Versements à la société par actions d’un courtier par son agence : conditions et vérifications

Depuis le 1^er janvier 2012, les courtiers qui agissent pour une agence peuvent exercer leurs activités au sein d’une société par actions (compagnie) dont ils ont le contrôle. La rétribution qui aurait auparavant été dévolue au courtier est alors remise à cette société.

1. Qui peut exercer ses activités au sein d’une société par actions?

Seul le courtier qui travaille pour une agence peut exercer ses activités au sein d’une société par actions. Par conséquent, le courtier qui ne travaille pas pour une agence et est à son compte ne peut pas le faire.

2. Une agence est-elle obligée d’accepter qu’un courtier qui travaille pour elle exerce ses activités au sein d’une société par actions?

Non. Une agence demeure libre d’accepter ou non qu’un courtier agissant pour elle exerce ses activités au sein d’une société par actions. L’agence peut par ailleurs imposer ses propres conditions pour permettre aux courtiers travaillant pour elle d’exercer au sein d’une telle société (ex. : en exigeant que le nom de la société comprenne, outre ce qu’exige la règlementation, le nom de l’agence, ou que la société ne se livre qu’à des activités de courtage immobilier).

3. Une agence est-elle obligée d’accepter de verser les rétributions à une compagnie contrôlée par un courtier qui travaille pour elle?

Oui. Dès que l’agence accepte qu’un courtier exerce ses activités au sein d’une société par actions et que celle-ci respecte toutes les exigences de la règlementation, la rétribution relative aux opérations de courtage effectuées par le courtier et versée par l’agence appartient automatiquement à cette société.

4. Quelles sont les conditions prévues par la règlementation qui doivent être respectées pour qu’un courtier soit autorisé à exercer ses activités au sein d’une société par actions?

• Le courtier détient au moins 90 % des droits de vote rattachés aux actions de la société et est président de la société (cette exigence doit pouvoir se vérifier à l’examen des statuts de la société, de toute convention entre actionnaires, de la déclaration d’immatriculation produite au registre des entreprises ou tout autre document relatif à la société) ;
• Le courtier a transmis à l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec une Demande d'autorisation d'exercice au sein d'une société par actions, ainsi que les documents suivants :
  • L’état des informations à jour sur cette société, publiées au registre des entreprises (CIDREQ) et, si la société est constituée en vertu d’une loi autre qu’une loi du Québec, la confirmation écrite d’une autorité compétente attestant l’existence de la société,
  • Lorsque le courtier n’en est pas l’unique actionnaire, les noms de tous les actionnaires et, pour chacun, le pourcentage des droits de vote rattachés aux actions qu’ils détiennent;
• L’agence doit avoir conclu un contrat avec la société, représentée par le courtier, par laquelle ce dernier s’engage à ce qu’elle fournisse ses services pour l’exécution d’opérations de courtage immobilier;
• Le courtier agit pour l’agence exclusivement par l’entremise de la société;
• Le nom de la société comprend le nom du courtier tel qu’il apparaît sur le permis.

5. Deux courtiers peuvent-ils exercer le contrôle de la société, par exemple en ayant chacun 50 % des actions?

Non, un courtier doit exercer seul ce contrôle (au moins 90 % des droits de vote rattachés aux actions de la société) pour pouvoir exercer ses activités au sein d’une société par actions.

6. La société peut-elle avoir d’autres actionnaires?

Oui, en autant que le courtier détienne au moins 90 % des droits de vote rattachés aux actions de la société. Si le courtier n’est pas l’unique actionnaire de la société par actions au sein de laquelle il exerce ses activités, il doit fournir à l’OACIQ, de même qu’à l’agence pour laquelle il agit, l’information à jour relative aux noms de tous les actionnaires de cette société et, pour chacun, le pourcentage des droits de vote rattachés aux actions qu’ils détiennent. Les autres actionnaires, même s’ils sont courtiers immobiliers, ne peuvent se livrer à des activités de courtage au sein de cette société, car ils n’auront pas le contrôle de la société à 90 %, tel que requis par la Loi.

