Dossiers et registres: Que faire lors d’un sinistre (incendie, inondation)

– CAPSULE DE L’INSPECTION PROFESSIONNELLE –

(Mise à jour de l’article paru le 7 août 2008)

Malheureusement personne n’est à l’abri d’un sinistre, généralement imprévisible, qui peut détruire en tout ou en partie les dossiers et registres d’une agence ou d’un courtier agissant à son compte victime d’un tel événement. Qu’il s’agisse d’une inondation ou d’un incendie, certaines précautions peuvent être prises afin d’éviter la perte ou la destruction de vos dossiers et registres.

Que faire lorsque vos documents sont endommagés à la suite d’un sinistre?

En tant qu’agence ou courtier agissant à votre compte, vous devez :

• Aviser votre compagnie d’assurance. Peut-être bénéficiez-vous d’une couverture « documents de valeurs » ou « documents importants » pour la récupération de documents ou pour les coûts de la main-d’oeuvre pour la reconstitution de vos dossiers;
• Tenter de récupérer le plus de dossiers possible;
• Dresser la liste des pertes (liste des dossiers et identification des registres);
• Transmettre au Service d’inspection de l’OACIQ une lettre mentionnant la date de l’incident et les détails du sinistre; et
• Conserver des preuves du sinistre, c’est-à-dire des photos, une copie de l’avis transmis à votre compagnie d’assurance, des factures de nettoyage par une firme spécialisée, etc.

Par ailleurs, si le Service d’inspection ou le Bureau du syndic avait besoin, dans l’avenir, d’un des documents détruits, l’agence ou le courtier agissant à son compte devrait possiblement fournir des explications avec preuves à l’appui.

Mesures préventives

Rappelons qu’une agence ou un courtier agissant à son compte doit prendre les mesures nécessaires pour empêcher la perte ou la destruction des dossiers et registres.

Concrètement, voici quelques mesures qui peuvent être prises :

• Entreposer les dossiers et registres dans un endroit sec et à l’abri des inondations (éviter de les entreposer dans un sous-sol, par exemple, sinon surélever les boîtes afin d’éviter tout contact avec de l’eau);
• Se munir de classeurs de type « coupe-feu »;
• Faire appel aux services d’une firme d’archivage. L’entreposage auprès d’une de ces firmes est une façon très sécuritaire de gérer ses documents. De plus, ces firmes d’archivage s’occupent du calendrier de conservation et de destruction des documents en fonction des délais que vous leur indiquez;
• Avoir recours à la gestion électronique de ses dossiers et registres. À ce sujet, voir sur Synbad l’article intitulé : La gestion électronique des documents (GED) : maintien, conservation et archivage des dossiers et registres.

Agir avec prévoyance peut vous éviter bien des problèmes. Peut-être qu’un grand ménage s’impose et que vous pourriez profiter de ce moment pour réaménager vos dossiers si vous jugez que ceux-ci sont à risque. Pour toute question, vous pouvez communiquer avec le Centre INFO OACIQ par courriel à [email protected] ou par téléphone au 450 462-9800 ou 1 800 440-7170.