Foire aux questions
Auto-inspection
Les dirigeants d’agence ainsi que les courtiers agissant à leur compte ont jusqu’au 31 mars de chaque année pour remplir le questionnaire d’auto-inspection couvrant les activités de courtage effectuées entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année précédente, et pour transmettre les documents requis.
Pour accéder au questionnaire, rendez-vous dans la section Mon dossier.
2. Comment puis-je accéder à mon questionnaire pour le remplir?
3. Pour quelle période dois-je remplir le questionnaire d’auto-inspection si mon permis de courtier à mon compte est en vigueur depuis quelques mois seulement?
4. Dois-je remplir un questionnaire d’auto-inspection si mon permis est suspendu?
5. Dois-je soumettre un rapport des opérations en fidéicommis si, l’an dernier, je n’ai eu que des dépôts pour rétribution à mon compte?
6. Que faire si je n’ai pas reçu tous les relevés bancaires pour cause d’inactivité?
7. Dois-je soumettre un rapport des opérations en fidéicommis si je n'ai reçu aucun dépôt et qu’il n’y a eu aucun retrait à mon compte l’an dernier?
8. Que dois-je faire si je détiens une somme appartenant à autrui dans mon compte en fidéicommis depuis plus de trois ans?
9. Est-ce que je dois consigner la divulgation d’entente de rétribution au registre des avis de divulgation?
10. Dois-je soumettre à l’OACIQ les avis de divulgation avec le registre des avis de divulgation?
11. Quels documents dois-je soumettre avec le questionnaire de l’auto-inspection?
12. Que faire si j’ai besoin d’aide pour remplir le rapport des opérations en fidéicommis?
13. Qui doit signer le rapport des opérations en fidéicommis?
14. Il m’est impossible de joindre des documents au fichier de l’auto-inspection. Que faire?
15. Que faire si l’agence a reçu un questionnaire d’auto-inspection à remplir, mais qu’il n’y a plus de dirigeant d’agence en poste?
16. Qu’arrive-t-il si je ne transmets pas mon questionnaire d’auto-inspection et autres documents requis à la date exigée par l’OACIQ?
17. Est-ce que je peux remplir le questionnaire d’auto-inspection si mes documents à insérer en pièces jointes (ex. : rapport en fidéicommis, relevés bancaires et registre des avis de divulgation) ne sont pas disponibles?
18. Qui a l’obligation de transmettre le registre des avis de divulgation à l’OACIQ?
19. Pourquoi est-il recommandé d’utiliser le navigateur Mozilla Firefox pour remplir mon questionnaire d’auto-inspection?
20. J’utilise un système (ou une application) de gestion électronique de documents qui comprend la tenue du registre des contrats de courtage. Toutefois, ce système ne me permet pas d’obtenir le nombre de contrats de courtage achat de façon précise. Que faire pour répondre à la question à ce sujet?
1. Qui doit répondre au questionnaire d’auto-inspection?
Tous les courtiers agissant à leur compte et toutes les agences avec un permis valide ou suspendu en date du 31 décembre.
2. Comment puis-je accéder à mon questionnaire pour le remplir?
À partir de l’hyperlien inclus dans le courriel envoyé par le Service de l’inspection au début du mois de février ou directement dans synbad.com, dans la section Mon dossier.
3. Pour quelle période dois-je remplir le questionnaire d’auto-inspection si mon permis de courtier à mon compte est en vigueur depuis quelques mois seulement?
De la date à laquelle vous êtes devenu courtier à votre compte jusqu’au 31 décembre.
4. Dois-je remplir un questionnaire d’auto-inspection si mon permis est suspendu?
Oui, que votre permis soit suspendu ou non, vous devez remplir et soumettre le questionnaire d’auto-inspection.
5. Dois-je soumettre un rapport des opérations en fidéicommis si, l’an dernier, je n’ai eu que des dépôts pour rétribution à mon compte?
Oui, vous devez soumettre un rapport des opérations en fidéicommis en plus des 12 relevés bancaires du compte en fidéicommis et du registre des opérations en fidéicommis.
