Maintien de permis annuel

L’adresse est synbad.com/maintien-permis. Le guichet est accessible uniquement durant la période annuelle de maintien de permis, débutant au mois de mars jusqu'au 30 avril de l’année en cours.

Consignes techniques

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Si vous éprouvez des enjeux techniques et ne réussissez pas à terminer toutes les étapes dans le Guichet en ligne, réessayez plus tard. Un achalandage important engendré par une pluralité d’utilisateurs en même temps peut entrainer une surcharge des systèmes.

Si le problème persiste, communiquez avec Info OACIQ par téléphone durant les heures d’ouverture ou encore via le formulaire de la page Nous joindre en prenant soin de décrire la situation vécue et de nous informer du meilleur moment pour vous contacter.

Appareils mobiles
Le Guichet en ligne est accessible en version mobile. Accédez-y via votre téléphone intelligent ou votre tablette.

Vous devez, au plus tard le 30 avril, procéder d’abord à la mise à jour de vos renseignements à l'adresse synbad.com/maintien-permis, puis acquitter les droits exigibles pour que votre permis demeure valide au-delà du 30 avril et ainsi pouvoir poursuivre vos activités en courtage immobilier.

Consultez cet article pour voir les frais applicables au maintien de permis.

Le mode de paiement par carte de crédit est privilégié via le guichet en ligne. Toutefois, les paiements par chèque ou électroniques via votre institution financière sont aussi possibles, dans la mesure où ils sont reçus au plus tard le 30 avril de l'année en cours. Aussi, vous devrez procéder suffisamment à l’avance pour respecter les délais de réception et de traitement du paiement. Ces délais peuvent varier de 24 h à 3 jours ouvrables, selon votre institution financière. De plus, veuillez noter qu’il n’est plus possible de procéder au paiement en personne à nos bureaux.

Si vous désirez tout de même effectuer le paiement par chèque ou par virement électronique et que vous souhaitez renouveler votre abonnement aux formulaires électroniques, vous devez payer en un seul versement le montant total incluant les formulaires électroniques. Pour éviter un bris de service, il n’est pas recommandé de payer séparément l’abonnement aux formulaires.

Le mode de paiement par carte de crédit est privilégié via le Guichet en ligne. Toutefois, les paiements par chèque ou électroniques via votre institution financière sont aussi possibles, dans la mesure où ils sont reçus au plus tard le 30 avril de l'année en cours. Aussi, vous devrez procéder suffisamment à l’avance pour respecter les délais de réception et de traitement du paiement. Ces délais peuvent varier de 24 h à 3 jours ouvrables, selon votre institution financière. De plus, veuillez noter qu’il n’est plus possible de procéder au paiement en personne à nos bureaux.

1. Paiement via le Guichet en ligne, par carte de crédit.
2. Par chèque (à l’ordre de l’OACIQ) : veuillez imprimer votre avis de maintien de permis puis le retourner avec votre chèque en prenant soin d'indiquer « À l'attention des comptes recevables » sur votre enveloppe. Si vous souhaitez renouveler votre abonnement annuel aux formulaires électroniques InstanetForms^MC vous devez indiquer le montant total incluant celui de votre abonnement, voir la question ci-haut N'oubliez pas d'inscrire votre numéro de permis au dos de votre chèque. Procédez plusieurs jours avant le 30 avril pour vous assurer que les délais encourus par la poste permettent la réception de votre paiement à temps. Il n’est plus possible de procéder au paiement en personne à nos bureaux.
3. Par virement électronique via votre institution financière : inscrire le numéro de référence indiqué dans votre avis de maintien de permis. Vous devrez choisir ce mode de paiement lorsque vous remplirez les informations dans le Guichet en ligne. Si vous souhaitez renouveler votre abonnement annuel aux formulaires électroniques InstanetForms^MC, vous devez indiquer le montant total incluant celui de votre abonnement, voir la question ci-haut.
4. Par cartes de crédit VISA Débit et Débit MASTERCARD : en général, ce type des cartes fonctionne comme une carte de débit. Toutefois, si vous avez une limite quotidienne de retrait débit, vous devez au préalable communiquer avec votre institution financière pour augmenter la limite de votre carte afin de conclure la transaction.
5. Par cartes prépayées : ce type des cartes fonctionne comme une carte de crédit VISA ou MASTERCARD. Toutefois, vous devez tout d’abord activer la carte et vous assurer d’avoir un numéro CVC/CVV afin de conclure la transaction.

