L’Inspection, un service engagé dans l’atteinte d’une pratique de qualité

À titre de régulateur, l’OACIQ a pour mission de protéger le public en faisant appliquer la Loi sur le courtage immobilier et en veillant à ce que les titulaires de permis respectent leurs obligations déontologiques. L’inspection est l’un des moyens mis en œuvre pour atteindre cet objectif.

Avoir l’assurance de pratiquer dans les règles de l’art donne non seulement confiance aux courtiers et aux dirigeants d’agence, mais également au public appelé à négocier par leur intermédiaire.

Le Service de l’inspection surveille l’exercice des activités des courtiers et des dirigeants d’agence et contribue, de ce fait, à renforcer ce lien de confiance.

Les inspecteurs

Spécialement formés à cette fin, les inspecteurs sont des employés permanents de l’OACIQ. S'ils sont titulaires d’un permis de courtier immobilier, ils n’ont pas le droit d’exercer la profession.

Outre le travail spécifique relié à l’inspection, les inspecteurs endossent également un rôle de soutien et de formation en donnant des conférences, des sessions de démarrage faisant office de première inspection et certaines des formations offertes par l’OACIQ.

L’avis d’inspection

Le courtier agissant à son compte ou le dirigeant d’agence reçoit par courriel un avis d’inspection indiquant la date et l’heure à laquelle l’inspecteur se présentera à l’établissement.

La présence du courtier agissant à son compte ou du dirigeant d’agence est requise lors de l’inspection. Il est à noter que, dans certaines situations, l’inspecteur peut se présenter sans avis chez une agence ou chez un courtier agissant à son compte.

La portée de l’inspection

En conformité avec la Loi, l’inspection porte sur l’ensemble de la pratique du courtier agissant à son compte, ou de l’agence et des courtiers autorisés à agir pour elle.

L’inspecteur vérifie la conformité de la gestion du ou des comptes en fidéicommis, de la comptabilité, de la tenue des dossiers et des registres ainsi que de la divulgation des conflits d’intérêts. À cela s’ajoute l’inspection de la compétence des courtiers.

Si l’inspecteur constate une infraction qui compromet la protection du public, il peut la soumettre au comité d’inspection, lequel fera toute recommandation qu’il jugera appropriée ou encore, il pourra immédiatement en aviser le syndic.

Le rapport d’inspection

À la suite de l’inspection, un rapport est transmis au courtier agissant à son compte ou à l’agence. L’ensemble des constats de l’inspecteur en ce qui concerne la gestion de l’établissement ou de l’agence s’y trouve, et les mesures correctives à apporter aux éléments non conformes y sont formulées. Le rapport inclut aussi un portrait global de la pratique du courtier agissant à son compte, ou de celle des courtiers autorisés à agir pour l’agence et ayant été inspectés.

De plus, chaque courtier inspecté recevra un rapport individuel. Le rapport sur la compétence fait état des erreurs ou omissions constatées par l’inspecteur dans les dossiers vérifiés : choix et remplissage des formulaires, rédaction de clauses particulières, documentation des dossiers et suivi des transactions.

Les rapports indiquent également si un engagement à respecter un ou des articles de la Loi sur le courtage immobilier et de ses règlements ou à suivre des formations doit être signé.

Le suivi d’inspection

Par ailleurs, d’autres actions pourraient devoir être entreprises après l’inspection pour s’assurer que le dirigeant d’agence ou le courtier a donné suite aux actions requises par l’inspecteur et aux engagements exigés par le comité d’inspection, s’il y a lieu.

Une autre inspection pourrait être également prévue dans les 6 à 12 mois qui suivent.

Il est primordial de vous assurer de prendre sans délai les mesures nécessaires pour éviter la répétition des manquements. À défaut de quoi, des mesures disciplinaires pourraient être entreprises.

Le comité d’inspection

Comme l’exige la Loi, l’OACIQ est tenu de créer un comité d’inspection. Celui-ci est composé de dirigeants d’agence et de courtiers agissant à leur compte.

Suivant un protocole, le comité d’inspection se réunit et les inspecteurs présentent les rapports d’inspection de courtiers et de dirigeants d’agence nécessitant diverses interventions. Le comité peut faire au courtier et au dirigeant de l’agence qui fait l’objet d’une inspection toute recommandation qu’il juge appropriée et lui faire signer un engagement à respecter un article de la Loi ou un de ses règlements. En outre, il peut obliger un courtier ou un dirigeant d’agence à suivre avec succès un cours ou toute autre formation. S’il constate qu’une infraction à la Loi ou à un règlement a été commise, le comité en avise immédiatement le syndic.