6. Que faire si je n’ai pas reçu tous les relevés bancaires pour cause d’inactivité?
Vous devez faire parvenir à l’OACIQ une lettre de confirmation d’inactivité en provenance de votre institution financière pour l’année complète ou pour les mois manquants.
7. Dois-je soumettre un rapport des opérations en fidéicommis si je n'ai reçu aucun dépôt et qu’il n’y a eu aucun retrait à mon compte l’an dernier?
Oui, vous devez soumettre un rapport des opérations en fidéicommis même s'il n'y a eu aucune activité au compte au cours de l'année, ou que le solde du compte s'est maintenu à 0 $ toute l'année. Vous devez ainsi fournir une confirmation d'inactivité de votre institution bancaire pour l'année complète ou pour les mois d'inactivité, le cas échéant.
8. Que dois-je faire si je détiens une somme appartenant à autrui dans mon compte en fidéicommis depuis plus de trois ans?
Selon la réglementation, le fiduciaire qui détient une somme considérée comme un bien non réclamé doit disposer de cette somme suivant la Loi sur les biens non réclamés et en aviser l’OACIQ sans délai. Pour plus d’informations sur les biens non réclamés, consultez l’article Tenues des comptes en fidéicommis, section 5.3 Sommes considérées comme des biens non réclamés ou le site Internet de Revenu Québec, Direction principale des biens non réclamés.
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9. Est-ce que je dois consigner la divulgation d’entente de rétribution au registre des avis de divulgation?
Non, seuls les avis de divulgation « achat - vente - prêt » (ou les anciens avis de divulgation « achat – vente - échange » et avis de divulgation lorsque le titulaire de permis agit en tant que prêteur hypothécaire) doivent être consignés au registre des avis de divulgation. Les paiements reçus en vertu d’une entente de rétribution doivent être inscrits au registre des transactions et la documentation à l’appui doit être consignée à un dossier de transaction.
Non, seul le registre des avis de divulgation doit être soumis à l’OACIQ, le cas échéant, au plus tard le 31 mars.
11. Quels documents dois-je soumettre avec le questionnaire de l’auto-inspection?
Si, au 31 décembre, vous aviez un compte en fidéicommis, et ce, même s’il n’y a pas eu d’activité au compte ou si le solde s’est maintenu à 0 $ toute l’année :
- Le rapport des opérations en fidéicommis pour la période du 1er janvier au 31 décembre (4 pages);
- Les 12 relevés bancaires ou la confirmation de solde ou de l’inactivité en provenance de votre institution financière;
- Le registre des opérations en fidéicommis pour l’année précédente.
Vous devez également remettre le registre des avis de divulgation si vous avez transmis à des contractants pressentis des avis de divulgation au courant de la dernière année.
12. Que faire si j’ai besoin d’aide pour remplir le rapport des opérations en fidéicommis?
Vous pouvez consulter l’outil Instructions – Rapport des opérations en fidéicommis (PDF). Assurez-vous que le rapport est complet et qu’il balance.
Il est fortement suggéré de faire appel à un comptable professionnel agréé (CPA) pour effectuer la vérification de votre rapport annuel des opérations en fidéicommis.
13. Qui doit signer le rapport des opérations en fidéicommis?
Toutes les pages du rapport doivent être signées par un signataire autorisé du titulaire de permis tel que déclaré à l’Organisme dans le formulaire Déclaration d'ouverture ou de mise à jour d'un compte général en fidéicommis (PDF). Les pages doivent également contenir le nom du titulaire de permis et la date de signature.
14. Il m’est impossible de joindre des documents au fichier de l’auto-inspection. Que faire?
Assurez-vous que votre document ne dépasse pas 21 Mo. Si vous avez besoin d’assistance, consultez ce tutoriel.
15. Que faire si l’agence a reçu un questionnaire d’auto-inspection à remplir, mais qu’il n’y a plus de dirigeant d’agence en poste?
Les administrateurs ou dirigeants de l’agence devront remplir le questionnaire et le soumettre dans les délais, soit avant le 31 mars. Si aucune personne ne peut remplir le questionnaire, veuillez communiquer avec le Service de l’inspection par courriel à [email protected] avant l’expiration du délai.
