4. Confidentialité des renseignements personnels et principe de consentement
4.1 Principes essentiels dans la réglementation
4.2 Exception : renseignements personnels ayant un caractère public
4.3 Consentement valide
4.3.1 Consentement manifeste, libre et éclairé
4.3.2 Consentement donné à des fins spécifiques et limité dans le temps, en termes simples et clairs
4.3.3 Consentement donné pour utilisation secondaire
4.1 Principes essentiels dans la réglementation
Conformément au respect du droit à la vie privée, deux principes essentiels ressortent de la réglementation et doivent être respectés :
- La confidentialité par défaut des renseignements personnels;
- La nécessité d’un consentement de la personne visée pour la cueillette, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels, à moins d’une exception prévue expressément par la Loi.
Les articles 31 et 33 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité reflètent ce principe de confidentialité :
« 31. Le titulaire de permis doit respecter la confidentialité des informations qui lui sont confiées, ainsi que le secret de tout renseignement personnel recueilli à l’occasion de l’exercice de ses activités, à moins qu’une disposition expresse d’une loi, une ordonnance d’un tribunal compétent ou l’exercice de ses activités ne le relève de cette obligation.
33. Le titulaire de permis doit prendre tous les moyens raisonnables pour qu’une personne qu’il emploie ou autorise à agir pour lui ne révèle pas les renseignements personnels recueillis à l’occasion de l’exercice de ses activités.
Le titulaire de permis doit s’assurer que ses outils de travail de même que les registres et les dossiers qu’il tient sont installés ou conservés de façon à préserver la confidentialité des documents ou de l’information qui s’y retrouvent. »
4.2 Exception : renseignements personnels ayant un caractère public
En vertu des exceptions prévues par les différentes lois, certains renseignements, bien qu’ils soient personnels, demeurent publiquement accessibles. En effet, toute personne peut consulter des registres publics dont certains contiennent des renseignements personnels, tels le Registre foncier, le rôle d’évaluation, le plumitif judiciaire et le Registre des entreprises du Québec.
Toute personne peut connaître le nom et l’adresse de l’établissement du titulaire de permis de l’OACIQ1. L’OACIQ peut également vérifier les antécédents judiciaires des titulaires de permis par le biais du registre public.
Cependant, un renseignement public complété par un renseignement qui ne l’est pas doit demeurer confidentiel. Par exemple, l’intention du propriétaire de l’immeuble situé à l’adresse X de le vendre en dessous de sa valeur municipale est un renseignement personnel confidentiel.
Nouvelles obligations à compter du 22 septembre 2023 :
Le nom, le titre, la fonction de même que l’adresse postale, l’adresse électronique et le numéro de téléphone professionnels d’une personne qui exerce une fonction dans une entreprise privée seront considérés comme étant publics2. Cela ne signifie pas que l’agence doit nécessairement diffuser la liste de son personnel avec leurs coordonnées. Toutefois, l’agence doit fournir les coordonnées professionnelles de tout membre de son personnel si une personne du public ou toute autre entité en fait la demande.
1 Art. 57, par. 5o de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels (RLRQ, ch. A-2.1).
2 Art. 1 de la Loi sur le secteur privé, en vigueur le 22 septembre 2023.
4.3 Consentement valide
À toutes les étapes de traitement d’un renseignement personnel, il y a lieu de demander le consentement de la personne concernée, à l’exception des cas prévus spécifiquement dans la Loi3.
Bien que la loi ne l’exige pas expressément, il est fortement recommandé d’obtenir systématiquement un consentement écrit permettant ainsi au titulaire de permis, en cas de litige, d’inspection de l’OACIQ ou d’une enquête du syndic, de démontrer sa conformité à cet égard.
Qu’il s’agisse d’un consentement écrit ou verbal, le titulaire de permis doit consigner à son dossier les preuves du consentement donné, en conservant par exemple l’enregistrement téléphonique et les échanges écrits, et en notant la date ainsi que l’objet du consentement.
