5. Tenue des comptes en fidéicommis
La tenue des comptes en fidéicommis doit se faire avec une rigueur absolue, entre autres parce que les sommes détenues appartiennent à autrui. De plus, les titulaires de permis doivent être conscients que ce type de compte revêt un attrait particulier pour les blanchisseurs d’argent. Ils doivent s’assurer d’en faire une utilisation conforme.
5.1 Conciliation bancaire mensuelle
5.2 Rapport des opérations en fidéicommis
5.3 Sommes considérées comme des biens non réclamés
5.1 Conciliation bancaire mensuelle
Le titulaire de permis doit tenir à jour une comptabilité distincte pour chaque compte en fidéicommis et en faire une conciliation bancaire mensuelle, selon les principes comptables généralement reconnus*1.
La conciliation bancaire (ou rapprochement bancaire) est un processus qui sert à s'assurer que les livres comptables de l'entreprise sont en adéquation avec les relevés bancaires professionnels. Cela veut dire que le solde débiteur des comptes doit être égal au solde créditeur de la banque.
Lors de la conciliation bancaire, les informations du registre des opérations au compte général en fidéicommis sont comparées avec celles du relevé bancaire. Si les soldes de fin de période des deux documents diffèrent, ces différences doivent être expliquées (ex. : chèque en circulation à la fin du mois) ou corrigées (ex. : une somme a été déposée par erreur dans le compte en fidéicommis plutôt que dans le compte d’opérations).
Des processus appropriés de conciliation bancaire permettent, par exemple, de détecter rapidement les problématiques suivantes :
- des virements non autorisés;
- des paiements de clients qui ont rebondi ou échoué;
- des frais bancaires en cas de fonds insuffisants;
- une entrée manquante au registre des opérations au compte général en fidéicommis;
- des erreurs bancaires;
- une fraude bancaire.
Il est également indispensable d’avoir une liste des sommes détenues à la fin du mois. De cette façon, il est très facile de savoir quelle est la balance du montant détenu en fidéicommis et à qui ces sommes appartiennent.
Une tenue à jour du registre est obligatoire puisqu’il n’est pas possible d’effectuer une conciliation lorsque le registre est rempli à l’aide du relevé bancaire. Cette pratique est à proscrire.
*Principes comptables généralement reconnus
Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) forment un ensemble de normes et de règles qui servent de guide général à la communication de l’information financière. L’expression « généralement reconnus » signifie que ces principes sont validés par les principales autorités de règlementation.
Au Canada, les normes comptables sont établies par le Conseil des normes comptables (CNC) et le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) de l'ordre des Comptables professionnels agréés du Canada (CPA).
5.2 Rapport des opérations en fidéicommis
Le titulaire de permis doit transmettre à l’OACIQ, avant le 31 mars de chaque année et chaque fois qu’il lui en fait la demande, le Rapport des opérations en fidéicommis accompagné du registre et des relevés bancaires. Cette transmission est obligatoire même s’il n’y a eu aucune activité dans le compte en fidéicommis durant l’année, que le compte est fermé ou que le titulaire de permis a cessé ses activité2.
Il est non seulement primordial que le rapport des opérations en fidéicommis soit transmis dans les délais, mais également qu’il soit complet et balancé, sans quoi le dossier pourrait faire l’objet de mesures allant jusqu’au dépôt d’une plainte disciplinaire.
Faire une conciliation bancaire mensuelle facilite la production du rapport annuel des opérations en fidéicommis, puisque celui-ci représente une conciliation bancaire annuelle.
Tout comme pour la conciliation bancaire mensuelle, le rapport annuel des opérations en fidéicommis est, en fait, une conciliation des comptes en fidéicommis qui inclut les explications des différences entre le registre des opérations en fidéicommis et les relevés bancaires du compte général et des comptes spéciaux en fidéicommis.