7. Qu’arrive-t-il si les conditions pour exercer en société ne sont plus respectées?

Lorsque le courtier constate que les conditions prévues par la Loi ou la règlementation pour exercer en société ne sont plus respectées, il a 15 jours pour prendre les mesures nécessaires afin de corriger la situation, à défaut de quoi, il cesse d’être autorisé à exercer ses activités au sein de la société par actions.

8. La société peut-elle faire du courtage?

Oui. La société par actions se livrera à des activités de courtage, mais uniquement par l’entremise du courtier qui exerce ses activités au sein de cette société et dont les services sont fournis à l’agence. Ainsi, tout contrat relatif à une opération de courtage immobilier (contrat de courtage) doit être signé par la société, représentée par le courtier, pour et au nom de l’agence pour laquelle ce dernier agit. À cet égard, le courtier devra indiquer, dans la partie de tout contrat de courtage servant à identifier l'agence, que celle-ci est représentée par la société par actions (il faudra donc cocher après le nom du courtier la mention « exerçant ses activités au sein de la société par actions » et ajouter le nom de la société du courtier).

Dans le même ordre d’idées, le courtier devrait aussi indiquer, à la section « Objet du contrat » d’un formulaire de promesse d’achat, qu'il exerce au sein d’une société par actions en cochant la case appropriée.

L’exercice au sein d’une société par actions n’exige, par ailleurs, aucun changement de pratique au niveau des signatures, que ce soit comme représentant de l’agence au contrat de courtage ou à titre de témoin à la promesse d’achat.

9. La société peut-elle avoir des employés?

Oui. Sous réserve des règles imposées par l’agence pour permettre à ses courtiers d’exercer au sein d’une société par actions (l’agence pourrait exiger que la société n’ait aucune autre activité que des activités de courtage et qu’elle n’ait aucun employé, autre que le courtier), la société peut avoir des employés, mais ceux-ci ne peuvent se livrer à des activités de courtage immobilier.

10. La responsabilité du courtier est-elle limitée lorsqu’il exerce ses activités au sein d’une société par actions?

Non. La Loi prévoit spécifiquement que le courtier ne peut invoquer des décisions ou des actes de la société par actions au sein de laquelle il exerce ses activités, ou la personnalité juridique de celle-ci, pour justifier un manquement à une disposition de la Loi sur le courtage immobilier ou de la réglementation. De plus, le courtier devra voir à ce que les administrateurs, dirigeants et employés de la société respectent la Loi et ses règlements.

11. La société doit-elle détenir un permis?

Non. Seul le courtier détient un permis de courtier et la société par actions sera autorisée à poser des actes de courtage par la seule entremise du courtier si les conditions prévues par la Loi et la règlementation sont respectées.

12. La société doit-elle être assurée distinctement du courtier pour les opérations de courtage auxquelles elle se livre?

Non. La Loi prévoit que la société sera assurée par le Fonds d’assurance responsabilité du courtage immobilier (FARCIQ) à même l’assurance souscrite par le courtier et ce, sans supplément de prime. Une assurance additionnelle devrait toutefois être obtenue auprès d’un assureur privé pour toutes les autres activités de la société. À cet égard, les courtiers devront vérifier auprès du FARCIQ l’étendue de la couverture dont bénéficie la société et, le cas échéant, les employés, administrateurs et dirigeant de celle-ci.

13. Comment le courtier qui exerce ses activités pour une société doit-il s’afficher dans sa publicité?

Lorsque qu’un courtier exerce ses activités au sein d’une société par actions, les représentations et la publicité doivent être faites par cette société et indiquer, en plus de ses nom et prénom, du type de permis détenu et du nom de l’agence), le nom de cette société. Le courtier peut omettre d’indiquer ses nom et prénom ainsi que le type de permis qu’il détient s’il indique, à la suite du nom de la société, selon le cas, la mention « société par actions d’un courtier immobilier.

