Le travail en équipe : les meilleures pratiques proposées

De plus en plus de courtiers s’unissent afin d’offrir leurs services sous la formule « Équipe ». On ne parle pas ici d’une simple co-inscription, mais bien d’une équipe structurée où chacun a un rôle à jouer. L’exercice du courtage immobilier en équipe nécessite une certaine vigilance afin que les courtiers immobiliers impliqués respectent tous leurs obligations déontologiques.

Voici un aperçu des meilleures pratiques découlant de la Loi sur le courtage immobilier (LCI) et des règlements applicables que l’OACIQ vous propose de mettre de l’avant afin d’éviter les situations de non-conformité en regard de vos obligations déontologiques, dont les suivantes :

• Protéger et promouvoir les intérêts de son client (15 Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité [RCE])
• Agir avec loyauté à l’égard de son client (21 LCI)
• Protéger les informations personnelles, confidentielles et stratégiques de son client (15, 31 à 34, 88 RCE)
• Éviter les conflits d'intérêts (2 RCE)
• Fournir toutes les explications nécessaires à la compréhension et à l’appréciation des services que rend le titulaire de permis (78 RCE)
• Éviter la confusion dans les représentations et les publicités (113 RCE)

Application de la législation et de la réglementation dans un contexte d’équipe

Chaque titulaire de permis est responsable du respect de ses obligations déontologiques, dont celles mentionnées plus haut, incluant lorsqu’il exerce ses activités au sein d’une équipe. Par conséquent, en application de la LCI et des règlements :

1. une équipe est constituée d’au moins deux titulaires de permis (une personne seule ne peut pas constituer une équipe) (78 et 113 RCE);
2. une équipe constitue un sous-groupe de courtiers immobiliers appartenant à la même agence (11 LCI, 78 et 113 RCE);
3. seuls les titulaires de permis délivrés par l’OACIQ peuvent être membres d’une équipe. En effet, les employés, assistants ou autres partenaires d’affaires qui ne sont pas titulaires de permis délivrés par l’OACIQ, ne doivent pas laisser croire qu’ils sont autorisés à exercer le courtage immobilier (124 LCI);
4. les membres de l’équipe sont tous liés à la même agence immobilière : une équipe ne peut être constituée de membres provenant de différentes agences immobilières (11 LCI);
5. les membres d’une équipe ne peuvent appartenir qu’à une seule équipe à la fois (78 et 113 RCE).

Informations aux clients

En vertu de la réglementation (78 RCE), le courtier devrait fournir toutes les explications nécessaires à la compréhension et à l’appréciation des services qu’il rend, telles que :

• le fait qu’il exerce au sein d’une équipe;
• son rôle au sein de l’équipe et celui de ses co-équipiers;
• le fait que le partage de rétribution s’effectue entre les membres de l’équipe à même la rétribution prévue au contrat de courtage (36, 38, 40 RCE);
• le sort du contrat de courtage en cas de changements dans la composition de l’équipe en fonction des circonstances (24 à 26 RCE).

Représentation des parties

1. Les membres d’une équipe représentent collectivement les clients de l’équipe (ex. : si un contrat de courtage est signé par l’équipe avec un vendeur, ce sont tous les membres de l’équipe qui représentent le vendeur), c’est ce qui est généralement proposé comme offre de services et avantages aux consommateurs.
2. En vertu de l’interdiction de se placer en situation de conflit d’intérêts (2 RCE) et de la jurisprudence, des membres d’une même équipe ne peuvent pas représenter l’acheteur et le vendeur dans une même transaction, entre autres, s’ils ont reçu des informations stratégiques ou des renseignements confidentiels propres au vendeur ou s’ils sont autrement déloyaux face au vendeur qui a signé un contrat de courtage avec l’équipe, puisqu’ils se mettent en conflit d’intérêts, ce qui est interdit.
3. Et qu’en est-il de la double représentation? La règle de l’interdiction de double représentation s’applique en vertu de l’article 29.1 LCI, que l’on exerce en équipe ou non. Cependant, dans l’hypothèse où les obligations déontologiques sont respectées, dont le fait que le membre de l’équipe souhaitant représenter l’acheteur n’a pas reçu d’information stratégique ou des renseignements confidentiels propres au vendeur, la double représentation serait exceptionnellement permise avec le consentement écrit de l’acheteur (17 RCE). La clause type 1.15 AVIS RELATIF À L’EXCEPTION APPLICABLE EN SITUATION DE DOUBLE REPRÉSENTATION a été conçue à cet effet.
   
