3. La collaboration avec l’OACIQ

3.1 Obligation de collaboration envers l'OACIQ

3.2 Demande de renseignements, de documents et de rencontres

3.3 Dans le cadre d'une rencontre avec le syndic

3.4 Dans le cadre d'une demande du Service d'inspection ou d'une obligation prévue par la loi

3.5 Confidentialité des enquêtes

3.1 Obligation de collaboration envers l'OACIQ

La collaboration des courtiers et des dirigeants d’agence permet aux différentes instances de l’OACIQ de jouer leur rôle avec efficacité. Le non-respect de cette obligation peut non seulement entraîner des conséquences graves pour la protection du public, mais discréditer également l’ensemble de la profession. Il retarde indûment ou paralyse les opérations concernées, ce qui fait perdurer inutilement l’incertitude pour les personnes qui y sont impliquées (courtiers, agences, clients, etc.).

Ainsi, en vertu des articles 105 et 106 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité (ci-après le « Règlement sur les conditions »), le titulaire de permis a l’obligation de collaborer avec l’OACIQ à l’occasion des opérations suivantes :

• Une inspection;
• Une enquête tenue par le syndic¹;
• Une démarche de collecte d’informations par le service d’assistance;
• Une démarche de collecte d’informations par le comité d’indemnisation;
• Une procédure de médiation, d’arbitrage ou de conciliation menée par l’OACIQ.

L’obligation de collaborer signifie que le titulaire de permis doit :

• dévoiler tous les faits dont il a connaissance, sans dissimulation ou exagération;
• dire la vérité;
• produire tous les documents qui lui sont demandés sans dissimulation;
• répondre dans les plus brefs délais à toute demande selon le mode imposé par la personne qui l’a faite;
• se présenter à toute rencontre (en personne, virtuelle ou par téléphone) à laquelle il est convié.

Les coordonnées (numéro de téléphone, courriel, adresse) fournies à l’OACIQ par le titulaire de permis doivent être à jour, afin que le régulateur puisse communiquer avec lui. Le titulaire de permis est réputé avoir pris connaissance des demandes transmises par l’OACIQ à ces numéros de téléphone, courriel ou adresse.

Également, en vertu de l’article 78 et de la Loi sur le courtage immobilier, un inspecteur, le syndic ou un syndic adjoint peut avoir accès à l’établissement du titulaire de permis, examiner et tirer copie de tous livres, registres, comptes, dossiers et autres documents se rapportant aux activités de ces derniers et exiger tout renseignement ou document relatif à l’application de la Loi.

En outre, il est interdit d’entraver le travail d’une personne qui effectue une inspection ou une enquête.

De plus, il faut rappeler les obligations de confidentialité de titulaire de permis lorsqu’il est interpellé par le syndic de l’OACIQ dans le cadre d’une enquête. En effet, il ne peut révéler le fait qu’une demande d’information ou qu’une convocation, par exemple, lui ait été adressée par le syndic.

Le titulaire de permis ne doit pas communiquer avec la personne qui a demandé la tenue d’une enquête ou d’une intervention (sauf sur permission préalable et écrite du syndic), ni avec les différents intervenants impliqués dans la transaction à partir du moment où il est informé qu’une demande d’enquête ou d’intervention a été faite à son sujet, qu’une enquête ou qu’une intervention est en cours ou qu’une plainte disciplinaire lui a été notifiée.

Dans le même esprit, un titulaire de permis ne peut inciter une personne ayant porté plainte à retirer sa demande d’assistance auprès de l’OACIQ comme condition pour régler un différend.

Enfin, lorsque la société par actions d’un titulaire de permis est impliquée, la collaboration s’étend aux dirigeants, aux administrateurs et aux employés de cette société, le cas échéant.

3.2 Demande de renseignements, de documents et de rencontres

Le titulaire de permis qui reçoit une demande de renseignements, de documents ou de rencontre du syndic du service d’Assistance au public ou du service d’inspection doit prendre cette demande au sérieux et s’y conformer dans les meilleurs délais ou dans le délai prévu à la demande.

De plus, il ne doit pas inciter une personne qui détient des renseignements pertinents à une telle opération à ne pas collaborer. Enfin, il ne doit pas refuser d’autoriser une personne à divulguer de tels renseignements (article 107 RCE).

a) La demande assortie d’un délai

Lorsqu’une demande est transmise par le Service de l’inspection, le Service d'assistance au public ou le syndic, un délai est fixé pour fournir les documents et les renseignements demandés ou pour répondre à la convocation.

S’il est impossible pour le courtier ou le dirigeant d’agence de donner suite à la demande avant l’échéance du délai, il doit en transmettre les raisons par écrit.

