2. Sélection des titulaires de permis et des employés
Compte tenu des obligations déontologiques portant sur la surveillance des titulaires de permis et des employés de l’agence immobilière, il est d’autant plus important que le processus de sélection et de recrutement de ces derniers soit rigoureux.
Puisque la surveillance et la supervision que doivent exercer les dirigeants d’agence doivent être adaptées en fonction du profil et des besoins particuliers de chaque courtier, il est crucial qu’ils connaissent bien ces derniers dès leur sélection et leur recrutement. Ils peuvent ainsi les intégrer adéquatement au sein de l’agence immobilière et s’assurer qu’ils agissent de manière conforme. En participant au processus de sélection des courtiers, le dirigeant d’agence s’assure de choisir ceux qui correspondent à ces exigences.
Ainsi, le dirigeant d’agence doit mettre en place un processus de sélection des titulaires de permis. Ce processus de sélection doit prévoir la vérification de l’exactitude des renseignements fournis par le titulaire de permis et sa probité. À cette fin, le dirigeant d’agence doit vérifier :
- la compétence;
- la probité et l’honnêteté;
- les références fournies ainsi que les antécédents professionnels;
- les motifs de résiliation de contrat ou de licenciement d’une agence, le cas échéant;
- les motifs justifiant le courtier à changer d’agence;
- les antécédents pénaux et criminels;
- les antécédents disciplinaires à l’OACIQ ou de tout ordre professionnel;
- la situation financière et les antécédents en matière de faillite;
- les autres activités professionnelles;
- le fait que le courtier soit actionnaire ou administrateur d’une personne morale;
- la validation de ses numéros de TPS/TVQ;
- etc.
Il est important de prendre le temps d’examiner le profil du courtier et de ses activités incluant ses compétences et son expérience afin d’établir d’emblée l’encadrement personnalisé qui devra être mis en place.
Ainsi, avant d’intégrer un nouveau courtier à l’agence, il serait à propos de lui demander s’il a déjà fait l’objet d’une inspection et, le cas échéant, de prendre connaissance avec lui du contenu du ou des rapports déposés dans son dossier sur synbad.com.
Les vérifications effectuées dans le cadre du processus de sélection peuvent mener à la conclusion que le titulaire de permis représente un risque pour l’agence immobilière et la protection du public. Selon le risque, le dirigeant d’agence doit adapter le niveau de surveillance à mettre en place. Si les risques sont trop élevés par rapport à la capacité de surveillance du dirigeant d’agence et de l’agence elle-même, ce dernier ne doit pas recruter ce titulaire de permis.
Un processus de sélection similaire doit également être mis en place pour l’embauche de tout employé ou toute personne autorisée à agir pour un titulaire de permis.
Bon à savoir!
Les dirigeants d’agences ont avantage à informer, en amont, toute personne qui souhaite devenir courtier des déclarations à faire dans le cadre d’une demande de délivrance de permis et des tenants et aboutissants de certains éléments. En effet, des conditions ou des restrictions au permis peuvent être imposées dans certaines circonstances. La délivrance du permis peut même être refusée par le comité de délivrance et de maintien de permis (CDMP) selon l’analyse et les constats qui sont faits. En conséquence, le dirigeant d’agence doit informer les candidats que des antécédents judiciaires ou une faillite peuvent avoir des conséquences sur la délivrance du permis. Il doit prendre connaissance des déclarations apparaissant au formulaire de demande de délivrance d’un permis disponible au www.oaciq.com.