14. De quelle façon l’agence peut-elle vérifier que son courtier a le contrôle de la société pour laquelle il entend exercer ses activités?

• L’agence doit ajouter, dans son registre des courtiers, une mention du fait que le courtier exerce ses activités au sein d’une société par actions. Pour obtenir un modèle de ce registre, cliquez ici;
• Elle doit aussi, dans un seul et même dossier, avoir pour chacune des sociétés par actions de ses courtiers, l’état des informations à jour publiées au registre des entreprises, et pour la société constituée en vertu d’une loi autre qu’une loi du Québec, la confirmation écrite d’une autorité compétente attestant l’existence de la société;
• De plus, lorsque le courtier n’est pas l’unique actionnaire de la société par actions au sein de laquelle il exerce ses activités, l’agence doit avoir dans son dossier l’information à jour relative aux noms de tous les actionnaires de cette société et, pour chacun, le pourcentage des droits de vote rattachés aux actions qu’ils détiennent;
• On doit aussi retrouver dans ce dossier le contrat conclu entre la société, représentée par le courtier, et l’agence.

15. Lors de la demande de délivrance de permis d’un courtier, quels documents sont requis par l’OACIQ pour reconnaître qu’un courtier est autorisé à exercer au sein d’une société par actions?

Lorsqu’un courtier entend exercer ses activités au sein d’une société par actions, il doit remettre à l’OACIQ, en sus des autres renseignements et documents exigibles lors de la délivrance d’un permis, les documents suivants :

• L’état des informations à jour sur cette société, publiées au registre des entreprises et, si celle-ci est constituée en vertu d’une loi autre qu’une loi du Québec, la confirmation écrite d’une autorité compétente attestant l’existence de la société;
• Lorsque le courtier n’en est pas l’unique actionnaire, les noms de tous les actionnaires et, pour chacun, le pourcentage des droits de vote rattachés aux actions qu’ils détiennent;
• Le formulaire Demande d'autorisation d'exercice au sein d'une société par actions dûment rempli.

16. Quels documents peuvent être demandés par l’OACIQ pour s’assurer que le courtier respecte la Loi et la règlementation applicable à l’exercice en société?

Le courtier doit fournir sur demande, à l’OACIQ, dans les délais et les modalités fixés par celui-ci, les documents à jour suivants :

• Les statuts et les règlements de la société, ainsi que les documents devant y être joints en vertu de la Loi sur les sociétés par actions ou les documents similaires qui sont exigés en vertu de la Loi constitutive de la société;
• Le registre des valeurs mobilières de la société;
• Toute convention entre actionnaires et toute entente de vote, de même que toute modification y afférente;
• Toute convention portant sur l’octroi d’options d’achat d’actions comportant droit de vote ou portant sur tout autre droit, même conditionnel, conféré à une personne de se faire émettre de telles actions;
• La déclaration initiale ou la déclaration d’immatriculation de la société et toute déclaration de mise à jour déposées en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises;
• Le nom des principaux dirigeants de la société, ainsi que l’adresse de leur domicile.

17. Le courtier a-t-il d’autres démarches à entreprendre afin de pouvoir bénéficier de ce que prévoit la Loi?

Si le courtier veut savoir s’il peut bénéficier d’avantages fiscaux, il est essentiel qu’il valide auprès des autorités fiscales la structure corporative qu’il entend donner à sa compagnie. À cet effet, il est fortement recommandé de consulter au préalable un professionnel de la fiscalité.

18. La société pour laquelle le courtier exerce ses activités doit-elle émettre une facture à l’agence?

Au même titre que la structure corporative, les documents qui doivent être remplis et échangés entre la société du courtier et l’agence de ce dernier doivent être validés auprès des autorités fiscales. Encore là, il est fortement recommandé de consulter au préalable un professionnel de la fiscalité.