Lorsque le rapport couvre les activités de l’année entière, soit du 1er janvier au 31 décembre, les informations qu’on y retrouve sont tirées des registres des opérations du compte général et des comptes spéciaux en fidéicommis, du relevé bancaire du compte général et du relevé des comptes spéciaux en fidéicommis au 31 décembre.
Attention - Dans sa pratique, le titulaire de permis doit, en tout temps, tenir compte de ses aptitudes, des limites de ses connaissances et des moyens dont il dispose3. Cela vaut entre autres pour la production du rapport des opérations en fidéicommis. Il est donc fortement conseillé de recourir à un comptable professionnel agréé (CPA) pour se faire aider dans cette tâche.
Le rapport des opérations en fidéicommis doit comporter les informations suivantes4 :
- Un sommaire des dépôts et des retraits du compte général et de l’ensemble des comptes spéciaux en fidéicommis comprenant les mentions obligatoires ou une attestation de l’institution financière qu’il n’y a eu aucune activité dans le compte en fidéicommis pour la période en question;
- Une copie de l’état de conciliation bancaire comprenant les mentions obligatoires, lequel état est établi à la fin de l’année civile ou pour la période pour laquelle l’OACIQ en fait la demande (pour le compte général et chacun des comptes spéciaux en fidéicommis);
- La liste détaillée des sommes détenues dans le compte général et dans les comptes spéciaux en fidéicommis à la fin de l’année civile ou de la période pour laquelle l’OACIQ en fait la demande. Cette liste doit indiquer les mentions obligatoires.
Attention - Les montants totaux apparaissant aux points 1, 2 et 3 doivent balancer et chacun des documents requis pour ces points doit contenir le nom du titulaire de permis, être signé par une personne autorisée par celui-ci et porter la date de la signature.
Il appartient à l’agence ou au courtier à son compte de procéder à la conciliation des comptes. Toute différence doit être expliquée et documentée, et les écritures nécessaires effectuées.
OUTIL :
2 Art. 38 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.
3 Art. 73 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité.
4 Art. 38 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.
5.3 Sommes considérées comme des biens non réclamés
Le titulaire de permis détenant des sommes en fidéicommis qui sont considérées comme des biens non réclamés au sens de la Loi sur les biens non réclamés, doit en disposer conformément à cette Loi et en aviser sans délai l’OACIQ5.
Dans le contexte du courtage immobilier, toute somme détenue en fidéicommis sera considérée comme un bien non réclamé lorsqu’elle n’a fait l’objet d’aucune réclamation, opération ou instruction de la part du bénéficiaire domicilié au Québec quant à son utilisation dans les trois (3) ans suivant la date de son exigibilité.
Mise en situation :
Au moment de la transaction, une somme de 5 000 $ est déposée dans un compte en fidéicommis en vue de l’achat d’un terrain dans le cadre d’un projet de développement prévu deux (2) ans plus tard. La signature de l’acte notarié est repoussée plusieurs fois. Finalement, la transaction est annulée. Durant cette période, le déposant a déménagé et n’a pas informé le fiduciaire de ses nouvelles coordonnées.
Ce que le titulaire de permis doit faire :
Il importe d’abord de déployer tous les efforts possibles pour retrouver le bénéficiaire (Canada 411, registraire des entreprises, moteurs de recherche, etc.), car le titulaire de permis devra démontrer les différentes recherches qu’il a effectuées.
Si, trois (3) ans après la date où la transaction est tombée, le déposant n’a toujours pas été retrouvé malgré les tentatives à cet effet, le fiduciaire devra suivre les directives de la Loi sur les biens non réclamés afin que l’argent soit transféré à Revenu Québec.
À défaut d’en faire la remise rapidement, le titulaire de permis pourrait se voir imposer des intérêts sur ces sommes à partir de la date où elles auraient dû être transmises à Revenu Québec.
Pour plus d’informations, consultez le site Internet de Revenu Québec.
