La signature électronique est-elle sécuritaire? Oui!

Vous vous apprêtez à signer électroniquement un formulaire lors d’une transaction immobilière? Rapide et efficace, la signature électronique a le mérite de faire gagner du temps de manière sécuritaire pour toutes les parties, lorsqu’utilisée correctement. Voici les grandes lignes des mesures prises par l’OACIQ afin de s’assurer que c’est le cas, ainsi qu’un aperçu des règles à respecter par le courtier pour votre protection.

Des signatures accréditées

L’OACIQ a mis au point un rigoureux programme d’accréditation des firmes proposant leur solution de signature électronique. Leur utilisation par le courtier vous garantit la validité du procédé utilisé, ainsi que la protection des parties à la transaction.

L’utilisation d’une solution accréditée permet :

• que la signature apposée électroniquement sur un document soit considérée valable;
• que les renseignements personnels des parties à une transaction soient protégés;
• que le courtier puisse récupérer certaines données auprès du fournisseur de services;
• que l’OACIQ puisse intervenir en cas de problème, ayant une entente avec le fournisseur.

Voici la liste des solutions accréditées par l’OACIQ à ce jour :

• e-Z-Sign, de la firme e-Z-max
• Authentisign^®, de la firme Instanet Solutions [site en anglais seulement]
• NexOne Sign, de Nexone Corporation

L’OACIQ collabore également avec les autres professionnels impliqués dans la transaction afin de les familiariser avec ses mécanismes d’accréditation des solutions électroniques. Ainsi, l’Organisme a récemment conçu un guide pratique à l’attention des notaires pour les aider à valider l’authenticité des signatures utilisées à l’aide des trois solutions de signatures électroniques présentement accréditées par l’OACIQ.

Devoirs du courtier

De plus en plus de professionnels autorisés par l’OACIQ utilisent une telle solution de signature électronique pour conclure leurs transactions. Voici quelques directives à respecter par le courtier :

• Le courtier qui fait l’utilisation d’une solution de signature électronique doit d’abord évaluer si celle-ci est appropriée pour la situation où il aura à faire signer des documents.
• Lorsqu’un courtier désire faire signer un document par un processus de signature électronique, il est important que, mis à part la transmission par courriel du document à signer, il utilise un deuxième mécanisme d’authentification pour s’assurer de l’identité de la personne qui signera le document. L’authentification peut se faire à l’aide d’un mot de passe transmis par SMS (texto), par exemple, ou encore à l’aide de réponses à des questions préalablement établies entre le courtier et la partie qu’il fait signer.
• Ensuite, lorsqu’une des parties appose sa signature sur un document, le lieu de la signature doit également être indiqué. Il est possible d’ajouter un champ vide qui devra être rempli par le signataire. Le courtier qui amorce le processus de signature est celui qui doit ajouter le ou les champs à remplir avant l’acceptation de la signature. Un champ devra également être présent afin que l’autre partie signifie son acceptation ou son refus, le cas échéant.
• Enfin, l’inscription des heures et des dates est importante, car elle permet par exemple de s’assurer que le délai d’acceptation d’une promesse d’achat ou d’une contre-proposition est respecté pour établir le lien juridique entre les parties.

Notez qu’un document ou un formulaire peut être signé selon un processus purement électronique ou encore un processus mixte, c’est-à-dire qu’une des parties pourrait utiliser une signature manuscrite (à la main) et l’autre, une signature électronique.

Toutefois, un contrat de courtage exclusif vente ou achat d’un immeuble principalement résidentiel de moins de cinq logements ne peut pas être signé selon un processus mixte.

Prenons l’exemple suivant : 

• Un courtier représente un couple pour la vente de sa propriété et l’un des conjoints se trouve à l’extérieur de la province. Le courtier et un des deux clients, soit le conjoint qui est au Québec, se rencontrent et signent un contrat de courtage de manière manuscrite. Par la suite, ce contrat est numérisé et envoyé à l’autre client pour qu’il le signe de manière électronique. Le courtier remet cette dernière copie à chacun des deux clients. 

Cette pratique n’est pas acceptable, puisque la remise d’un contrat signé par un processus mixte ne peut être considéré comme un double. Il s’agit plutôt d’une copie.

En effet, l’article 25 de la Loi sur le courtage immobilier stipule que le courtier doit remettre un double du contrat au client, c’est-à-dire un exemplaire comportant les signatures originales des parties ou encore qui ont été authentifiées selon un protocole de signature électronique.

Pour toute question concernant l’utilisation des signatures électroniques, veuillez contacter le centre de renseignements Info OACIQ.

Apprenez-en plus sur les obligations des courtiers immobiliers en consultant la page Qu’est-ce qu’un professionnel autorisé par l’OACIQ?.