Il est à noter que vous devez procéder à la mise à jour obligatoire de vos renseignements personnels via le guichet en ligne avant d’acquitter les frais exigibles annuels.

Non. Vous devez au préalable terminer la mise à jour de vos renseignements via le guichet en ligne. Vous pourrez ensuite acquitter les frais exigibles annuels selon le mode de paiement désiré.

Seule exception autorisée : Un dirigeant d’agence qui souhaite payer lui-même le permis de ses courtiers peut le faire. Toutefois, les courtiers demeurent responsables de procéder à la mise à jour obligatoire de leurs renseignements à partir du guichet en ligne et de s’assurer de la validité du paiement annuel de leur maintien de permis.

Il est à noter qu’un dirigeant d’agence a la responsabilité d’effectuer les suivis nécessaires auprès des courtiers de son agence afin qu’ils maintiennent leur permis dans les délais. En tout temps, visiter la section Suivi de mes courtiers dans Mon dossier sur synbad.com.

La période couverte est du 1^er mai au 30 avril de l'année suivante. Tout courtier immobilier et toute agence immobilière souhaitant exercer des activités en courtage immobilier pour cette période sont tenus de maintenir leur permis de l'OACIQ avant le 30 avril de l'année en cours.

Non. L’OACIQ ne conserve pas les informations des cartes de crédit. Ces informations ne sont pas conservées, notamment pour des fins de protection des renseignements personnels. Ceci implique qu’aucun prélèvement automatique ne sera effectué sur votre carte de crédit si vous aviez choisi ce mode de paiement l’an dernier.

Rappelons qu’il est de la responsabilité de chaque courtier d’assurer la validité du paiement annuel de son maintien de permis. En outre, une agence peut choisir de payer le maintien de permis de ses courtiers, mais chacun porte l’entière responsabilité de vérifier que cette étape est réalisée dans les délais.

Il est à noter qu’un dirigeant d’agence a la responsabilité d’effectuer les suivis nécessaires auprès des courtiers de son agence afin qu’ils renouvellent leur permis dans les délais. En tout temps, visiter la section Suivi de mes courtiers dans Mon dossier sur synbad.com.

Les frais exigibles annuels pour être titulaire d’un permis sont prévus à l’article 45 du Règlement sur les permis de courtier et d’agence. Les montants des droits exigibles sont indexés annuellement selon le taux d’augmentation de l’indice général des prix à la consommation pour le Canada. Cette indexation est prévue à l’article 47 de ce même règlement.

Rappelons que l’OACIQ agit à titre de régulateur de la Loi sur le courtage immobilier et que votre permis constitue votre droit de pratique.

Non. Ce mode de paiement n’est pas disponible.

Oui. Tous les courtiers immobiliers et toutes les agences immobilières doivent procéder à la mise à jour des renseignements annuellement.

Non. Vous devez utiliser le guichet en ligne à l’adresse synbad.com/maintien-permis.

Non. Nous vous invitons toutefois à prendre un moment pour vérifier si votre photo dans Mon dossier est en voie d'expiration. Si tel est le cas, vous pouvez en profiter pour la changer en ligne maintenant. 

Des courriels de rappel vous sont envoyés directement afin de vous informer des délais et des conditions pour changer votre photo. Rappelons que le changement de votre photo n’entrainera pas de frais s’il est fait dans les 12 mois avant la date d’échéance indiquée dans Mon dossier. 

Voyez plus de détails dans cet article sur synbad.com.

• Son permis sera révoqué rétroactivement au 1^er mai;
• Il devra cesser toute activité en courtage immobilier après le 30 avril;
• Il devra retirer toute publicité;
• L’agence devra aviser sans délai et par écrit les parties que le courtier immobilier représente, qu'il n'est plus autorisé à agir en son nom et les informer de l’identité du titulaire de permis désigné pour le remplacer. Cet avis devra indiquer le droit des parties de continuer de faire affaire avec l'agence ou de mettre fin au contrat (plus de détails dans cet article);
• Il devra soumettre une nouvelle demande de délivrance de permis, ce qui implique des frais et des délais supplémentaires;
• Il ne sera plus couvert par l’assurance responsabilité professionnelle du FARCIQ à compter du 1^er mai.

Le courtier qui exerce à son compte devra lui-même informer sans délai et par écrit les parties qu’il représente du fait qu’il n’est plus autorisé à agir pour les contrats de courtage en cours en raison de la révocation de son permis. Par conséquent, tous ses contrats seront résiliés et ses clients devront se tourner vers un autre courtier immobilier ou une agence immobilière.

Pour connaître les étapes à suivre pour revenir à la pratique suivant une révocation pour non-paiement des frais exigibles annuels dans les délais, consultez la réponse à la questions ci-dessous.

Pour revenir à la pratique, vous devrez :

• remplir et transmettre le formulaire Demande de délivrance de permis • Courtier immobilier aux fins d’une nouvelle demande de permis au Service de la certification par courriel accompagné du paiement des frais applicables;
• déclarer si vous avez effectué des actes de courtage immobilier pendant la période de révocation de votre permis. Le cas échéant, le syndic en sera informé et pourra prendre toutes les mesures qu’il juge appropriées;
• attester que vous avez avisé tous vos clients que vous n’étiez plus autorisé à agir pour les contrats de courtage en cours;
• payer des frais additionnels applicables à l’étude de votre demande et à la vérification de vos antécédents judiciaires, en sus des frais de renouvellement de permis (ceux-ci varient en fonction du mois où vous souhaitez reprendre votre pratique) et de toute autre somme due à l’OACIQ;
• vous soumettre à nouveau à une vérification de vos antécédents judiciaires si celle-ci n’a pas été effectuée dans les six derniers mois;
• si vous détenez une société par actions, remplir le formulaire Demande d'autorisation d'exercice en société par actions et nous le retourner en incluant les frais applicables;
• une demande complète sera traitée par le Service de la certification dans environ 7 à 10 jours ouvrables.

• Son permis sera suspendu après le 30 avril;
• Il devra cesser toute activité de courtage à compter de la date de suspension de son permis;
• Il devra retirer toute publicité;
• L’agence devra aviser sans délai et par écrit les parties qu’il représente, qu’il n’est plus autorisé à agir en son nom et les informer de l’identité du titulaire de permis désigné pour le remplacer. Cet avis devra indiquer le droit des parties de continuer de faire affaire avec votre agence ou de mettre fin au contrat (plus de détails dans cet article);
• Il devra soumettre une demande de levée de suspension de permis et payer les frais afférents pour un titulaire de permis ayant manqué à ses obligations;
• Une demande complète sera traitée par le Service de la certification dans environ 7 à 10 jours ouvrables.

Le courtier immobilier qui exerce à son compte devra lui-même informer sans délai et par écrit les parties qu’il représente du fait qu’il n’est plus autorisé à agir pour les contrats de courtage en cours en raison de la révocation de son permis. Par conséquent, tous ses contrats seront résiliés et ses clients devront se tourner vers un autre courtier immobilier ou une agence.

Pour connaître les étapes à suivre pour revenir à la pratique du courtage immobilier suivant une suspension de permis pour défaut de compléter la mise à jour obligatoire de ses renseignements, consultez la réponse à la question ci-dessous.