Voici des exemples de demandes qui sont adressées aux courtiers et aux dirigeants d’agence :

• Demandes du Service de l’inspection :
  • Transmettre les documents et les renseignements requis en vue d’une inspection;
  • Fournir les documents et les renseignements requis pendant l’inspection;
  • Apporter les corrections requises au rapport des opérations en fidéicommis;
  • Effectuer les suivis requis auprès du Service de l’inspection;
  • Transmettre un accusé de réception du rapport d’inspection et de l’engagement, le cas échéant;
  • Être présent à la date et à l’heure fixées de l’inspection;
  • Assister à l’entièreté de la séance de démarrage à la date et à l’heure prévues;
  • Transmettre les documents requis concernant l’ouverture, la mise à jour et la fermeture du compte en fidéicommis, ainsi que dans le cadre d’une demande de cessation d’activités d’une agence ou d’un courtier à son compte.

• Demandes du Service d’assistance au public et du Bureau du syndic
  • Fournir les documents et les renseignements demandés dans les délais imposés;
  • Répondre aux questions sans exagération, dissimulation ou fausse déclaration;
  • Répondre à toute correspondance du Bureau du syndic;
  • Respecter les avis de convocation au Bureau du syndic;
  • S’assurer que les employés du titulaire de permis ou les courtiers de l’agence collaborent.

b) Le rappel 

À défaut de se conformer à la demande, le courtier ou le dirigeant d’agence recevra un seul rappel.

c) La convocation au Bureau du syndic et le dépôt d’une plainte disciplinaire

Après avoir reçu un rappel, si le titulaire de permis ne collabore toujours pas avec le service concerné dans le délai imposé sans avoir fourni des motifs suffisants par écrit après avoir reçu un rappel, il pourrait être convoqué au Bureau du syndic. De plus, considérant que le fait de ne pas collaborer constitue un manquement déontologique sérieux, une plainte disciplinaire pourrait être déposée devant le comité de discipline par le syndic.

Dans le cas d’un courtier qui exerce ses activités pour le compte d’une société par actions, il importe de préciser que ce courtier doit également s’assurer de la collaboration de cette dernière, de ses dirigeants et de ses employés, le cas échéant.

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3.3 Dans le cadre d'une rencontre avec le syndic

Lorsque convoqué par le syndic, le titulaire de permis doit se présenter à l’endroit et à l’heure convenue. Le syndic n’a pas l’obligation d’indiquer à l’avance le motif de la rencontre ou la nature de son enquête.

Lors de cette rencontre (en présentiel, virtuelle ou par téléphone), le titulaire de permis ne peut être accompagné de son dirigeant d’agence. Il ne peut être accompagné que de son avocat.

Dans le cadre d’une enquête menée par le syndic, le titulaire de permis doit répondre à toutes les questions qui lui sont posées. Ainsi, il ne peut refuser de répondre à une question qui lui est posée même si elle lui apparait non pertinente. S’il est accompagné d’un avocat, celui-ci ne pourra s’opposer aux questions posées par le syndic. Il doit répondre de manière véridique et complète, à défaut de quoi une plainte disciplinaire pourrait être déposée contre lui pour défaut de collaborer avec le syndic.

Dans l’affaire Castiglia c. 9130-0954 Québec inc. et Jean-François Lavoie, 2021 CanLII 27565, le comité de discipline déclare :

« Le premier devoir de tout professionnel est de collaborer, toute chose cessante, avec le syndic de son ordre et ce principe existe en matière de déontologie professionnelle depuis plus de 50 ans;

La pratique d’une profession n’est pas un droit, mais un privilège et le membre d’un ordre doit en tout temps collaborer à la mission première de tout ordre qui est la protection du public; »

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3.4 Dans le cadre d'une demande du Service d'inspection ou d'une obligation prévue par la loi

a) Comptabilité générale et en fidéicommis

Conformément à l’article 38 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences, le dirigeant d’agence ou le courtier qui agit à son compte doit transmettre à l’OACIQ les documents suivants avant le 31 mars de chaque année, et chaque fois que l’OACIQ lui en fait la demande :

• Un sommaire des dépôts et des retraits de son compte général et de l’ensemble de ses comptes spéciaux en fidéicommis comprenant les mentions prévues à l’article 38 LCI;
• Une copie de l’état de conciliation bancaire, établi à la fin de l’année civile ou pour la période pour laquelle l’Organisme en fait la demande, pour son compte général et chacun de ses comptes spéciaux en fidéicommis comprenant les mentions prévues à l’article 38 LCI;
• La liste détaillée des sommes détenues dans son compte général en fidéicommis et ses comptes spéciaux en fidéicommis à la fin de l’année civile ou de la période pour laquelle l’Organisme en fait la demande. Cette liste doit indiquer ce qui est prévu à l’article 38 LCI.

b) Registre des avis de divulgation

Chaque année, avant le 31 mars, et chaque fois que l’OACIQ lui en fait la demande, le titulaire de permis doit transmettre à l’Organisme un exemplaire de son registre des avis de divulgation, conformément à l’article 7 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.

c) Questionnaire d’auto-inspection

L’auto-inspection est un outil que le service de l’Inspection de l’OACIQ a mis sur pied afin d’encadrer et de surveiller l’exercice du courtage immobilier au Québec. Chaque année, les dirigeants d’agence et les courtiers qui agissent à leur compte doivent procéder à leur auto-inspection et en faire rapport au service de l’Inspection. Cette mesure vise à consolider ou à améliorer certains aspects de la pratique et ainsi assurer la protection du public.

