Des guides précieux
À titre de dirigeant d’agence, vous devez vous assurer que la publicité de l’agence et celle qui est faite en son nom par vos courtiers respectent les règles en la matière. Vous en trouverez l’essentiel dans la Ligne directrice - Représentation, sollicitation, promotion et publicité.
Le dirigeant est responsable de vérifier toutes les publicités produites par son agence et ses courtiers sur :
- Les cartes professionnelles;
- La page web de l’agence et le site internet personnel des courtiers, les réseaux sociaux;
- Les écriteaux et panneaux publicitaires, etc.
Le dirigeant doit encadrer, soit déterminer les balises à respecter par ses courtiers au sein de l’agence et transmettre des règles claires à cet effet. Il doit aussi superviser, soit vérifier la conformité des publicités en vertu de la Loi sur le courtage immobilier et d’autres lois (ex. : la Loi sur les loteries, les concours publicitaires et les appareils d’amusement et la Loi sur la publicité le long des routes), surveiller les publicités fausses, incomplètes ou passant sous silence un fait important, et supprimer les publicités des courtiers dont le permis est suspendu ou révoqué.
La Ligne directrice - Représentation, sollicitation, promotion et publicité donne des points de repère pour que votre agence et vos courtiers puissent préparer leur publicité et s’assurer de respecter la Loi sur le courtage immobilier, en particulier le Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité. Il vous aiguille quant aux autres lois applicables en certaines circonstances.
Par ailleurs, la numérisation est une opération importante lorsqu’on souhaite gérer ses dossiers de façon électronique et détruire ses documents originaux sur support papier. Il est de votre responsabilité, en tant que dirigeant d’agence, d’établir et de faire appliquer les règles qui encadrent cette opération. Le Guide de numérisation vous donne des indications claires pour vous aider à établir ces règles.
De nouveaux outils pour la gestion des risques des agences immobilières
Parmi les responsabilités du dirigeant d’agence, on trouve la gestion des risques qui vise à identifier les événements qui pourraient interrompre les activités d’affaires d’une agence et à mettre en place des mesures pour atténuer ces risques.
Suivant les Forums d’échange avec les dirigeants d’agence, l’OACIQ met à votre disposition des outils pratiques recommandés (modèles de documents) que vous pouvez utiliser en les ajustant à la réalité de votre agence. L’utilisation de ces outils n’est pas obligatoire, mais vise à faciliter l’élaboration d’un plan de continuité des affaires et de relève. Le guide explique en détails les démarches à suivre pour bâtir votre plan.
- Plan de continuité des affaires et de relève - MODÈLE WORD
- Guide pour un plan de continuité des affaires et de relève - MODÈLE WORD