Pour revenir à la pratique, vous devrez :

• payer les frais applicables pour demander la levée de suspension de permis pour un titulaire ayant manqué à ses obligations envers l’OACIQ;
• remplir le formulaire Demande de levée de suspension de permis-courtier (PDF);
• procéder à la mise à jour des renseignements qui se trouvent sur le guichet en ligne et atteindre les exigences requises dans le cadre du PFCO;
• déclarer s’il a effectué des actes de courtage pendant la période de suspension ou de révocation de son permis. Le cas échéant, le syndic en sera informé et pourra prendre toutes les mesures qu’il juge appropriées;
• attester que tous ses clients ont été avisés qu’il n’était plus autorisé à agir pour les contrats de courtage en cours;
• une demande complète sera traitée par le Service de la certification dans environ 7 à 10 jours ouvrables.

Au plus tard le 30 avril, tout dirigeant d’agence doit :

• procéder au renouvellement de son propre permis de courtier immobilier agréé DA en effectuant la mise à jour de ses renseignements personnels via le guichet en ligne et en acquittant les frais exigibles annuels;
• procéder au maintien du permis de l’agence immobilière en effectuant la mise à jour des renseignements de l’agence via le guichet en ligne et en acquittant les frais exigibles annuels du permis d’agence. Il est également de sa responsabilité d’effectuer les suivis nécessaires auprès des courtiers de son agence afin qu’ils renouvellent leur permis dans les délais. En tout temps, visitez la section Suivi de mes courtiers dans Mon dossier sur synbad.com.

En raison de son rôle de dirigeant d’agence, les conséquences d’une suspension ou d’une révocation ne sont pas négligeables, car elles ont non seulement des impacts directement sur son permis, mais aussi sur celui de l’agence et des courtiers agissant au sein de celle-ci.

En effet, pour l’agence immobilière de type personne physique, la suspension du permis du dirigeant d’agence engendra la suspension du permis de l’agence et de ses courtiers, cependant l’agence immobilière de type personne morale ou de société aura un délai de 60 jours pour procéder à la nomination d’un titulaire ayant les qualifications requises pour agir à titre de dirigeant. Selon l’article 16 du Règlement sur les permis de courtier et d’agence, le permis de l’agence sera suspendu si cette dernière ne procède pas à la nomination d'un dirigeant d'agence ayant les qualifications requises dans le délai de 60 jours.

Pour plus de détails, consulter cet article.  

• Son permis d’agence immobilière sera révoqué rétroactivement au 1^er mai;
• Les permis des courtiers de l’agence seront suspendus rétroactivement à la même date que la révocation du permis de l’agence;
• L’agence et les courtiers devront cesser toute activité de courtage immobilier après le 30 avril;
• Elle devra retirer toute publicité;
• Elle devra aviser sans délai et par écrit les parties que l’agence représente, qu’elle et ses courtiers ne sont plus autorisés à agir pour les contrats de courtage en cours. À cet effet, consulter l’article Avis - changement d'agence ou de statut sur synbad.com, afin de choisir le bon l’avis correspondant à votre situation (Avis N si l’agence était en co-inscription ou Avis H dans le cas contraire, ce dernier conduisant à la résiliation automatique des contrats de courtage en raison de la cessation des activités de l’agence dont le permis est suspendu ou révoqué);
• Elle devra soumettre une demande de délivrance de permis, ce qui implique des frais et des délais supplémentaires. Pour plus de détails, cliquez ici.

Pour connaître les étapes à suivre pour réactiver un permis d’agence suivant une révocation pour non-paiement des frais exigibles annuels dans les délais, consultez la réponse ci-dessous.

1. Nous transmettre une Demande de délivrance de permis – agence immobilière, en incluant :

• les formulaires complémentaires et autres documents énumérés à la section V Déclarations de la demande de délivrance, si vous avez des réponses positives (Formulaire à remplir en cas de déclaration de culpabilité • Infraction pénale et acte criminel, Formulaire à remplir en cas de déclaration de culpabilité • Infraction déontologique et Formulaire à remplir en cas de faillite);
• le paiement requis pour une délivrance de permis d’agence;
• payer les frais pour une levée de suspension de permis (administrative) pour chacun des courtiers de votre agence;
• remplir la section s’adressant aux titulaires de permis révoqués qui se trouve dans la demande de délivrance;
• remplir la section Déclarations dans le formulaire de levée de suspension. Celles-ci servent à attester que les avis pour tous les contrats en cours ont bien été transmis aux clients et à déclarer si les courtiers de l’agence et vous avez effectué une ou des opérations de courtage durant la période de révocation. Le cas échéant, le syndic en sera informé et pourra prendre toutes les mesures qu’il juge appropriées.

