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Documentation des dossiers : c’est l’affaire de tous les courtiers

Fournir les documents nécessaires au maintien des dossiers et registres fait partie intégrante des exigences liées à l’exercice de la profession. Pour vous outiller afin de les respecter, voici un rappel des actes que vous devez poser, suivi de sources d’information qui vous seront utiles :

  • Vérifier les renseignements fournis au public ou à un autre titulaire de permis;
  • Établir une fiche descriptive (que la propriété soit inscrite ou non à un service de diffusion d'information) contenant notamment les déclarations du vendeur, toutes les informations pertinentes à la description de l’immeuble et à la préparation d’une proposition de transaction ainsi que toutes les mentions exigées par la réglementation;
  • Remplir avec le vendeur le formulaire Déclarations du vendeur sur l’immeuble (ou Déclarations du vendeur sur l’immeuble – Copropriété divise) dans tous les cas où ce formulaire est obligatoire, et recommander fortement de le remplir dans les autres cas;
  • Fournir aux courtiers des acheteurs toutes les informations pertinentes à la réalisation de la transaction;
  • Vérifier l’identité et la capacité juridique de la partie qu’il représente et de l’autre partie, si celle-ci n’est pas représentée;
  • Fournir sans délai à l’agence tous les renseignements nécessaires à la tenue et au maintien des registres, ce qui inclut nécessairement tout contrat de courtage, tout document ayant servi à l’exécution du contrat, toute promesse de transaction et tout document afférent.

Vous devez également pouvoir démontrer l’exactitude des informations que vous fournissez. Adopter ces pratiques contribuera à assurer la qualité de vos activités auprès de vos pairs et de vos clients, et réduira le risque de faire l’objet d’une plainte. Le comité de discipline de l’OACIQ rend en effet chaque année nombre de verdicts de culpabilité pour des plaintes à l’encontre de courtiers ayant manqué à ce devoir de vérification, d’information et de conseil.

Quelques incontournables sources d'information

Le Service d’inspection met à la disposition des courtiers et des agences différents aide-mémoire portant spécifiquement sur ce que devrait inclure un dossier de contrat de courtage et un dossier de transaction en matières résidentielle et commerciale. Ces aide-mémoire sont disponibles dans synbad.com.

La documentation des dossiers demeure l’un des éléments permettant de statuer sur la compétence du courtier. Voir à ce sujet l’article suivant : La vérification de la compétence, un nouvel outil pour améliorer l’image de notre profession.

Le site de l’OACIQ compte également des articles sur divers aspects touchant la nécessité de vérification de l’information transmise au public. Une recherche par mot-clé (vérification, documentation, limitation du droit de propriété, copropriété, servitude, etc.) est rapide, facile, efficace et accessible à tous.

Comment documenter ses dossiers? Où vérifier l'information?

Avec les nouveaux outils dont le courtier d’aujourd’hui dispose, il n’y a plus de raison justifiant un manque de documentation. C’est pourquoi le Service d’inspection continuera d’insister pour que les titulaires de permis démontrent qu’ils ont vérifié les informations transmises au public et aux autres titulaires de permis.

Pour vous y aider, la liste de sites suivante se veut un point de départ. À partir de ces liens, il vous sera possible d’avoir l’information concernant par exemple : le nom des propriétaires, les titres de propriété, la déclaration de copropriété, la convention d’indivision, les servitudes, les autres limitations de droit privé, le plan du cadastre rénové, les baux publiés, etc.

Numéro de référence
119068
Dernière mise à jour
2 novembre 2022