   IMPORTANT : Rappelons que chaque titulaire de permis est responsable du respect de ses obligations déontologiques mentionnées plus haut. Le fait d’utiliser l’exception de l’interdiction de la double représentation prévue à l’article 17 du RCE dans le contexte d’une équipe constitue un facteur de risque à ne pas négliger. Le courtier immobilier ne doit pas avoir reçu d’information stratégique ou de renseignements confidentiels propres au vendeur, ne pas être déloyal face à ce vendeur qui a signé un contrat de courtage avec l’équipe et donc ne pas se placer en situation de conflit d’intérêts.
    
4. Lorsqu’un acheteur ne souhaite pas être représenté, les membres d’une équipe accordent alors le traitement équitable à cet acheteur (14 et 15 RCE).

Publicités du nom de l’équipe

 5. Le nom de l’agence doit être prédominant par rapport à celui du nom de l’équipe dans toutes les formes de représentations et de publicités (113 RCE).

Contrat de courtage

Dans la formule « Équipe », l’agence est représentée non pas par un seul courtier, mais par une équipe dans son ensemble, ce qui doit être expressément mentionné dans le contrat de courtage.

Voici des éléments importants à retenir :

• Ce sont le nom de l’agence et l’adresse de l’établissement qui doivent être indiqués dans la première section du contrat de courtage (« Identification des parties »);
• Par ailleurs, dans la section « représenté par », le nom de l’équipe et le numéro de permis du représentant de l’agence et chef d’équipe doivent être indiqués;
• Dans la section « exerçant ses activités au sein de la société par actions suivante », il est nécessaire de cocher et d’indiquer le nom de la société par actions, le cas échéant;
• À la rubrique « Signatures » du formulaire de contrat de courtage, le représentant de l’agence et chef d'équipe doit apposer sa signature électronique;
• Comme solution de rechange, le chef d’équipe pourrait donner une procuration¹ aux autres membres de l’équipe afin qu’ils puissent le représenter pour la signature du contrat de courtage. Il est à noter cependant que les autres obligations et devoirs qui incombent à un chef d’équipe et aux membres de celle-ci en vertu de la réglementation ne sont ni diminués ni modifiés du fait d’une telle procuration; ils demeurent les mêmes.

PROCURATION – CONTRAT D’ÉQUIPE

Je soussigné(e) [nom du représentant de l’agence et chef de l’ÉQUIPE], [adresse], désigne par le présent document [nom du titulaire de permis – membre de l’équipe] [numéro du permis], [adresse], comme mon mandataire.

Je confie à mon mandataire le pouvoir de signer et/ou modifier les contrats de courtage immobiliers identifiés au nom de l’équipe______________________.

Je comprends que, malgré la signature de cette procuration, je demeure responsable de mes obligations et devoirs découlant de la Loi sur le courtage immobilier et de ses règlements. Les obligations et devoirs qui incombent aux autres membres de l’équipe ne sont aucunement modifiés ni diminués du fait de la présente procuration.

La présente procuration prend fin le ____________________.

Signé à [ville], le_____________________.

___________________________________________

[Nom du représentant de l’agence et chef de l’équipe]

[Numéro de permis]

Obligation d’information envers le client : responsabilités respectives des membres de l’équipe

Le client faisant affaire avec une équipe doit savoir quelles responsabilités reviennent à chacun des membres. En effet, il est essentiel de s’assurer que le client comprend bien les particularités du fonctionnement de l’équipe avec laquelle il fera affaire, et ce, avant la signature du contrat de courtage (78 RCE).

