’assurer de la compréhension des titres par le courtier);
• Vérifier l’incidence de la localisation de la propriété (radon, ocre ferreuse, pyrite, algues bleues, mérule pleureuse);
• Vérifier la rédaction des clauses du contrat de courtage;
• S’assurer que le formulaire Déclarations du vendeur sur l’immeuble (DV) sera rempli dès la prise du contrat de courtage;
• Vérifier que toute la documentation pertinente est versée au dossier;
• Superviser la rédaction de la fiche descriptive, la préparation de la publicité, le suivi des appels et l’organisation des visites libres;
• Prévoir un tandem avec un courtier d’expérience si requis;
• Laisser dans le dossier des notes explicatives du suivi donné au courtier.

4. Vérifier les promesses de transaction
Afin de remplir l’obligation de vérifier les transactions et surveiller leur déroulement, voici ce que nous vous suggérons :

• Réviser les principes légaux régissant la rédaction de la promesse de transaction (signature, délais, rédaction de clauses spécifiques);
• Mettre à jour la liste des propriétés comparables vendues dans le secteur;
• S’assurer que le courtier a en main tous les formulaires requis (Contre-proposition à une promesse d’achat, Modifications, Avis et suivi de réalisation de conditions, Annexe G – Générale);
• Faire verbalement quelques mises en situation avec le courtier et l’assurer de votre disponibilité pour répondre aux questions;
• Recommander le versement d’un acompte et s’assurer que le courtier est en mesure de gérer le dépôt prévu conformément aux règles établies (par exemple, chèque remis dès la rédaction de la Promesse d’achat, en vertu de la clause 4.2);
• Réviser la rédaction du contrat, établir un calendrier (délais) et superviser le suivi de la transaction jusqu’à la réalisation des conditions et la signature de l’acte de vente;
• Prévoir un tandem avec un courtier d’expérience si requis;
• Laisser dans le dossier des notes explicatives du suivi donné au courtier.

5. Superviser le cheminement des courtiers

• Prévoir des rencontres sur une base régulière;
• Discuter franchement des difficultés, des acquis et des correctifs à apporter;
• Laisser dans le dossier RH (ressources humaines) des notes explicatives de ces rencontres et des activités de formation suivies par le courtier.

Le courtier et l’inspection

La responsabilité du dirigeant d’agence quant à son obligation de supervision de TOUS les courtiers agissant pour l’agence demeure. C’est d’ailleurs un des aspects importants du profil des compétences d’un dirigeant d’agence.

Il est toutefois important pour les agences de prévoir un système d’encadrement dès maintenant, et de noter les aspects de la pratique des courtiers qui ont été supervisés.

Lors de la prochaine visite d’inspection à votre établissement, une vérification du type d’encadrement donné aux courtiers par l’agence pourrait être effectuée.