Pour plus de détails concernant les étapes pour obtenir la délivrance d’un permis d’agence, consultez cet article.

2. Suivant l’analyse effectuée par le Service de la certification, l’agence devra élaborer par écrit un programme de conformité s’il n’y en a pas déjà un en place au sein de l’agence ou encore apporter des ajustements à celui existant, tout en prenant un engagement à le respecter.

Dans les deux cas, le programme devra répondre aux exigences de l’OACIQ. Pour plus de détails, consultez cet article.

3. Attendre la confirmation du Service de la certification quelques semaines après l’exécution des étapes mentionnées ci-dessus. Des vérifications seront aussi effectuées pour valider la conformité du dossier de l’agence. Elle pourra ensuite reprendre ses activités.

• Son permis d’agence immobilière sera suspendu après le 30 avril;
• La suspension du permis de l’agence entrainera la suspension automatique du permis de tous les courtiers de l’agence;
• L’agence et les courtiers exerçant au nom de l'agence devront cesser toute activité de courtage;
• Elle devra retirer toute publicité;
• Elle devra aviser sans délai et par écrit les parties que l’agence représente, qu’elle et ses courtiers ne sont plus autorisés à agir pour les contrats de courtage en cours. À cet effet, consulter l’article Avis - changement d'agence ou de statut sur synbad.com, afin de choisir l’avis correspondant à la situation (avis N si l’agence était en co-inscription ou avis H dans le cas contraire, ce dernier conduisant à la résiliation automatique des contrats de courtage en raison de la cessation des activités de l’agence dont le permis est suspendu ou révoqué).

Pour connaître les étapes à suivre pour réactiver un permis d’agence immobilière suspendu pour défaut d’avoir procédé à la mise à jour des renseignements de l’agence dans les délais, consultez la réponse à la question ci-dessous.

Une agence immobilière dont le permis a été suspendu pour défaut de procéder à la mise à jour obligatoire annuelle de ses renseignements doit, pour le réactiver :

• mettre à jour les renseignements de son agence. Pour ce faire, accéder à la section Déclarations, à partir de Mon dossier sur synbad.com;
• remplir et transmettre par courriel au Service de la certification, le formulaire Demande de levée de suspension pour une agence;
• payer les frais applicables pour demander la levée de suspension de permis pour un titulaire ayant manqué à ses obligations envers l’OACIQ;
• payer les frais applicables pour une levée de suspension de permis (administrative) pour des courtiers de l’agence;
• remplir, et faire remplir par tous les courtiers de votre agence, la section Déclarations se trouvant dans le formulaire de demande de levée de suspension. Cette section sert à attester que les avis pour tous les contrats en cours ont bien été transmis aux clients et à déclarer que les courtiers de l’agence et vous n’avez effectué aucune opération de courtage durant la période de suspension. Dans le cas contraire, le syndic en sera informé et pourra prendre toutes les mesures qu’il juge appropriées.
• une demande complète sera traitée par le Service de la certification dans environ 7 à 10 jours ouvrables.

Non. Considérant qu’il s’agit d’informations sensibles et confidentielles, il est de votre responsabilité que vous preniez connaissance vous-même des questions. C’est pour cette raison que l’OACIQ ne peut offrir ce service et faire la mise à jour à votre place.

Vous devez faire part de tous changements survenus depuis votre dernière déclaration. Les situations déjà signalées n’ont pas à être déclarées de nouveau.

Consultez la FAQ : Certification - Courtiers.

Non. Le cycle du Programme de formation continue 2023-2025 se termine le 30 avril 2025.

Visitez cette page pour tous les détails ou consultez le Portail de développement professionnel pour connaître le nombre d’UFC cumulées à ce jour, les manquantes ou pour vous inscrire à des formations.