Lorsqu’il communique avec plusieurs membres de l’équipe, le client peut se questionner à savoir quel membre il doit consulter pour de l’information ou des conseils. Il est donc primordial de bien clarifier dès le départ le rôle de chacun. La remise d’un dépliant ou d’un lien vers un site web décrivant les rôles et fonctions de chacun des membres de l’équipe est une bonne pratique lors de la signature du contrat de courtage.

À titre d’exemple, voici certaines tâches pouvant être effectuées par l’un ou l’autre des membres de l’équipe :

• Le premier échange avec le client;
• L’estimation de la valeur marchande de l’immeuble;
• La signature du contrat de courtage;
• La prise des mesures et des photos;
• Les visites et les comptes rendus;
• La rédaction d’une promesse d’achat avec l’acheteur;
• La négociation.

Il est d’autant plus important de bien informer le client lorsque ce dernier choisit de faire affaire avec une équipe en raison de l’identité d’un membre en particulier au sein de celle-ci (ex. : lien de parenté, ami, référence, etc.). En effet, le client doit être bien au fait des conséquences que pourraient entraîner le départ ou la cessation des activités de ce membre. En étant bien informé, cela contribue à éviter les imbroglios et mésententes possibles et à mieux comprendre les obligations respectives qui en découlent.

Comme le prévoit le Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité (c. C-73.2, r. 1), en cas de changement affectant l’agence ou le signataire du contrat (le chef d'équipe), le client doit en être formellement avisé par écrit². Ceci ne s’appliquerait pas si un membre de l’équipe, non-signataire du contrat de courtage, changeait d’agence ou de statut.

Rappelons que l’avis doit expressément indiquer :

• le droit du client de continuer de faire affaire avec l’agence ou avec le chef d'équipe qui agit dorénavant à son compte ou pour le compte d’une nouvelle agence; ou
• le droit du client de mettre fin au contrat de courtage.

Équipe – courtier du vendeur

Dans la formule « Équipe », c’est toute l’équipe qui représente le vendeur. C’est ce qui est généralement proposé comme offre de services et avantages au vendeur. Puisque le titulaire de permis représente la partie à laquelle il est lié par le contrat de courtage, si le nom d’un membre de l'équipe est identifié au contrat de courtage vente, dans un dépliant ou sur le site web promotionnel de cette équipe comme étant une personne-ressource pour le vendeur, ce membre de l’équipe ne peut évidemment pas agir à titre de courtier de l’acheteur pour l’immeuble visé. Quant aux membres de l’équipe, la règle de l’interdiction de double représentation s’applique en vertu de l’article 29.1 LCI, que l’on exerce en équipe ou non. Dans l’hypothèse où les obligations déontologiques sont respectées, dont le fait que le membre de l’équipe souhaitant représenter l’acheteur n’a pas reçu d’information stratégique ou des renseignements confidentiels propres au vendeur, la double représentation serait exceptionnellement permise avec le consentement écrit de l’acheteur (17 RCE). La clause type 1.15 AVIS RELATIF À L’EXCEPTION APPLICABLE EN SITUATION DE DOUBLE REPRÉSENTATION a été conçue à cet effet.

IMPORTANT : Rappelons que chaque titulaire de permis est responsable du respect de ses obligations déontologiques mentionnées plus haut. Le fait d’utiliser l’exception de l’interdiction de la double représentation prévue à l’article 17 du RCE dans le contexte d’une équipe constitue un facteur de risque à ne pas négliger. Le courtier immobilier ne doit pas avoir reçu d’information stratégique ou de renseignements confidentiels propres au vendeur, ne pas être déloyal face à ce vendeur qui a signé un contrat de courtage avec l’équipe et donc ne doit pas se mettre en conflit d’intérêts.

Un membre de l’équipe peut-il alors rédiger une promesse d’achat pour l’acheteur? Oui, tout comme un courtier qui travaille seul. Dans cette situation, la loi prévoit que le courtier a l’obligation d’informer l’acheteur qu’il ne le représente pas, qu’il représente plutôt le vendeur et qu’il lui accordera un traitement équitable. L’acheteur qui n’est pas lié par contrat de courtage reste libre de faire affaire avec le courtier de son choix en tout temps.

