Pratiques de courtage

Dix conseils pratiques du Service de l’inspection

Comme vous le savez, de petits changements dans les pratiques sur le terrain sont toujours souhaitables et peuvent réduire de bien grands risques. Nous soulignons ici certains points qui découlent des recommandations souvent formulées par les inspecteurs.

1- Sachez à qui vous avez affaire

La vérification d’identité de la partie que vous représentez ainsi que celle des autres parties à la transaction, si celles-ci ne sont pas représentées par un autre courtier, est une obligation pour tous les courtiers, peu importe leur champ de pratique. Remplissez-vous toujours cette obligation?

Lors de la vérification des dossiers, les inspecteurs constatent que les renseignements ou les documents relatifs à l’identité des parties sont souvent incomplets ou manquants, et ce, surtout en ce qui concerne les acheteurs. Pour plus d’information, nous vous invitons à consulter la ligne directrice : prévention du blanchiment d'argent et de la fraude immobilière. 

2- Ne rien oublier de déclarer dans la DV

En raison de l’importance des renseignements qu’on y retrouve, le formulaire Déclarations du vendeur sur l’immeuble (DV) doit toujours être rempli avec le plus grand soin et, rappelons-le, toute réponse affirmative dans le formulaire doit faire l’objet de précisions à la section D14.

Pour les inspecteurs, il est vraiment commun de constater des omissions, en particulier en ce qui concerne les questions D2.6a et b, lesquelles ont trait aux droits réels, charges et limitations dont l’immeuble fait l’objet. Afin de bien comprendre l’information recueillie, vous devez inscrire le détail à la section D14, identifier le créancier hypothécaire et décrire, s’il y a lieu, la servitude, les droits réels ou les autres charges. C’est si facile de prévenir les mauvaises surprises! C’est en consultant le Registre foncier en ligne et en lisant attentivement l’acte de vente et le certificat de localisation, notamment, que vous puiserez les informations vous permettant de bien remplir avec votre client vendeur le formulaire DV.

3- Délai de la signature de l’acte de vente et de l’occupation : soyez précis

Un délai de 30 jours ne veut rien dire s’il n’est pas accompagné de précisions pour qu’il débute. Un délai n’est qu’une durée qui sépare deux instants, deux évènements.

Lorsque sur vos contrats de courtage vous inscrivez un délai plutôt qu’une date pour la signature de l’acte de vente ou pour l’occupation (par exemple aux clauses 5.1 et 5.2 – ou 5.3 et 5.4 — des formulaires obligatoires et recommandés), vous devez nécessairement préciser à partir de quel moment le délai commence à courir. On pourrait lire, par exemple, « 30 jours suivant une promesse d’achat acceptée ». Autrement, sans cette précision, qu’il soit de 30 ou de 60 jours, le délai ne veut rien dire et pourrait devenir une source de litige.

4- Écrire une clause particulière, d’accord, mais encore faut-il être clair

Nous sommes obligés de constater que la rédaction des clauses particulières, notamment en ce qui a trait à des conditions, est problématique pour plusieurs courtiers. Une clause bien rédigée doit toujours prévoir :

• Qui doit faire quoi;
• Dans quel délai;
• Comment l’avis doit être transmis à l’autre partie pour indiquer, par exemple, que la condition est satisfaite ou non;
• La conséquence qu’aura la condition sur la transaction.

Afin de vous aider dans votre travail, n’hésitez pas à utiliser le répertoire des clauses types développé par l’OACIQ, ou en collaboration avec la Chambre immobilière du Grand Montréal. Ces clauses sont accompagnées d’explications sur leur utilisation. Elles peuvent être utilisées intégralement ou modifiées pour être adaptées à une situation particulière. Rappelez-vous qu’une clause doit toujours bien refléter l’intention des parties et ne pas être sujette à interprétation.

Vous pouvez accéder au répertoire des clauses types dans Synbad ou sur la plateforme des formulaires électroniques. Une façon simple d’éviter les erreurs ou de minimiser les risques de vous placer dans une situation litigieuse!

5- Le partage de rétribution en immobilier commercial, ça concerne aussi le vendeur

Quelle est la part de rétribution qu’un courtier immobilier commercial s’engage à verser à une autre agence ou à un autre courtier dans l’éventualité d’une collaboration lors de la transaction?

Comme en courtage immobilier résidentiel, le courtier immobilier qui exerce dans le domaine commercial doit indiquer, par écrit, à la partie qu’il représente la part de rétribution qu’il s’engage à verser à une autre agence ou à un autre courtier dans l’éventualité d’une collaboration lors de la transaction, tout comme il se doit d’expliquer les conséquences engendrées par les conditions de partage proposées.

De plus, cette information doit être consignée au dossier du contrat de courtage commercial. D’ailleurs, étant donné qu’il est nécessaire d’avoir un contrat écrit en immobilier commercial, pourquoi ne pas l’inclure dans le contrat?

Pour de plus amples détails, consultez l’article Informer son client des conditions de partage de rétribution.

6- Mentions obligatoires aux contrats de courtage en immobilier commercial 

Lors de la vérification des dossiers, le constat de l’omission d’une ou de plusieurs mentions obligatoires dans vos contrats et propositions de transaction en immobilier commercial est monnaie courante.

Pour y remédier, vous n’avez qu’à modifier sans plus tarder le modèle de vos contrats et documents de transaction en conséquence. Comment ?

Si vous faites du courtage immobilier commercial, vous trouverez tous les détails dans l’article Immeuble commercial ou entreprise : mentions obligatoires dans tout contrat de courtage ou toute proposition de transaction.

7- Divulgations obligatoires relatives au prêt garanti par hypothèque immobilière

Les inspecteurs constatent fréquemment l’absence des divulgations relatives au prêt garanti par hypothèque immobilière, à savoir :

• le nombre de prêteurs ayant consenti des prêts pour lesquels le courtier ou l’agence agissait comme intermédiaire au cours des 12 mois précédents;
• les divulgations se rapportant au prêt si ce dernier est sollicité auprès d’un prêteur privé (coût d’emprunt, frais ou pénalités imposés à l’emprunteur et frais de courtage s’ils sont inclus dans le montant emprunté).

Pourquoi ne pas intégrer dans vos contrats de courtage des champs spécifiques qui concernent ces divulgations ? Par ailleurs, l’OACIQ a produit des formulaires à cet effet, soit : Divulgation du coût d’emprunt, des frais et des pénalités concernant un prêt hypothécaire et Déclaration du nombre de prêteurs qui ont consenti des prêts hypothécaires.

8- Documentation, encore et encore…

Quel que soit le champ de pratique du courtier, faut-il le rappeler, un dossier de contrat de courtage, qu’il soit électronique ou sur support papier, doit contenir le contrat et tous les documents ayant servi à son exécution, notamment les documents permettant de démontrer l’exactitude des renseignements fournis. Quant au dossier de transaction, il doit réunir, en plus de la proposition de transaction, tout document ayant servi à la réalisation de la transaction. Aussi, toute proposition de transaction annulée par défaut de réalisation de conditions et toute proposition de transaction non acceptée (ce qui comprend également les demandes de prêt refusées) doivent être conservées.

Lorsque vous agissez comme représentant d’une agence, vous devez transmettre sans délai à l’agence tous les documents, puisque c’est à cette dernière que revient l’obligation de tenir les dossiers et registres.

Pour plus de détails sur comment documenter ses dossiers et où vérifier l’information, nous vous invitons à consulter l’article Documentation des dossiers : C’est l’affaire de tous les courtiers.

Voir aussi la formation en ligne sur la gestion électronique des documents.

Vous trouverez également dans Synbad, parmi les documents du Service de l’inspection, de nombreux aide-mémoire conçus pour vous aider dans votre travail. N’hésitez pas à en faire usage.

9- La numérisation, une étape majeure de la gestion électronique des documents

Vos dossiers sont-ils sur support électronique? Saviez-vous que tout le travail investi pour bien documenter votre dossier peut être anéanti simplement à cause d’une mauvaise numérisation et de l’absence d’un contrôle de qualité?

La numérisation doit permettre de produire des documents numériques de qualité et le contrôle de qualité se veut une étape essentielle de tout le processus. Vous devez vous assurer que le document issu de la numérisation est identique à celui sur support papier. Le document numérisé doit être de qualité, lisible, comporter le même nombre de pages que le document papier. Les pages ne doivent pas être tronquées, obstruées, masquées, pliées, etc.

Rappelez-vous que si le document issu de la numérisation n’est pas conforme au document papier, la numérisation doit être reprise. La formation sur la documentation des dossiers contient une section à ce sujet.

10- Votre rapport d’inspection, disponible en tout temps dans synbad.com

Vos dossiers ont-ils déjà fait l’objet d’une vérification lors d’une inspection? Si oui, alors vous en avez assurément été avisé par courriel, tout comme votre dirigeant d’agence, le cas échéant. Votre rapport d’inspection est déposé dans Mon dossier et vous pouvez le consulter en tout temps.

BONNE LECTURE!