3 Art. 14 de la Loi sur le secteur privé; LQ 2021, c. 25, art. 110 introduisant l’art. 14.
4.3.1 Consentement manifeste, libre et éclairé
Le consentement doit être clair et sans équivoque. La personne concernée doit être consciente des raisons pour lesquelles on recueille ses renseignements et de l’utilisation qui en sera faite. Vu que le titulaire de permis recueille le plus souvent des renseignements personnels sensibles en rapport avec la situation familiale ou financière du client, il est important que le consentement soit manifesté de façon expresse4.
Rappelons que le titulaire de permis est tenu de fournir toutes les explications nécessaires à la compréhension et à l’appréciation des services qu’il rend5. Il lui appartient de donner le plus d’informations possible afin que la personne concernée comprenne comment et pourquoi, il recueillera, utilisera et communiquera (le cas échéant) ses renseignements personnels.
Le fait qu’un client vendeur communique son numéro de téléphone à son courtier ne signifie pas automatiquement qu’il consent à ce que ce numéro soit affiché publiquement dans un service de diffusion d’informations (ex. : Centris).
Un autre exemple est celui de la transmission des informations relatives à l’immeuble au service de diffusion d’informations aux fins d’établissement de comparables et de statistiques (clause 6.1 du formulaire de contrat de courtage). Il faut que la personne soit consciente que les informations pourraient y rester même après l’expiration du contrat de courtage.
De plus, le titulaire de permis doit utiliser les médias sociaux avec prudence. Avant de rédiger une publication ou un commentaire, il doit toujours s’interroger sur la pertinence de sa publication6 et vérifier si elle respecte la réglementation en matière de protection de la vie privée.
4Art. 13 de la Loi sur le secteur privé, en vigueur le 22 septembre 2023.
5 Art. 78 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité.
6 Ligne directrice de l’OACIQ, Représentation, sollicitation, promotion et publicité (section 6.2.3 Réseaux sociaux).
4.3.2 Consentement donné à des fins spécifiques et limité dans le temps, en termes simples et clairs
Le consentement doit être limité à l’objet du dossier et il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été donné. Si le délai du consentement est expiré ou si les fins pour lesquelles il a été donné sont réalisées, un nouveau consentement est nécessaire pour continuer d’utiliser les renseignements. À noter qu’une personne ne peut pas donner un consentement général à l’utilisation illimitée de ses renseignements personnels.
Afin d’assurer la validité d’un consentement, il vaut mieux préciser de la façon la plus concrète possible l’objet du dossier et les fins pour lesquelles le renseignement est recueilli et sera communiqué à des tiers, le cas échéant.
Par exemple, il n’est pas suffisant de mentionner que les coordonnées du client sont recueillies pour lui offrir les services de courtage immobilier. Il doit être précisé que la cueillette de ses coordonnées est nécessaire dans le cadre d’un contrat de courtage visant la vente de sa propriété située à l’adresse X.
4.3.3 Consentement donné pour utilisation secondaire
Si le titulaire de permis souhaite continuer d’utiliser les renseignements personnels une fois l’objet du dossier accompli, il doit recevoir le consentement spécifique et explicite de la personne visée. C’est le cas, par exemple, s’il souhaite pouvoir lui envoyer des invitations, des cartes de Noël ou d’anniversaire.
Au moment de la cueillette initiale des renseignements personnels, si le titulaire de permis sait qu’il aimerait utiliser ces renseignements à d’autres fins, il peut tout de suite demander à la personne concernée, l'autorisation pour une utilisation secondaire. Il est alors recommandé de procéder par écrit par le biais d’un formulaire maison ou en l’inscrivant à la clause « Autres déclarations et conditions » du formulaire de contrat de courtage.
Comme pour la cueillette initiale des renseignements, toutes les conditions doivent être respectées pour que le consentement soit valide (voir la section 5).
Conditions de validité d'un consentement à la cueillette des renseignements personnels7 :
- Lorsque faite par écrit, la demande de consentement doit être présentée distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée;
- Le consentement doit être demandé à chacune des fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis;
- Le consentement doit être rédigé en termes simples et clairs, et doit contenir des informations spécifiques. Consultez cette section pour plus de détails;
- Le consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé;
- À la demande de la personne concernée, le titulaire de permis devra lui prêter assistance pour s’assurer qu’elle comprenne la portée du consentement demandé.
7 Art. 14 de la Loi sur le secteur privé, en vigueur le 22 septembre 2023.
