Proposition de transaction acceptée : l’importance des preuves de réception dans le suivi des conditions

La proposition de transaction acceptée contient généralement des conditions qui doivent être réalisées pour que la transaction soit menée à terme : financement, inspection de l’immeuble, vérification de documents, etc. La responsabilité d’effectuer le suivi de réalisation de ces conditions vous appartient. Vos devoirs et obligations vont donc bien au-delà de l’étape de négociation de la proposition de transaction.

Voici les pratiques à adopter.

Qui doit faire le suivi de réalisation des conditions

Chacun des courtiers qui participe à la transaction a des obligations à ce chapitre. En effet, comme courtier, vous devez toujours protéger et promouvoir les intérêts de la partie que vous représentez dans une transaction, et vous devez le faire tout en accordant un traitement équitable à la partie qui n’est pas représentée.

Il est donc de votre responsabilité de vous assurer que les parties à la transaction sont au courant des délais à respecter et des avis ou documents à transmettre, le cas échéant. Vous devez aussi les informer des droits et obligations qui découlent des documents (formulaires ou autres) que vous leur faites signer.

De là l’importance de bien effectuer les suivis, afin de réduire les risques de voir la transaction échouer. Voici comment.

Bien comprendre les formulaires et être clair

Tout d’abord, rappelons qu’il est de votre devoir de toujours veiller à ce que les droits et obligations de toutes les parties à une transaction soient consignés par écrit et reflètent adéquatement leur volonté.

En effet, tout comme dans un contrat de courtage, toute clause d’une proposition de transaction doit être claire et ne devrait laisser place à aucune interprétation divergente par les parties. Les clauses préimprimées des formulaires obligatoires et recommandés de l’OACIQ ont été conçues pour répondre aux besoins de la plupart des transactions immobilières.

Toutefois, selon la situation, il est parfois nécessaire de modifier une clause existante ou d’en rédiger une toute nouvelle. À cet effet, nous vous invitons à consulter l’article La rédaction d’une clause : conseils et exemples de clauses types.

Une bonne maîtrise des formulaires et la rédaction de clauses claires et complètes facilitent grandement cette tâche.

Obtenir les accusés de réception des documents et des avis, et l’utilité du formulaire Avis et suivi de réalisation de conditions

Les obligations prévues à une proposition de transaction concernent l’acheteur et le vendeur, ou le locataire et le locateur. Toutefois, le rôle des courtiers agissant dans la transaction consiste notamment à s’assurer que les parties obtiennent la preuve de réception de tout document ou avis qui est transmis.

Par exemple, selon la clause d’examen et de vérification de documents des formulaires de promesse d’achat (ou de location) de l’OACIQ, l’acheteur peut rendre la Promesse d’achat (PA) nulle et non avenue soit parce qu’il n’est pas satisfait de l’examen et de la vérification des documents, soit parce qu’il ne les a pas reçus dans le délai indiqué. Comment le vendeur peut-il prouver qu’il a bien transmis les documents à temps?

Si les documents ont été fournis dans les délais, alors le vendeur ne pourrait le démontrer qu’en ayant obtenu une preuve de réception des documents par l’acheteur. De là l’importance du rôle du courtier du vendeur à cette étape. Ce dernier doit s’assurer d’obtenir une preuve écrite que l’acheteur a bien reçu les documents dans le délai et selon le mécanisme prévu à la PA. Cela peut être fait en transmettant à l’acheteur deux copies des documents et en lui faisant accuser réception sur l’une d’entre elles, en ayant bien soin de dater cette réception. Ces documents devront être conservés au dossier de transaction.

Par ailleurs, dans le cas où l’acheteur n’est pas satisfait de l’examen des documents, ce dernier doit aviser le vendeur, dans le délai et selon les termes de la clause 9.1. Le courtier de l’acheteur devrait obtenir une preuve de réception de l’avis par le vendeur. Ceci permet de s’assurer que l’avis a bien été reçu par ce dernier à l’intérieur des délais et confirmera, sans l’ombre d’un doute pour les parties, l’annulation de la PA.

Le formulaire recommandé Avis et suivi de réalisation de conditions (AS) peut être utilisé afin de transmettre les avis les plus fréquents prévus aux différents formulaires. Il est important de préciser que la clause AV4.4 du formulaire AS qui permet le suivi de la condition prévue à la clause 9.1 de la PA ne fait pas état de la remise de documents par le vendeur. Afin de confirmer la réception des documents par l’acheteur, le mécanisme décrit précédemment pourrait être utilisé (accuser réception sur une copie des documents).

À retenir

Tous les moyens faisant preuve de la réception d’un document ou d’un avis peuvent être utilisés. L’important à retenir, c’est que le courtier du vendeur et celui de l’acheteur doivent s’assurer que le suivi de la réalisation des conditions d’une proposition de transaction est fait avec rigueur, en conservant aussi des preuves au dossier. De là l’importance d’obtenir les accusés de réception des documents et avis transmis.