Signature électronique

Non. Il n’est pas obligatoire d’utiliser uniquement les systèmes accrédités par l’OACIQ. Cependant, il est fortement recommandé que vous fassiez affaire avec un des fournisseurs qui sont accrédités par l'Organisme. L’utilisation d’un système non accrédité est déconseillée, car elle vous expose, de même que vos clients, à plusieurs risques, entre autres :

• que la signature apposée électroniquement sur un document soit considérée non valable, mettant ainsi en péril l'entente intervenue;
• que les renseignements personnels des parties à une transaction ne soient pas protégés;
• que vous soyez dans l’impossibilité de récupérer certaines données auprès du fournisseur de services;
• que l’OACIQ soit dans l'impossibilité d'intervenir en cas de problème, n'ayant pas d'entente avec le fournisseur.

Le courtier qui choisit d’utiliser un autre système que ceux accrédités par l’OACIQ a intérêt à en discuter avec son dirigeant d’agence. Il doit également s’assurer que le système choisi rencontre toutes les spécifications techniques requises, disponibles sur oaciq.com. Attention, il se peut que des systèmes de signature électronique provenant de l’extérieur du Québec ne rencontrent pas les lois applicables au Québec.

Lorsqu’un courtier désire utiliser un système de signature électronique pour accomplir son travail, il doit au préalable informer son dirigeant d’agence et obtenir son autorisation. Puisque ce dernier est responsable du maintien des dossiers, livres et registres, il pourrait établir certaines directives quant à l’utilisation de la signature électronique par les courtiers agissant au nom de l’agence dont il est responsable. Il ne faut pas oublier que le courtier doit respecter en tout temps la volonté de l’agence pour laquelle il est autorisé à agir.

Tout type de document peut être signé électroniquement, y compris les contrats de courtage. Un contrat de courtage portant des signatures électroniques constitue un original, donc un double. Dans un système de signature électronique, une fois que toutes les parties ont apposé leur signature, elles reçoivent chacune leur copie du contrat. De cette façon, le courtier peut en plus avoir une preuve que le vendeur a reçu le double du contrat de courtage afin de prouver qu’il est tenu à ses obligations contractuelles.

Il ne s’agit pas d’une obligation légale pour qu’une signature soit valide, mais cela constitue une bonne pratique, notamment pour éviter qu’un présumé signataire conteste le fait qu’il soit l’auteur de la signature.

Oui. Cependant, la copie sur laquelle on retrouve la signature électronique devra être conservée électroniquement. Dans le dossier de l’agence, on y retrouvera deux documents différents qui constitueront le contrat, soit le document reçu électroniquement comportant la signature électronique et une autre copie du document sur laquelle on pourra voir la signature électronique imprimée ainsi que la signature manuscrite de l’autre partie.

Toutefois, un contrat de courtage exclusif vente ou achat pour un immeuble principalement résidentiel de moins de 5 logements ou d’une fraction d’un immeuble principalement résidentiel qui fait l’objet d’une convention ou d’une déclaration visée aux articles 1009 à 1109 du Code civil du Québec, ne peut pas être signé par un processus mixte. L’article 25 de la Loi sur le courtage immobilier stipule que le courtier doit remettre un double du contrat au client et que ce dernier n’est tenu à l’exécution de ses obligations qu’à compter du moment où il est en possession d’un double du contrat. Or, la remise d’un contrat signé par un processus mixte ne peut être considéré comme un double, il s’agit plutôt d’une copie.

De plus, afin de préserver la notion du double du contrat, toute annexe y faisant partie intégrale doit respecter les mêmes règles que le formulaire principal.

Néanmoins, même si l’article 25 de la LCI ne s’applique pas en courtage commercial, la remise d’un double du contrat reste obligatoire due à la clause Signatures qui se retrouve dans les formulaires Contrats de courtage recommandés de l’OACIQ et qui indique que les parties reconnaissent avoir reçu un double du contrat. À noter que cette règle ne s’applique pas pour les formulaires maison qui ne préciseraient pas que les parties ont reçu un double du contrat.

OUI. Bien que dans certains cas tous les signataires reçoivent simultanément une copie signée, (ce qui demeure une exception), le courtier a quand même l’obligation d’aviser sans délai l’acheteur du refus ou de l’acceptation de sa promesse d’achat, et de conserver une preuve écrite de cet avis à son dossier. Pour plus de détails, consulter l’article Promesse d’achat : signature de l’accusé de réception. 

En respectant les règles décrites dans l’article Les bonnes pratiques en matière de vérification d’identité.

Avec tout document sur lequel se retrouvent une ou des signatures électroniques, il est important de joindre le certificat d’authentification qui sert à décrire le processus complet utilisé. Ce certificat doit être conservé par l'agence du courtier ayant amorcé le processus de signature électronique. Cette dernière n’a pas l'obligation de l'acheminer à l'agence qui représente l'autre partie à la transaction. Seule une copie du document original (c’est-à-dire n'ayant pas subi de changement de support) sur laquelle se trouvent la ou les signatures électroniques devra lui être transmise et sera suffisante pour le maintien des dossiers.

Non. Contrairement à un document avec des signatures manuscrites qui peut être transformé en document électronique tout en demeurant un original si le changement de support est bien documenté, il est impossible de faire de même avec un formulaire qui comporte des signatures électroniques. Une fois qu’un document signé électroniquement est imprimé, il est impossible de valider l’authenticité des signatures.

Chaque agence doit s’assurer que tous les documents qui lui sont transmis le sont par voie électronique, afin de pouvoir entamer le processus de conservation sur support informatique (ordinateur) des documents signés électroniquement et de leur certificat d’authentification, le cas échéant.

L’agence doit nécessairement imprimer les documents reçus aux fins de la tenue des dossiers et registres. Les dossiers papier doivent contenir les indications concernant l’emplacement de ces documents électroniques qui ne pourront être détruits avant l’échéance prévue par la Loi, soit 6 ans. Dans ce contexte, une mise en garde s’impose et vous devez prévoir des sauvegardes adéquates pour préserver ces fichiers et les identifier clairement.

Les dates et heures inscrites sur les documents ou leur certificat d’authentification peuvent être établies en fonction du temps moyen de Greenwich (en anglais Greenwich Mean Time ou GMT) ou d’un autre fuseau horaire. Noter que le temps local au Québec est établi en heure normale de l’Est ou en heure avancée de l’Est, le cas échéant (en anglais : Eastern Standard Time [EST] ou Eastern Daylignt Time [EDT]).

La vérification de l’heure utilisée par le système de signature électronique pourrait nécessiter une gestion supplémentaire afin, par exemple, de s’assurer que le délai d’acceptation d’une promesse d’achat ou d’une contre-proposition est respecté pour établir le lien juridique entre les parties. Ainsi, une promesse d’achat qui serait acceptée par un vendeur à 10 h 05 le 2 octobre 2013, heure avancée de l’Est, pourrait se lire 14 h 05 GMT, 2 octobre 2013 sur la promesse d’achat ou le certificat d’authentification. Pour vous assurer de la date et de l’heure locale de la signature d’un document ou d’un formulaire signé par un processus de signature électronique, nous vous invitons à consulter le site Greenwich Mean Time à l’adresse suivante : www.greenwichmeantime.com.

Non. Le but de la signature en tant que témoin est d’attester l’identité du signataire. Un courtier ne peut agir comme témoin de la signature de son client dans ce contexte, puisqu’il n’est pas en présence de son client lors de la signature du formulaire. De plus, les logiciels de signatures électroniques se chargent de l’attestation de l’identité par le biais du certificat d’authentification. La signature du courtier n’est donc pas requise.