Vous devez également, d’ici le 30 avri :

• procéder à la mise à jour obligatoire de vos renseignements via le guichet en ligne;
• payer les frais exigibles annuels de votre permis via le guichet en ligne.

À noter que vous pourrez effectuer votre paiement seulement après avoir terminé la mise à jour de vos renseignements personnels.

L’abonnement aux formulaires électroniques InstanetForms^MC prend fin le 30 avril de chaque année.Pour effectuer des transactions immobilières résidentielles, vous devez obligatoirement être abonné aux formulaires électroniques InstanetForms^MC pour accéder aux versions à jour des formulaires de courtage.  

Si votre abonnement n’est pas renouvelé lors du maintien annuel de votre permis, vous n’aurez plus accès à la plateforme InstanetForms^MC après le 30 avril. Un nouvel abonnement sera obligatoire pour y avoir de nouveau accès et celui-ci entrera en vigueur deux heures après votre réabonnement. Les frais pour InstanetForms^MC sont détaillés ici (PDF).et varient en fonction du mois où vous souhaitez vous abonner.

Veuillez noter que l’accès à la plateforme ne vous donne pas accès à la signature électronique. Si vous utilisez une solution de signature électronique, vous devrez vous adresser à votre fournisseur pour toute question liée à votre abonnement.
 

Oui. Vous le trouverez dans Mon dossier sur synbad.com, à la section Maintien de permis, dans un délai approximatif de 24 h à 48 j ouvrables suivant votre transaction finalisée.

Oui, en vertu de la Loi sur le courtage immobilier, la souscription à la police d’assurance responsabilité professionnelle du Fonds d’assurance (FARCIQ) est obligatoire pour tous les titulaires de permis de l’OACIQ.

Retrouvez la lettre explicative ainsi que la nouvelle police annuelle dans l’Espace titulaires de permis du site du FARCIQ.

Votre police d’assurance annuelle du FARCIQ se trouve dans l’Espace titulaires de permis sous l’onglet « Ma police d’assurance » sur le site du FARCIQ.

Oui. Un dirigeant d’agence peut acquitter les frais exigibles annuels du permis des courtiers de son agence s’il le désire.

Le moyen le plus simple pour le faire demeure via le guichet en ligne. À la page de paiement, il suffit de sélectionner les courtiers pour qui il souhaite renouveler le permis (et l’abonnement InstanetForms^MC si désiré) à même la liste qui sera présentée (maximum de 5 courtiers par transaction). Le total à payer s’ajustera automatiquement.

Dans le cas où le dirigeant d’agence souhaite payer par chèque, il devra préciser clairement le numéro de permis de chaque courtier et son nom, puis calculer le total à payer en additionnant les frais de maintien de permis pour chaque courtier. Ces frais sont détaillés à la question 3 de cette FAQ. Il doit également penser à ajouter les frais relatifs à l’abonnement aux formulaires électroniques InstanetForms^MC pour chacun des courtiers qui souhaite maintenir son abonnement sans quoi il prendra fin le 30 avril.

Ajoutons qu’il n’est pas possible pour un dirigeant d’agence d’acquitter les frais exigibles annuels de ses courtiers via son institution financière.

Vous devez le signifier dès que possible en répondant aux questions ici. Suivant la réception de cette information, vous serez retiré de nos listes de rappels. Il est important de nous fournir une adresse courriel personnelle afin que nous puissions vous transmettre les informations nécessaires au maintien de vos droits acquis l’an prochain. Suivant votre demande, votre permis sera conséquemment révoqué au 1^er mai sans que vous ayez d’actions additionnelles à poser.

Même si votre permis de pratique vient tout juste de vous être délivré, sachez que vous devrez le renouveler pour continuer d’exercer à titre de courtier immobilier pour la prochaine année. La période du maintien de permis débute toujours au mois de mars et se termine le 30 avril de l'année en cours. Avant cette date, vous devez :

• acquitter les frais exigibles annuelsde votre permis;
• procéder à la mise à jour obligatoire de vos renseignements personnels;
• payer votre abonnement aux formulaires électroniques si vous effectuez des transactions en matière résidentielle.