16. Qu’arrive-t-il si je ne transmets pas mon questionnaire d’auto-inspection et autres documents requis à la date exigée par l’OACIQ?
Vous pourriez faire l’objet de sanctions administratives pécuniaires (SAP) pour avoir fait défaut de transmettre, dans les délais requis par l’OACIQ, les renseignements prévus par la Loi sur le courtage immobilier (LCI) ou par un règlement pris pour son application. La LCI prévoit qu’une sanction administrative pécuniaire s’élève à 250 $ par jour dans le cas d’un titulaire de permis de courtier et à 1 000 $ par jour dans les autres cas (par exemple, le cas d’un titulaire de permis d’agence). La loi prévoit qu’un manquement susceptible de donner lieu à une sanction administrative pécuniaire constitue un manquement distinct pour chaque jour durant lequel il se poursuit. Les dispositions de la loi prévoient que le défaut d’acquitter une SAP pourrait entraîner la suspension de votre permis, que ce soit à titre de courtier à son compte ou agissant en agence ou encore le permis d’agence elle-même. De plus, votre dossier pourrait faire l’objet de mesures pouvant aller jusqu’au dépôt d’une plainte disciplinaire.
Pour en savoir plus, consultez cette section de la Ligne directrice : Gestion des plaintes et collaboration avec l’OACIQ ou l'article : Modifications à la Loi sur le courtage immobilier – projet de loi n°30.
17. Est-ce que je peux remplir le questionnaire d’auto-inspection si mes documents à insérer en pièces jointes (ex. : rapport en fidéicommis, relevés bancaires et registre des avis de divulgation) ne sont pas disponibles?
Vous ne pourrez pas finaliser et soumettre le questionnaire si les documents n’y sont pas joints. Vous pourrez seulement le remplir partiellement, où vos réponses y seront sauvegardées automatiquement. Vous pourrez y retourner à une date ultérieure pour ajouter les documents requis en pièces jointes et procéder avec l’achèvement de votre questionnaire d’auto-inspection. Vous devez vous assurer de respecter la date limite.
18. Qui a l’obligation de transmettre le registre des avis de divulgation à l’OACIQ?
Toute agence ou tout courtier agissant à son compte qui a eu des avis de divulgation au cours de l’année. Une agence ou un courtier dont le permis est suspendu a également cette obligation.
Le courtier dont le permis a été suspendu alors qu’il agissait pour le compte d’une agence a les obligations suivantes :
- tenir lui-même un registre des avis de divulgation;
- transmettre ce registre à l’OACIQ au plus tard le 31 mars de l’année suivante;
- conserver dans un dossier unique les avis qu’il a donnés.
19. Pourquoi est-il recommandé d’utiliser le navigateur Mozilla Firefox pour remplir mon questionnaire d’auto-inspection?
Nous vous recommandons l’utilisation de Firefox puisque certains navigateurs qui offrent une traduction automatique (ex. : Google Chrome) peuvent modifier l’intégrité du questionnaire en changeant certaines formulations de questions ou de choix de réponses.
Si toutefois vous tenez à remplir le questionnaire avec Google Chrome, nous vous invitons à ajuster les paramètres de traduction. Cliquez sur ce lien pour connaître la procédure.
20. J’utilise un système (ou une application) de gestion électronique de documents qui comprend la tenue du registre des contrats de courtage. Toutefois, ce système ne me permet pas d’obtenir le nombre de contrats de courtage achat de façon précise. Que faire pour répondre à la question à ce sujet?
Vous pouvez utiliser des outils comme un fichier Excel afin de filtrer le nombre de contrats de courtage achat de votre registre.
Le registre des contrats de courtage peut être extrait de votre système électronique en fichier Excel ou tout autre type de fichier (ex. : .PDF).
Si votre système ne vous permet pas l’extraction des données directement dans un fichier Excel, vous pouvez convertir le fichier obtenu en un fichier Excel (ex. : fichier extrait du système en format PDF converti en fichier Excel).