Le dirigeant d’agence et le courtier qui agit à son compte doit donc transmettre, les réponses au questionnaire annuel d’auto-inspection dans le délai imparti. Des rappels leur sont transmis par le service d’Inspection par courriel et par le biais du PRO@CTIF. Le questionnaire d’auto-inspection doit être rempli en entier et de façon véridique.

Le comité de discipline de l’OACIQ a récemment reconnu coupables plusieurs dirigeants d’agence et agences de ne pas avoir transmis leur questionnaire d’auto-inspection dans les délais prévus et, dans certains cas, pour y avoir fait de fausses déclarations ou pour ne pas avoir répondu aux demandes subséquentes de l’OACIQ. Le comité de discipline a notamment ordonné des périodes de 30 jours de suspension de permis à des dirigeants d’agence et imposé des amendes aux agences en question. Pour en savoir plus, lire les décisions disciplinaires complètes :

• Décision sur culpabilité et sanction (33-20-2247/33-20-2248)
• Décision sur culpabilité et sanction (33-20-2278/33-20-2279)
• Décision sur culpabilité et sanction (33-20-2243/33-20-2244)
• Décision sur culpabilité et sanction (33-20-2263/33-20-2265)
• Décision sur culpabilité et sanction (33-20-2241)
• Décision sur culpabilité et sanction (33-20-2240)
• Décision sur culpabilité et sanction (33-20-2242)
• Décision sur culpabilité et sanction (33-20-2238/33-20-2239) 

Dans l’affaire Poirier c. Yu, 2021 CanLII 51225, le comité de discipline établit clairement que l’article 105 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité « impose au professionnel le devoir de collaborer lors d’une inspection en dévoilant dans les plus brefs délais toutes les informations ou documents requis ». Il rappelle également qu’un « professionnel du courtage doit toujours s’assurer de pouvoir être rejoint en tout temps, que ce soit par téléphone ou par courriel, et ce, surtout lorsque la communication provient de l’OACIQ. »

Ainsi, ne pas réaliser cette auto-inspection dans les délais prévus et ne pas collaborer avec les différents services de l’OACIQ constituent des manquements graves qui portent directement atteinte à la mission de protection du public de l’Organisme. Le comité de discipline de l’OACIQ ne tolère en aucun cas ce type d’infraction.

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3.5 Confidentialité des enquêtes

Lorsque la collaboration d’un titulaire de permis est requise par un service de l’OACIQ, il est important de rappeler que de telles démarches sont strictement confidentielles.

Dès lors, il est primordial que le titulaire de permis prenne les mesures nécessaires afin d’assurer la confidentialité de ses communications avec le personnel de l’OACIQ.

Lorsque des documents ou des renseignements sont demandés à un dirigeant d’agence, ce dernier ne doit pas en informer le ou les courtiers impliqués ni les autres intervenants au dossier.

Pareillement, un courtier doit éviter de discuter de toute demande reçue dans le cadre d’une enquête. Il est à noter toutefois que le courtier pourrait devoir divulguer à son dirigeant d’agence qu’il fait l’objet d’une demande d’assistance ou d’une enquête.

Le respect du caractère confidentiel des demandes qui sont formulées aux courtiers et aux dirigeants d’agence est le reflet de l’intégrité et du professionnalisme de ceux-ci. Ainsi, advenant le non-respect de cette obligation, des mesures disciplinaires pourraient être entreprises dans les cas qui le requièrent.

Enfin, l’entièreté de la demande d’assistance et du dossier d’enquête est confidentielle, y compris toutes les démarches et les communications qui sont effectuées dans ce cadre. Personne ne peut y avoir accès ni savoir si un titulaire de permis fait l’objet d’une demande d’assistance ou d’une enquête. Lorsqu’une plainte disciplinaire est déposée contre le courtier, les éléments de preuve déposés devant le Comité de discipline peuvent être rendus publics, sauf ordonnance du Comité au contraire. 

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Ressources utiles
Le traitement des demandes d'assistance
La collaboration avec l'OACIQ : une obligation essentielle
Articles 68, 71, 105, 106, 107, 109 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité