5. Obligation de surveillance et de supervision de l'agence et de son dirigeant :

PRÉVENIR, DÉTECTER ET ÉVITER LES CONFLITS D'INTÉRÊTS
 

Le titulaire de permis d’agence ainsi que le dirigeant d’agence veillent à la discipline des titulaires de permis de courtier qui les représentent. Ils doivent s’assurer que ceux-ci agissent conformément à la loi. Ainsi, ils doivent prévenir les situations de conflit d’intérêts notamment par la mise en place des mesures suivantes :

• Analyser les pratiques et les activités afin de déterminer celles qui sont susceptibles de générer des conflits d’intérêts;
   
• Établir des balises et des normes claires afin d’éviter les risques de conflits d’intérêts. Ces balises et normes devraient être fréquemment réévaluées;
   
• Veiller à ce que les pratiques et activités soient conformes aux balises et normes établies.

Le titulaire de permis d’agence et le dirigeant d’agence doivent élaborer, mettre en place et appliquer des politiques et des procédures relatives aux conflits d’intérêts visant les titulaires de permis qui représentent l’agence. Ces politiques et procédures doivent comporter les éléments suivants :

• Une description de ce qui constitue un conflit d’intérêts et des exemples de situations susceptibles de générer des conflits d’intérêts ou une apparence de conflit d’intérêts, afin d’en faciliter la compréhension et la détection;

• Un processus de dénonciation permettant d’informer le dirigeant d’agence des conflits d’intérêts réels ou potentiels;

• Une procédure prévoyant comment le titulaire de permis entend régler les situations de conflit d’intérêts constatées. Une telle procédure devrait notamment prévoir les interventions concrètes à effectuer pour mettre fin aux conflits d’intérêts, notamment de quelle manière un courtier peut cesser de servir le client;

• Une obligation de documenter les situations de conflit d’intérêts constatées et de préciser de quelle façon elles ont été réglées;

• Une reddition de compte périodique aux dirigeants d’agence des situations de conflit d’intérêts documentées;

• Un programme de formation offert aux titulaires de permis, aux dirigeants d’agence, et aux employés de l’agence afin de favoriser une bonne connaissance des politiques et procédures relatives aux conflits d’intérêts;

• Des mécanismes de contrôle internes afin d’assurer le respect des politiques et procédures relatives aux conflits d’intérêts, prenant par exemple la forme d’examens (aléatoires ou fondés sur le risque) des dossiers clients et des pratiques des titulaires de permis.