Obligations des membres de l’équipe

Confidentialité

Qu’ils soient chargés de représenter le vendeur ou l’acheteur, les membres de l’équipe qui ont accès aux informations confidentielles et stratégiques concernant le client doivent respecter cette confidentialité.

Mise en marché

Rappelons que le courtier doit, lorsque son client désire avoir recours à un service de diffusion d’information concernant un immeuble, inscrire sans délai l’immeuble à ce service. Il est interdit de débuter la mise en marché de l’immeuble avant l’inscription au service de diffusion d’information.

Dans le cas du Contrat de courtage de vente, cela signifie que les membres de l’équipe devront donc attendre cette diffusion avant d’entreprendre des démarches auprès d’acheteurs potentiels.

Partage de l’information en temps réel

La structure mise en place dans une équipe doit permettre, lorsque requis, que la même information soit diffusée sans délai à chacun de ses membres. Ceci, afin d’assurer une transmission uniforme tant aux membres de l’équipe qu’aux parties à la transaction.

Cette information doit être consignée dans les documents pertinents et conservée, comme requis, dans les dossiers, livres et registres de l’agence. Cette pratique permet d’éviter des erreurs. Prenons l’exemple d’une propriété à vendre pour laquelle, suivant l’inspection en bâtiment, un vice est découvert et ajouté au formulaire Déclarations du vendeur préalablement rempli. Si, dans l’intervalle, un autre membre de l’équipe rédige une promesse d’achat en utilisant la version antérieure du formulaire Déclarations du vendeur, le dossier ne sera pas conforme.

L’existence d’un « espace collaboratif » accessible à tous les membres de l’équipe peut s’avérer une solution intéressante, puisqu’il permet d’avoir accès en temps réel aux nouvelles informations concernant une propriété. En outre, pour éviter tout problème, l’information doit être facilement accessible et relayée promptement aux autres membres de l’équipe, de même qu’au courtier de l’autre partie. Il faut noter que cette façon de faire limite donc la possibilité pour un courtier de l’équipe de considérer appliquer l’exception de double représentation en raison des renseignements confidentiels ainsi partagés.

Obligations envers les collaborateurs – désigner une personne-ressource

Une certaine confusion existe lorsque vient le temps de présenter une promesse d’achat sur l’inscription d’une équipe. Les courtiers se questionnent souvent à savoir quel membre de l’équipe ils doivent contacter. Le chef d’équipe? Celui dont le nom apparaît sur la fiche? Le courtier ayant confirmé la visite ou ouvert la porte?

La bonne pratique est d’indiquer le nom d’une personne-ressource de l’équipe dans la publication sur le service de diffusion d’information. De cette façon, le courtier de l’acheteur sait exactement à qui adresser sa demande, qu’il s’agisse d’une demande de visite ou de la présentation d’une promesse d’achat, par exemple.

En conclusion

Si le travail d’équipe est le modèle d’affaires pour plusieurs courtiers, il est primordial que les parties, vendeur et acheteur, comprennent en tout temps qui représente qui. Ajoutons qu’une partie qui n’est pas représentée doit en être informée. L’ensemble des obligations déontologiques demeurent, et la jurisprudence a confirmé que le mode de fonctionnement de l’équipe ne peut être invoqué afin d’éviter une quelconque responsabilité. Autrement dit, les courtiers doivent bien choisir leurs partenaires, puisque les erreurs de ces derniers pourraient avoir une conséquence sur leur propre carrière.

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¹ La procuration doit respecter les règles générales relatives au mandat du Code civil du Québec (art. 2130 et ss.). Le mandant peut révoquer sa procuration avant la date de fin qui y est indiquée. Il doit penser alors à en aviser les tiers et intervenants concernés pour éviter qu’ils continuent à traiter avec le mandataire (art. 2181 C.c.Q.). Vous pouvez utiliser le document suggéré par l’OACIQ ou votre propre modèle pourvu que toutes les informations essentielles s’y trouvent.
² Conformément aux articles 24 et suivants du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité (c. C-73.2, r. 1).