19. Est-il avantageux pour un courtier d’exercer ses activités au sein d’une société par actions?

L’exercice au sein d’une société par actions peut être avantageux, notamment au niveau fiscal. Plusieurs facteurs doivent toutefois être pris en considération afin de bien évaluer si, dans un cas particulier, cette solution est appropriée. Pour en savoir plus sur cette question, veuillez lire l'article d'un fiscaliste.

Le présent texte ne constitue aucunement une prise de position quant à l’opportunité pour un courtier d’exercer ses activités au sein d’une société par actions ou sur l’impact fiscal d’un tel exercice. Pour connaitre l’impact fiscal, s’il en est, du « transfert » des contrats de courtage en cours, il est fortement recommandé de consulter un professionnel de la fiscalité.

20. Que faire des contrats de courtage en vigueur lorsqu'un courtier commence à exercer ses activités au sein d'une société par actions?

Lorsqu'un courtier qui agit pour une agence exerce ses activités au sein d'une société par actions, tout contrat relatif à une opération de courtage immobilier doit être signé par cette société, représentée par le courtier, pour et au nom de l’agence pour laquelle ce dernier agit.

Afin de respecter cette exigence et, éventuellement, pouvoir bénéficier des avantages pouvant être liés à l'exercice des activités en société, le courtier qui commence à exercer ses activités au sein d'une société par actions et qui désire « transférer » les contrats de courtage en cours à sa société devrait, en accord avec son agence, remplacer tous les contrats de courtage toujours en vigueur qu'il avait conclus au nom de l'agence à titre de courtier, par un nouveau contrat signé par la société (résiliation des contrats en cours et signature d'un nouveau contrat), et ce, peu importe le stade auquel en est rendue l'exécution du contrat. La simple modification du contrat de courtage (en utilisant le formulaire Modifications) risque en effet de ne pas être suffisante.

Rien n’empêche, par ailleurs, un courtier de poursuivre l’exécution des contrats de courtage en cours sans les « transférer » à sa société par actions. Il ne pourra alors vraisemblablement pas bénéficier des avantages liés à l'exercice des activités en société pour les revenus découlant des contrats en cours.

Le présent texte ne constitue aucunement une prise de position quant à l’opportunité pour un courtier qui choisit d’exercer ses activités au sein d’une société par actions de « transférer » ou non les contrats de courtage en cours à cette société ou sur l’impact fiscal d’un tel transfert. Pour connaître l’impact fiscal, s’il en est, du « transfert » des contrats de courtage en cours, il est fortement recommandé de consulter un professionnel de la fiscalité.

21. Que faire si des contrats de courtage ont été signés au nom de l’incorporation d’un courtier et que celui-ci se désincorpore par la suite?

Lorsqu’il se désincorpore, le courtier doit en informer l’Organisme par écrit et payer les frais associés à ce changement de statut (voir la question 16 de la FAQ Certification – Courtiers).

De plus, le courtier doit faire une modification au formulaire de contrat de courtage pour enlever le nom de l’incorporation à l’aide du formulaire Modifications.

22. Est-ce que la société par actions peut exercer d’autres activités que le courtage immobilier?

Oui, dans la mesure où les activités sont bien scindées et que cela ne crée pas de confusion dans l’esprit du public. À cet égard, les courtiers devront vérifier auprès du FARCIQ l’étendue de la couverture dont bénéficie la société et, le cas échéant, les employés, les administrateurs et le dirigeant de celle-ci. Le courtier doit aussi éviter de se placer en situation de conflit d’intérêts.

23. Est-ce qu’un courtier peut procéder à l’achat d’un immeuble par le biais de son incorporation?

Oui. Toutefois, cela ne doit pas être dans le but de faire indirectement ce que le courtier ne peut faire directement. Le courtier doit donc, dans ce cas, procéder aux divulgations requises selon l’article 18 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité et n’aura pas droit à la rétribution, selon l’article 23 du même règlement, dans le cas d’une incorporation dont il a le contrôle (voir l’article suivant à cet égard).